会议组织与沟通

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会议组织与沟通
第三篇 第三章 伦理与管理沟 通
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v 1、管理沟通中伦理道德观判断维度 个人目标：不同个体对事物结果期望判断 的差异。
个人规范：不同个体在特定场合对行为期 望的差异。
个人信仰：不同个体对特定情况的思想期 望的差异。
不同价值观：不同个体对目标、规范与信 仰的优先次序判断的差异。
自己的价值观；二寻求共同点。
3、正确处理好换位思考与组织伦理的关系
——沟通伦理要站在社会的角度来认知。
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正确处理好沟通方式与沟通效率的关系
v 某家族企业母亲是董事长，儿子是总经理，某周二董事长要 总经理安排一部门经理在下周一之前完成某项任务，结果， 当董事长在规定时间找到部门经理询问任务的结果时，发现 部门经理没有做，问原因被告知“总经理没有告诉我，我不 知道”，董事长的回应是“总经理不可能不告诉的”，双方 还发现了争辩，董事长便立刻叫来总经理，要总经理决定解 雇该部门经理。事后，母亲给儿子说：其实，我清楚肯定是 你忘记了，但在当初情况下，你必须这样做，因为你是总经 理，你不能错，要树立你的权威。
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2、管理沟通过程要遵守的伦理道德规范
•（1）避免由于自己的行为而引起对他人的损害 •（2）尊重别人的权利； •（3）不说谎话，不做欺骗别人的事； •（4）信守诺言，按合同办事； •（5）遵守法律； •（6）即使不是自己引起的，也有义务阻止损害他人利益
的事发生； •（7）帮助那些需要帮助的人； •（8）保持公正； •（9）要求别人也遵守上述各条注意事项。
•目的是在于集思广益，常采用“头脑风爆法”讨论，即安排5-7人，每一位与会者 都可以将自己对问题的看法，并从相互间的发言中得到启发，激发灵感，产生创意。 这类会议鼓励讨论。
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会议的组织
v 会前准备
v 会议过• 程控制
v 会后工作
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会前准备
v 明确会议的必要性 v 确定会议的目标 v 准备会议文件 v 确定会议主持人 v 确定与会人员 v 预定会议场所
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有效会议的策略
•不搞形式主义 •明确会议的目的和目标 •选择合适的与会者 •合理安排会议议程 •合理安排会务 •控制好会议 •分发会议简报
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会议沟通的技巧
•建立正面态度 •学会倾听 •消除抱怨与不满 •培养良好情商 •尽量鼓励 •掌握提问技巧 •强化个人沟通能力
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2020/11/4
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会议的定义
• 群体或组织中相互交流意 见的一种形式，它是一种常 见的群体活动。
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会议的目的
•交流信息 •通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给下属或 员工。同时，管理者也可以从他们那里及时得到反馈及 获得其他方面的有关信息。 •给与指导 •企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某个方 面或某些方面的技能。使他们更好地适合工作环境。 •解决问题 •会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突并利用他人的知 识和技巧来解决问题。 •作出决策 •会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与 和共同讨论的机会，最终作出良好的决策。
会议秘书的职责
准确记录会议要点 发放会议纪要 确认执行人、完成时间以及所需资源 在主持人右手落座
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其他与会者
v 明确会议目的 v 了解会议内容 v 作好发言准备 v 遵守会议制度.
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影响会议成效的因素
v 会议时间不当 v 会议目的不明确 v 会议持续太久 v 简单问题复杂化 v 发言者过于健谈
•礼堂型
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•长桌型
•U型
•圆桌型
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•V型
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•课堂式
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v 会议主持人 v 会议秘书 v 其他与会者
会议中的角色
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主持人的主要职责
v 做好会前的准备 v 宣布会议准时开始 v 提出会议的议题 v 控制会议进程 v 总结会议 v 追踪会议的结果
4 .为了实现沟通目的,在换位过程会发现一旦自己站在 对方立场去思考,与社会和管理伦理相违背，还能换 位思考吗?
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1、正确处理好沟通方式与沟通效率的关系 ——换位思考更重要的是引导我们要有意识地
站在对方的立场思考问题。
2、正确处理好换位沟通与个体价值观的关系 ——记住两个原则：一不要强迫任何一方接受
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会议过程控制
v 宣布会议的主题和目的 v 根据会议议程顺序提出议题 v 给予每个人阐述观点的机会 v 控制讨论进程 v 遵守预定时间 v 讨论结束后概括观点 v 确定下次会议议题和时间。
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会后工作
v 会议记录应该准确无误 v 下发会议记录或会议简报 v 决议要突出任务责任人姓名、时间及验收标
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会议的种类
•谈判 •目的是解决双方在利益上的冲突，采用互动的方式讨论，力求达成一致的意见。 •通知 •目的是为了传播信息，采取单项的方式，一般没有讨论。 •解决问题 •目的是为了利用团体的力量解决问题。通常，要将待解决的问题摆在桌面上，与会 者应提出解决的方法。在这类会议上，人们夺回未探求解决的方法而努力，不会停 留在过去的状态中。 •决策 •目的是为了在不同的方案中权衡利弊做出抉择。与会者不仅会讨论和决策，而且还 要遵守会议的决议。 •交流
准 v 表明下次会议的日期和时间 v 对执行工作进行监督和检查
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不开会的原则
v 如果已经有每周的例会 v 如果会议的成本过高 v 如果还有比开会更好的方法 v 如果没什么特别重要的事 v 如果你是唯一能做决策且知道该怎样正确处理的人
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•会场布置
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3. 换位思考中的伦理道德冲突
问题讨论
1 .换位思考在实际生活中未必有效，如为了换位, 沟通 效率下降，最后导致沟通效率下降，还需要换位吗?
2. 换位思考过程发现双方都不认为(或不可能承认)自 己的价值观或态度是错的， 怎么办?
3 .换位过程并不认可对方的价值观, 但为了沟通需要而 “迎奉”对方,就会失去个性和处事原则，您怎么办?