询价文件第一部分询价采购公告【模板】

本询价文件经我单位审核确认，同意按此发布！采购单位盖章：询价文件项目名称：XX市交通运输局2017年度档案整理归档服务项目编号：PZSX********采购人：XXX交通运输局采购代理人：XXX实招标有限公司二0一八年十月第一部分询价采购公告XX公司受采购人委托，对下列所述货物以询价采购方式进行招标，现欢迎国内合格的投标人前来提交密封的投标文件。

一、项目编号：PZSX********二、项目名称：XX市交通运输局2017年度档案整理归档服务三、采购单位：XX市交通运输局四、交货日期：详见第二部分的采购项目说明及要求五、评标方式：采取最低评标价法确定成交供应商。

六、交货安装地点：XX市内采购人指定地点七、投标人资格要求：1.经工商批准具有生产或经营本招标文件所述的货物或服务的，具有法人资格的境内供货商或制造商等合法的投标人，须提供上一年度年检合格有效的营业执照、税务登记证和组织代码证的复印件(注：若营业执照、税务登记证和机构代码证三证合一的须提供说明材料) (以提供复印件加盖公章为准)。

2.投标代表必须经投标人的法定代表人关于参与本项目投标的授权，请提供法定代表人授权投标代表的授权委托书原件(投标代表是法定代表人无需)，法定代表人或投标代表的身份证复印件。

3.财务状况报告，依法缴纳税收和社会保障资金的相关材料。

4.具备履行合同所必需的设备和专业技术能力的证明材料（可以提供承诺书等）。

5.投标人需提供近三年无行贿犯罪承诺函。

6.投标人必须具备档案服务相关资质并取得省、市级档案管理部门备案证书。

7.进驻作业人员（每天不少于4人）的档案服务资格证书及身份证复印件（至少有一人中级职称以上）。

8.从业人员必须有公安部门出具的无犯罪记录证明材料的有效复印件。

9.取得保密行政管理部门“国家秘密载体印制资质”（档案数字化类）有效复印件。

10.取得国家版权局“计算机软件著作权登记证书”有效复印件。

11.投标人应具备相关法律法规、行政规章条例中规定的参加招标采购活动应当具备的条件。

12.所有资格证明文件复印件须注明“与原件一致”并加盖投标人公章，须原件备查。

(证书、证件必须在有效期内，否则将被视为无效)。

八、报名方式：1.即供应商直接到中国政府采购网和XX市交通运输局网上下载招标文件。

九、时间安排：1.报名时间：2018年 11 月 06 日至2018年 11 月 15 日(节假日及公休日除外)上午08：00—12：00，下午15：00—17：30(北京时间，以下同)；2.投标文件递交截止时间和开标时间：2018年 11 月 15 日 15：00 ；逾期收到的或不符合规定的投标文件将被拒绝。

十、投标报名、咨询、来往信函：XX市XX区霞林街道城港大道99号金海湾中心502室。

十一、投标文件递交及开标地点：XX市交通运输局二楼会议室。

十二、保证金：每一报价人应提交保证金为人民币贰仟元整(￥：2000.00元)。

投标保证金以转账或电汇形式提交，以投标文件递交截止时间前到帐为准。

成交人的保证金将直接转为履约保证金。

十三、投标人对本次招标活动事项提出疑问的，请在投标截止时间3日之前，以信函或传真的形式与招标代理人联系。

十四、我司将在中国政府采购网和XX市交通运输局网上发布本项目的采购公告、更改通知、答疑纪要、评标结果等信息，请投标人及时关注，投标人若没有在以上网站上查询相关更改通知和答疑纪要等信息而影响投标的，投标人自行承担相关责任。

采购代理人：XXX实招标有限公司地址：XX市XX区霞林街道城港大道99号金海湾小区1号楼502室开户名：XX公司开户行：中国建设银行XX市分行账号：*****************联系人：XXX电话：********传真：********邮箱：(******)第二部分采购项目说明及要求一、服务一览表附件：1、设备、材料及人员要求：在采购人指定地点整理，本项目必须的设备材料、人员等全部由中标人提供。

采购人如有特殊要求必须限时完成整档的，中标人必须人员充足，保证按要求完成整档任务。

2、技术规范及要求：2.1技术规范：(1) 中华人民共和国档案行业标准《文书档案归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)；(2)《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2005）、《档案著录规范》（DA/T18-1999）；(3)符合国家其他档案归档有关归档；（4）满足业主相关文件归档要求。

2.2对归档材料进行鉴定、分类、打码、著录、编目、装订。

具体要求如下：（1）归档材料进行整理时，要注意不同类别、不同保管期限、不同年度、不同业务材料应归入不同案卷，不得混合组卷。

（2）归档日期整理前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的收集整理。

其主要工作内容包括：非红头文件收集，对破损材料进行修复，对文字模糊或褪变的材料进行复制；去除原整理材料用的易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物。

利用整理设备将材料整齐，避免脱落遗失。

（3）对大于A4纸型规格的资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处。

（4）整理前应将“件内的各页按一定方式对齐。

”采用左上角整理的，应将左、上侧对齐；采用左侧整理的，应将左、下侧对齐。

整理要牢固，达到材料不损页，不倒业，不压字。

（5）保持10年、30年、100年、永久的纸质材料采用三孔一线左侧线装。

（6）整理完成后用自动打码机对档案进行编制档号，并依次排序。

（7）装订后案卷应有卷内目录并编制案卷目录（含电子目录数据）。

（8）相关档案送至采购人指定地点上架排序入档，并编制相应箱号。

（9）整理完成后要编写档案立卷说明。

2.3 文书档案目录数据著录及全文扫描质量具体要求如下：（1）每一卷档案的扫描均从档案第一页开始至最后一页结束，逐页扫描。

（2）无论页面大小均自然平展进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位（此次扫描的计量单位为页，以档案的自然页作为一页）。

（3）必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围。

（4）纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。

同一份文件内只能采用一种分辨率，以件为采用的最高分辨率为准（扫描分辨率标准≥200DPI）。

（5）在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

（6）初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠编产生的图像失真问题。

（7）遇有浮贴时，浮贴单独扫描，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（8）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等。

（9）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

（10）图像格式：图像文件采用TIF格式保存。

2.4档案安全保障要求（1）中标方严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、福建省档案局的保密规定及相关规章制度。

造成违法的，追究中标方法人一切法律责任，档案扫描工作必须在XX市交通运输局指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。

绝对不允许出现档案遗失、泄密、损坏等情况，一经发现，直接废除中标资格、终止合同，扣除履约保证金和已完成任务的所有应付款，并移送司法机关追究刑事责任。

中标方应与XX市交通运输局签订保密协议，同时应做到：（2）与项目工作人员签订保密协议，协议内容需经XX市交通运输局把关，没有签订协议的，并须立即纠正到位，加强对工作人员的保密教育。

（3）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、摘录、拍摄等可能影响保密行为，并勒令即刻整改到位，违规人员立即开除，不得继续在此次数字化现场上班。

（4）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

在加工过程中，XX市交通运输局有权不定时抽查、督查，中标方不能丢失、损毁、涂改档案，加工过的每一卷实体档案页号不能错乱、顺序颠倒，档案资料不能放错卷、盒，经发现以上一种行现场即刻纠正整改到位。

由于中标方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，承担一切法律责任。

（5）中标方对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。

完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

（6）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3．mp4及移动存储介质等。

（7）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

如出现中标方泄密的，中标方法人承担一切法律后果。

2.5纸质档案数字化工作流程规范：（1）档案出库移交接收。

XX市交通运输局相关工作人员按照“全宗-目录号”的方式进行档案出库，中标方对出库的档案进行检查核对，记录出库档案的卷、件号、页数，勘验档案中可能存在的纸张残缺、破损或页码重编、漏编等情况，采取必要措施进行整改、修复，并如实填写《纸质档案出入库交接登记表》的出库部分。

2.6档案目录数据审校。

（1）对XX市交通运输局安排全文扫描的案卷逐卷逐条核对档案目录数据与实体信息，确保全宗号、目录号、案卷号、页号、题名、文件时间、责任者、文号、保管期限、解密划控、密级等的准确、完整、规范，如有不规范、不准确、不完整的要修改、补充。

修改、补充必须严格按照福建省地方标准——《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）和福建省档案局目录报送项目进行修订或重新拟写，对于数据库内无电子目录的须补录，特别是文件题名需要补充概况的，要通过对文件内容的全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确揭示卷内文件主要内容。

并做好所修改案卷目录的台帐登记备案工作。

2.7编写页号（1）对案卷中页号不符合要求的，重新编页号，统一采用号码机编码，不得手写，编码时使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原来编错的页号划掉。

（2）档案目录数据著入。

即卷内目录与案卷目录的电子著录。

按照福建省地方标准——《文书档案目录数据交换格式与著录细则》（DB35/T161-2002）和福建省档案局目录报送项目补充建立完整的馆藏档案卷内和案卷目录数据库，卷内电子目录数据要确保档案馆代码、全宗号、目录号、案卷号、页号、文号、题名、日期、密级、责任者、保管期限等项目内容完整、准确、规范，应著录项目著录完整；案卷电子目录数据要确保档案馆代码、全宗号、目录号、案卷题名、页数、年度、起始时间、终止时间、解密划控等数据的完整、准确、规范，并确保案卷与卷内数据一一关联。

（3）目录输出打印。