机关数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录

一、背景 (1)

二、建设原则 (1)

三、建设目标及内容 (2)

（一）建设目标 (2)

（二）建设内容 (2)

四、建设方案 (3)

（一）数字档案室系统建设方案 (3)

（二）档案数据资源建设方案 (13)

（三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景

机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。

2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。

建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。

二、建设原则

数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。

1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

1.2标准规范。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规范进行系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。

1.3整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。

1.4确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。

三、建设目标及内容

（一）建设目标

通过数字档案馆（室）的建设，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进机关单位提高管理水平，为未来持续健康发展提供有力支撑。

（二）建设内容

1、建设数字档案室系统

数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。

2、建设档案数据资源库

通过对各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。3、建设应用及存储体系

档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应用软件等基础设施来实现。因此，在这个系统的建设中，应用及存储建设也是不可缺少的一环。

四、建设方案

（一）数字档案室系统建设方案

第一节系统管理

一）系统登录

1.用户名和密码登录

为了防止无关人员进入系统对文件或数据访问，系统对用户进行身份验证，系统使用用户密码验证。如果验明他为合法用户，可接受他进入系统对相关的业务访问，如果验证不合格，该用户就会被拒之系统门外。系统针对用户的密码实行加密。

2.角色界面划分

登陆后显示的个人门户，根据用户角色不同，显示不同。

3.登录痕迹

系统对用户的每次登录的时间和IP都会有记录。

二）用户管理

用户信息支持与用友NC系统用户信息同步，需提供接口规范。

用户是档案的最终管理、使用与利用者，因此有效的管理用户对档案的安全起到了关键的作用。系统提供了角色/用户的管理方式。系统支持新建系统用户信息，能对用户信息进行修改、删除等操作，能查询所有用户信息，包括用户角色等。

1.角色

拥有一定数量的权限，可以包含用户(以实现权限的继承)，角色内用户继承角色的权限。即一个用户属于角色之中，一个角色可以包括多个用户。其权限级别低于用户具体权限。

2.用户

权限的拥有者或主体

系统提供一个默认角色：超级管理员，也可以根据自己需要添加修改角色。通过角色/用户体系完成对用户的分组分类，在赋予档案权限时将提供更加灵活方便的设置。

三）角色功能管理

因为档案是具有保密性，所以权限的管理就是即要保证档案的利用，又要保证相关密级的档案受到访问限制。权限体系的建立是通过超级管理员的身份赋予各个非档案主管用户档案利用权限。

权限根据用户与角色来分配。分为四个权限体系：

1.功能权限

功能权限完成档案员档案业务权限设置。例如录入、删除、统计等功能权限。

2.档案权限

档案权限是用来建立档案利用用户对具体档案库的著录项/条目/原文的查看权限。条目/原文权限包括读写目录、只读目录、只读原文、读写原文、禁读原文，同时也可以定义具体的著录项权限。

受控文件，用户设置档案文件状态为受控，此类文件将不参加权限体系，任何用户都必须通过借阅/审批机制进行浏览。

开放文件，用户设置档案文件状态为开放，此类文件将不参加权限体系，任何用户都能直接进行浏览。

记录集/原文集权限的定义使利用人受到更加严格的权限控制。

3.文件权限

文件权限是赋予用户档案文件的操作权限。

4.网站权限

网站权限是赋予用户利用平台栏目的访问权限。

四）部门管理

提供无限次层次的部门设置，可设置部门的排列顺序。