各种会议管理制度2011

各种会议管理制度2011

各种会议管理制度

为规范公司会议管理，提高会议质量和效率，实现会议的规范化、制度化，特制定本制度。

一、早例会

1、每周一至周五正常工作日内，早8：20，各部门负责人须准时到四楼会议室开会；

2、因公事不能参加会议者，报请公司相关主管经理批准并找代理人按时参加的，不予处罚；未经批准或未找代理人按时参加者，记为旷工一次；当天因私临时不能按时参加会议者，需报请主管经理批准并找代理人按时参加，但记为迟到一次；未经批准或未找代理人参加者，记为旷工一次；

3、办公室文秘每月初统计上月早例会部门负责人迟到、旷工情况，并按以下规定进行处罚：当月内迟到一次罚款10元，迟到第二次罚款20元，以此类推。旷工一次罚款50元，旷工第二次罚款100元，以此类推。

4、会议内容由办公室主任进行记录，特殊情况由办公室文秘记录，不可出现无记录现象。

二、周例会：

1、按公司规定，每周六上午9：30，公司中层以上领导须准时到四楼会议室开会。迟到、旷工情况按早例会规定的第

2、3条执行；如开会时间、地点等变化，办公室将另行通知。（通知可以邮箱、QQ、短信、电话等方式进行告知）。

2、会议内容由办公室主任记录，特殊情况由办公室文秘记录，不可出现无记录现象。

三、业务员会

1、每周六上午中层以上会议结束后，全体业务员将根据办公室的通知到四楼会议室开会。业务员因公事或私事不能参加者，须向所在区域的主管经理请假，无故缺勤或迟到者，将按早例会规定的第3条进行处罚。

2、会议内容由办公室文秘记录，特殊情况由他人代替，不可出现无记录现象。

四、临时性会议：

1、公司组织的临时性会议，办公室文秘接到通知后，应立即以书面通知、电话、短信等方式告知须参加会议人员，内容含：会议主持、会议时间、地点、内容、参加人员等。

2、因公事或私事不能参加者，由各部门负责人汇总名单，之后上报办公室备案。无故缺

勤者，扣除其当日全部工资。

3、所有会议均应有会议记录。跟据会议的性质，来决定记录人员。

五、大型会议（含公司组织的各种技术交流会、公司年会等）

公司组织的大型会议，须与公司领导商议后，由主管经理指导，办公室全体员工协助完成会议的各项准备工作。

六、部门内部会议

各部门内部工作或培训性会议，由部门自行组织，并按公司要求做好相关会议记录。记录按公司相关要求报综合办备案。

七、生产调度会议

会议时间定为每周五下午一点在三楼审图室举行（特殊情况有变动，会另行通知）。

1、会前要求

1）工程部、商务部、采购部、质管部均要安排相关人员参加会议。参加会议人员应准时入会，不得无故迟到早退，迟到、旷工情况按早例会规定的第2、3条执行；

2）因特殊情况确实无法参会的人员，应提前向会议负责人报批；

3）要求商务部配合及时反馈业务实际发货情况；

2、会中要求

1) 会议期间要求大家认真听取他人发言，踊跃参入讨论；

2) 会议期间严禁吸烟；

3) 会议主持部门要注意“精”、“短”、“实”；

4) 入会人员要做好会议记录

3、会后要求

1）生产调度员根据会议记录，落实会议内容并及时安排次周生产计划；

2）要求采购部协助核实次周确定生产项目的元器件到货情况；

3）要求工程部根据生产计划及时归档，并下发图纸；

4）要求工程办及时落实柜体到货情况；

5）要求质管部及时抽检所到元器件，不能耽误车间使用。

八、会议内容的跟踪、统计、分析、上报。

1、早例会、周例会和业务员会议结束后，由相关会议记录人员做好会议记录，并及时在

工作流上发布。

2、对于早例会、周例会和业务员会议要求和协调的问题，办公室文秘须在会议商定的完成时间前进行跟踪落实，以确保问题落实的时效性。对于会议协调问题未确定时间要求的，则在会议结束后的一周内进行跟踪落实。会议问题未及时得到解决的，必须要求问题执行部门给出解决办法，超过时限者，月末报体系运行部和人力资源部，计入部门的月度和季度考核中。

3、会议内容的跟踪、统计、分析做完后，依次报管理者代表和主管副总经理审核，审核完毕后，办公室将记录上传工作流上，供各部门负责人查看。

九、会议纪律：

1、所有参会人员需提前五分钟到会议现场，并在会议签到表上进行签到、签退，未按要求签到、签退者记为迟到或早退。

2、会议前须将手机调成振动或静音状态，确因工作需要接听电话时，必须得到会议主管者批准到会议室外接听，违规者当月内第一次处罚50 元，第二次罚款100元，以此类推。

3、参会人员开会时不得随意走动，私下交头接耳或做其他与会议无关的事情，违规者每次处罚 50元。

编制：审核：批准：

发布日期：2011年03月20日实施日期：2011年03月20日