档案数字化建设方案

档案数字化建设方案

根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。

一、工作目标

为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。

二、工作机构

成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。

组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展）

副组长： （职责：系统安装部署）

成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统）

（职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报）

其他人员：

三、档案数字化数量

扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。

四、工作时间：

五、工作流程

（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。

（二）档案交接

1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。

2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。

（三）档案整理

1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。

2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。

（四）档案数字化

1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。

2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后

提交或转换数据至档案管理系统中。

3、数据备份：档案扫描工作人员还应做好扫描后的数据备份工作，最后后将备份数据移交业主。

4、数据抽查：对数化档案每周进行抽查，包括目录数据库、图像文件及总体质量。档案扫描工作人员必须按照档案标明的页码顺序进行扫描，不多页少页，不允许有重复、跳号、漏号的情况，扫描的页面内容要完整，保持档案原版原貌。

（五）档案装订成册

1、档案装订：纸质档案扫描完成后进行重新装订，装订应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。装订需保持档案原貌，按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置，对于必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则。档案装订应采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物，尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，力求保护原件。

2、档案打码：档案扫描工作人员对纸质档案进行打码，打码在页面底部中间，打码顺序需完整正确，不能出现漏码、错码、重码或页码不清楚现象。

3、档案进盒：根据业主提供的档案盒，将档案按册入盒，并在档案盒上进行标识，标识内容包含：档案编号、档案类别、立卷单位、起止日期、保管期限、密级等。

（六）档案归还

1、档案移交：档案扫描工作人员完成档案入盒后，将档案盒运输至业主，并联合共同进行核对，核对需逐盒、逐件清点，全部档案无误后，三方进行签字确认。

2、档案上柜：根据档案盒上的标识将档案盒入柜，确保入柜号与档案盒、档案系统上统一。

六、其他注意事项

（一）各工作人员务必要认真、仔细，严格按照工作步骤开展工作，确保按时按质按量完成工作任务。

（二）各工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

（三）档案扫描工作全部完成后，方可实施验收。验收包括图像质量验收、条目录入质量验收、数据挂接质量验收等分项，各分项全部验收合格方能视为档案数字化扫描项目验收合格。