企业内部控制应用指引第7号——采购业务

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（采购业务内部控制规范）中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。

其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。

企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。

要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。

一、采购业务流程采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。

二、采购业务的主要风险点及管控措施（一）编制需求计划和采购计划采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。

该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。

第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（二）请购请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。

对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

【例1】某公司制定了严格的内部控制制度，规定：各需求部门按月填报《产品需用计划》，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加计划也要履行上述审批程序。

电子商务中心接到《产品需用计划》后，复核各下属单位和专业主管处室上报的《产品需用计划》，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。

【分析】该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的如下风险：（1）采购需求计划没有经过必要的审批；（2）采购需求计划与实际需求不符。

该公司拟通过以上控制措施，保证需求计划经过必要审批，并保证采购需求计划与实际需求相符。

【例2】某公司为了防范内控风险，公司制定了详细的内部控制制度，其中关于采购业务请购申请的部分内容如下：（1）纳入采购部统一采购的，均须进行一般采购申请，经有效批准后方可进行实施采购。

归口部门应提前进行预测和计划。

（2）使用部门根据生产消耗和业务需要，向请购部门提出采购需求计划。

（3）请购部门审核采购需求计划（是否必要、库存是否满足、是否可以调剂，是否超出预算等），对费用也归口管理的，还需审查预算控制情况。

确认在预算内且需要采购的，审查使用要求，提出采购申请。

（4）请购部门业务主管填写或创建采购申请单，常用类按类别和部门汇总申请，项目类一项一申请。

（5）采购申请的财务审核：财务部门成本控制员审核采购申请的预算和资金需求，限额以上的还须财务部业务主管人员审核。

（6）采购申请的审批：归口部门负责人审批费用成本类10万元以下的申请；项目投资类30万元以下；公司分管领导审批费用成本类10万元以上（含），50万元以下项目投资类30万元以上（含），80万元以下的申请；财务总监审批费用成本类50万元以上（含），100万元以下，项目投资类80万元以上（含），100万元以下的申请；总经理审批费用成本类和项目投资类100万元以上的申请。

（7）生产或经营工作急需时，如生产急需用维修急件、紧急委托外部维修，使用部门应当在请购部门同意后，由采购部门实施采购。

【分析】该公司采购业务请购申请的上述内部控制制度的（1）～（6）均符合采购业务内部控制规范规定，但是（7）中的有关规定不符合采购业务内部控制规范规定，生产或经营工作急需时，应规定使用部门可直接实施采购，以免影响生产经营，但事后应补充履行请购程序，并详细记录。

（三）选择供应商选择供应商，也就是确定采购渠道。

它是企业采购业务流程中非常重要的环节。

该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。

第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。

（四）确定采购价格如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资。

该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。

招标采购包括公开招标，邀请招标，询标竞价等方式。

公开招标。

对采购金额在一定额度以上且质量可靠性不易确定，市场价格波动较大应采用公开招标方式组织采购工作。

邀请招标。

对采购金额在一定额度之内或项目专业性强、有资格承接的潜在投标人较少，或需要在较短时间内完成采购任务的可采用邀请招标方式组织采购工作。

询标竞价。

对采购金额在一定额度之内或标的质量可靠性要求较高，价格弹性不大的也可采用询标竞价方式组织采购工作。

招标采购一般采取以下流程：（1）提出采购申请。

需求部门根据大宗采购需求，填报采购申请单。

（2）确定采购方案。

采购部门依据需求部门的建议编制采购方案申请报告，采购方案申请报告提交采购部门负责人或具有相关权限的部门审批。

（3）组织招标。

审批确定采用招标方式采购的项目，应当遵守国家法律规范，并严格按照企业相关规定要求开展招投标活动。

招投标应做好监督工作，包括事前监督、事中监督和事后监督。

第一，事前监督主要是对招投标前期准备阶段的工作进行监督，可以包括以下内容：对于达到招投标条件的项目是否均已纳入了招标采购范围，有否存在逃避招标的行为；公开招标或邀请招标是否按规定程序申报批准；公开招标是否选取合适信息渠道比较广泛地发出公告，有资质的投标人是否均可以自由地报名参加投标；邀请招标是否按统一的质量、技术、服务等要求向拟投标单位发出邀请，拟邀请的投标人是否在规定的人数以上；招标工作人员是否擅自取消投标人资格，或以不合理条件限制或排斥潜在投标人，造成投标人之间不充分或不公平竞争。

第二，事中监督主要是对招标以及与中标单位签订合同全过程的监督，可以包括以下内容：评标成员的组成是否广泛，技术专家是否充足，评标成员是否与投标单位及关联单位有个人利益关系，是否采取了回避措施；是否按确定的邀请单位名单发出投标邀请书；是否按招标文件确定的时间、地点组织开标，邀请投标人实到数是否符合规定；开标、中标、合同签订过程是否符合招标文件、评标办法的规定和要求；标书是否经专家审核，是否经招投标领导小组集体研究确定；从标的的编制、确定到开标，所有接触标的的人员是否有泄密行为；评标工作是否封闭进行，评标人员是否有擅自离开评标地点的情况，是否隔断了评标人员与外界的通讯联系；整个招标活动过程是否均有专人进行文字记录，并妥善保管。

第三，事后监督是对中标单位合同履行过程进行跟踪监督，可以包括以下内容：对中标单位建立客户档案并动态跟踪客户的经营情况；监督合同履约过程中的变更事项以及中标人的违约记录；抽查合同标的的执行是否与标书合同响应的一致。

（4）进行采购决策。

采购决策确定后，采购部门向投标供应商发出中标结果通知书，并签订合同。

（五）订立框架协议或采购合同该环节的主要风险是：框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

主要管控措施：第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保供应商具备履约能力。

第二，根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

【例3】某公司关于采购合同的管理，公司制定的内部控制制度如下：（1）根据公司管理信息系统中标准合同模板拟订合同文本，标准合同模板业经法律事务处确认，合同盖章生效前，需经法律事务处审核。

（2）经办人形成合同文本；采办部主任、商务部中心主任分别对合同内容进行审核；法律事务处审核确认；公司主管经理审批生效后法律事务处盖章。

（3）采办部主管主任、采办部主任、商务部中心主任分别对采购价格进行审核。

【分析】公司第（1）项规定是为了防范合同没有完整的包括法律规定的必要条款的风险；第（2）项规定是为了防范合同内容存在重大疏漏和欺诈以及采购合同未经有效授权的风险；第（3）项规定主要是为了防范采购合同价格未经审批的风险。

（六）管理供应过程管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，科学评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。

该环节的主要风险是：缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

主要管控措施：第一，依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况。

第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。