企业内部控制应用指引第7号——采购业务

《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》（采购业务内部控制规范）中所称采购，是指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。《企业内部控制应用指引第7号——采购业务》对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。

企业在健全采购业务内部控制时，应当比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全面梳理相关流程入手。要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不断提高制度执行力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产经营的需求。

一、采购业务流程

采购业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。

二、采购业务的主要风险点及管控措施

（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包括需求计划和采购计划。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

主要管控措施：

第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。

第二，采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，在制定年度生产经营计划过程中，

企业应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，

防止采购过高或过低。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

（二）请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

主要管控措施：

第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。

【例1】某公司制定了严格的内部控制制度，规定：各需求部门按月填报《产品需用计划》，提出物资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追加计划也要履行上述审批程序。电子商务中心接到《产品需用计划》后，复核各下属单位和专业主管处室上报的《产品需用计划》，审核品种、数量和编制人、审批人是否签字或盖章，并进行编号。

【分析】该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的如下风险：（1）采购需求计划没有经过必要的审批；（2）采购需求计划与实际需求不符。该公司拟通过以上控制措施，保证需求计划经过必要审批，并保证采购需求计划与实际需求相符。

【例2】某公司为了防范内控风险，公司制定了详细的内部控制制度，其中关于采购业务请购申请的部分内容如下：

（1）纳入采购部统一采购的，均须进行一般采购申请，经有效批准后方可进行实施采购。归口部门应提前进行预测和计划。。

（2）使用部门根据生产消耗和业务需要，向请购部门提出采购需求计划。

（3）请购部门审核采购需求计划（是否必要、库存是否满足、是否可以调剂，是否超出预算等），对费用也归口管理的，还需审查预算控制情况。确认在预算内且需要采购的，审查使用要求，提出采购申请。

（4）请购部门业务主管填写或创建采购申请单，常用类按类别和部门汇总申请，项目类一项一申请。

（5）采购申请的财务审核：财务部门成本控制员审核采购申请的预算和资金需求，限额以上的还须财务部业务主管人员审核。

（6）采购申请的审批：归口部门负责人审批费用成本类10万元以下的申请；项目投资类30万元以下；公司分管领导审批费用成本类10万元以上（含），50万元以下项目投资类30万元以上（含），80万元以下的申请；财务总监审批费用成本类50万元以上（含），100万元以下，项目投资类80万元以上（含），100万元以下的申请；总经理审批费用成本类和项目投资类100万元以上的申请。

（7）生产或经营工作急需时，如生产急需用维修急件、紧急委托外部维修，使用部门应当在请购部门同意后，由采购部门实施采购。

【分析】该公司采购业务请购申请的上述内部控制制度的（1）～（6）均符合

采购业务内部控制规范规定，但是（7）中的有关规定不符合采购业务内部控制规范规定，生产或经营工作急需时，应规定使用部门可直接实施采购，以免影响生产经营，但事后应补充履行请购程序，并详细记录。

（三）选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。

该环节的主要风险是：供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

主要管控措施：

第一，建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。

第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。

第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。

（四）确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资。

该环节的主要风险是：采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

主要管控措施：

第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。招标采购包括公开招标，邀请招标，询标竞价等方式。

公开招标。对采购金额在一定额度以上且质量可靠性不易确定，市场价格波动较大应采用公开招标方式组织采购工作。

邀请招标。对采购金额在一定额度之内或项目专业性强、有资格承接的潜在投标人较少，或需要在较短时间内完成采购任务的可采用邀请招标方式组织采购工作。

询标竞价。对采购金额在一定额度之内或标的质量可靠性要求较高，价格弹性不大的也可采用询标竞价方式组织采购工作。

招标采购一般采取以下流程：

（1）提出采购申请。需求部门根据大宗采购需求，填报采购申请单。

（2）确定采购方案。采购部门依据需求部门的建议编制采购方案申请报告，采购方案申请报告提交采购部门负责人或具有相关权限的部门审批。

（3）组织招标。审批确定采用招标方式采购的项目，应当遵守国家法律规范，并严格按照企业相关规定要求开展招投标活动。

招投标应做好监督工作，包括事前监督、事中监督和事后监督。

第一，事前监督主要是对招投标前期准备阶段的工作进行监督，可以包括以下内容：

对于达到招投标条件的项目是否均已纳入了招标采购范围，有否存在逃避招标的行为；公开招标或邀请招标是否按规定程序申报批准；

公开招标是否选取合适信息渠道比较广泛地发出公告，有资质的投标人是否均可以自由地报名参加投标；

邀请招标是否按统一的质量、技术、服务等要求向拟投标单位发出邀请，拟邀