工程设计档案数字化风险控制分析-最新范文

工程设计档案数字化风险控制分析

在信息化大潮中,档案数字化成为档案工作的重要内容。由于人员、技术和资金等原因,档案数字化外包成为大多数档案机构的选择。这种情况在工程档案数字化中也是广泛存在的。机遇与风险共存,工程设计档案数字化外包同样也存在诸如内容失密、载体受损风等险。如何防范此类问题,这是当前工程档案数字化外包中急需加以重视的问题。

一、工程设计档案数字化外包存在的风险

1.外包公司缺乏市场规范。外包公司的运行机制是社会各要素在一定阶段相互作用的结果,健全的服务体系有利于外包公司的长期发展,目前多数外包公司的社会影响比较小,缺乏规模效应。在工程设计档案招标时,有些公司为中标提供过低报价,扰乱秩序的同时也给中标后的整理工作带来了资金隐患。由于缺乏行业规范,有些资质不足的外包公司为做典型、做案例,承接着超出公司能力范围的档案整理工作。外包公司承担着超出其业务能力的许多业务工作,“受多种因素影响外包公司所能提供的服务以档案整理和数字化扫描加工为主,

对于档案代存、电子文件管理、信息系统开发等对于场地或技术要求较高的服务内容则很少涉足”[1]。许多小型外包公司因为提供的服务难以满足发包方的要求而逐渐被市场所淘汰。市场的失序是风险产生的最大诱因。2.外包公司人员配备不合理。《档案保管外包服务管理规范》规定外包公司需按照内部管理机制,配备符合实际需要的、具有相应岗位职业资格的员工。一般应包括档案专业人员和其他各类专业技术人员[2]。然而,少有外包公司配备有稳定的具有相应岗位职业资格的员工,档案专业人员在整理工程设计档案过程中往往是以临时的理论和技术指导的身份参与项目。参与的过程集中于项目开始和结束,对过程中出现的问题无法进行及时的解决。3.发包方对档案核心业务认识不足。发包方指档案管理部门和建设单位,发包方在档案外包加工管理过程中处于主导地位。档案业务外包开展前提是分清档案部门的核心业务、核心优势,避免将核心业务外包[3]。在档案管理部门的档案业务核心价值认识不足的前提下进行工程设计档案外包,将原本不应该、不允许外包甚至是仍涉密的核心档案外包的行为,短期内能提高工作效率,达成“存量数字化”目标,但从长远来看必然会危害档案信息安全,甚至是使得整个单位的外包工作失序。工程设计档案数字化外包由于缺乏市场规范,人员配备不合理,发包方核心业务认识不足、逆向选择等原因存在不同的风险。作者在充分分析的基础上认为,要解决这个问题应从多方面入手：建立行业协会,依靠档案学会,加强资质评估,制定统一标准,规范整理工作,数据互通,发展众包新思路,使外包公司不断向科技密集型公司发展。工程设计档案

档案业务外包风险管理工程设计档案数字化外包中的风险控制陈淑青徐海静档案部门的监督指导是档案部门存在的核心意义之一[4],但在外包工作过程中档案部门缺乏领导规范,在一定程度上无法明确地对工程档案外包的范围进行要求,不对外包工作作出整体性的规划和设计,习惯性低估外包中的风险必然导致各种问题的产生。发包方监管不到位必然导致外包公司自主权过剩的问题。4.发包方逆向选择风险。在工程设计档案管理信息技术外包过程中,发包方与外包服务商所拥有的信息是不对称的,发包方向外包公司购买信息技术包含直接购买成品软件、购买成品软件并要求进行适应性修改及开发全新系统三种。在无经费预算的前提下首选第三种服务,假设发包方足够幸运在难以完全了解外包服务商所能提供的服务前提下选择了合适的服务商,在系统设计阶段也会出现诸多问题。发包方由于前期知识不足,难以表达清楚系统需求,随着项目的开展,发包方会不断增加新的要求,会影响到项目的可行性,甚至会出现管理策略断裂的风险。5.档案载体的受损风险。多数外包公司工作场所的温湿度是不适合档案保存要求的,未整理的档案和整理完毕的档案往往堆放于同一办公区域内,在整理过程中对档案进行搬运、拆盒、整理、装盒容易对档案实体造成损害。工程设计档案多数为图纸,为了保证上柜档案的美观需要拆分档案,拆解后档案的折叠是一个大问题。由于外包公司人员流动性大,工作人员多不知道如何折叠图纸、如何在图纸上打码,这时若随意操作必然导致返工,很容易出现一份档案多次整理导致载体破损的问题。在对档案进行数字化加工和录入的过程中,由于操作流程

的不统一,需要反复拆盒装盒,甚至会出现重复整理,不仅降低了工作效率,对档案本身来说也是一场灾难。6.档案内容失密风险。工程设计数字档案外包,为方便提供图文给各施工、监理单位参考,图文制作会选择专业的外包公司,但外包公司的工作环境及传递图文使用的即时通讯软件存在极大的失密风险,保密协议的约束条款形同虚设。项目档案信息管理系统一般为非保密系统,外包公司项目结束之后一般不会对设备上的档案资料进行深度删除,留下泄密的隐患。

二、工程设计档案数字化外包风险的防范

1.加强行业引导和行业自律。一个行业的长期发展不仅需要构筑动力机制,也需要有行业的规范。我国的档案外包公司与国外的商业性文件中心很相似,但商业性文件中心的发展比较成熟,规模庞大且已经成为一种文件信息管理服务行业,行业协会———国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM）在规范行业秩序、加强行业自律、促进信息服务行业健康发展上起到了重要作用。我国外包公司当前发展还不够成熟,仅有少数地区成立了行业协会,如上海市信息服务业行业协会。但档案学会几乎是每个省份都有的,应鼓励档案外包服务公

司以会员的身份参与学会活动,双方进行理论和实践方面的探讨。外包公司内部应该形成系统的管理制度,制定合理的工作流程,责权分明,使整个工作有章可循,有条件的公司要不断扩展所能提供服务的深度,逐步向综合性的档案整理、寄存机构转型。档案整理过程中要与发包方及时反馈项目问题和进度,外包公司之间应该加强交流与合作,以促进档案外包服务行业的规模化发展。政府应该加大对档案服务外包公司扶持力度,实行“以奖代补”[5],引导他们进行技术创新和转型升级,提升整体盈利能力。在外包公司的考核体系中加入项目完成质量和信息安全的部分,做到全程有效监督。2.加强从业人员培训。公司应配备比较稳定的专业技术人员,工作人员应该具有岗位所要求的知识,熟悉相关法律法规及档案工作标准。公司从业人员比例应该符合相关要求,有计划地整体提升工作团队的专业素质,定期开展工作经验交流、继续教育活动和相关业务培训,有条件的公司可以邀请当地档案学会的人员进行指导交流。同时要提高公司的盈利水平,向科技密集型公司转型,整体提升工作人员的福利待遇,激发工作人员的积极性。3.通过立法规范发包行为。发包方做好监督工作,避免核心业务外包首先解决的是有关规范问题,通过立法规范其发包活动。2014年的《档案数字化外包安全管理规范》明确规定了可以进行数字化外包的必须是非涉密的档案,根据档案数字化总体规划,确定数字化外包档案的范围,提出档案数字化外包安全管理要求和技术指标。2015年的《档案管理服务外包工作规范》对发包工作作出了合法、安全、可控等原则要求,也对发包工作的过程与要求作出了规