项目沟通及协调程序

项目沟通及协调程序
1.前言
1.1本协调程序适用于公司项目工程的工程详细设计过程。

1.2本文件的目的是在项目执行中，对业主、设计院、承包单位间的协调方式予以统一，以规范协调流程，提高工作效率，避免沟通错误，保障沟通畅通。

1.3本文件包括协调程序、协调方式和联络界面，是项目工作开展的依据文件之一。

经业主批准后，各相关单位（包括业主、设计院、承包单位）均应按本文件开展相关工作。

1.4本文件仅规定业主、设计院、承包单位之间的协调界面和程序，对相关单位内部工作协调程序不做要求，由各相关单位具体负责。

1.5本文件仅对项目执行中设计工作联络予以规定，不包括商务往来文件。

1.6随项目进展，各项目出现增减联系人时项目部应及时向工程技术组提交。

2.各单位文件联络的基本要求
项目各单位之间的联络应遵循如下基本要求：
2.1各单位之间的联络方式包括会议纪要、信函、文件传输单、电子邮件、传真。

2.2因本项目邮递不便，不推荐使用邮递信函，在不影
响项目进程及引起纠纷的情况下发出方可使用邮递信函。

2.3各单位之间的联络均以书面联络为依据，双方代表签署的文件方为有效文件。

2.4各单位联系人见本文件联络人部分，所列联络人签署的文件均为有效文件。

2.5发出单位必须向接收单位所有联络人发送联络文件。

2.6任何有效联络在发出方发出2小时内应电话通知接受方。

3.联络文件要求
3.1会议纪要
3.1.1会议纪要是项目执行的重要文件，会议纪要在参会单位代表及业主代表签署后生效。

3.1.2会议组织方应以信函附件的形式向参会方交付会议纪要扫描件。

3.1.3发出方负责发出文件的连续性，便于接收方分类存档。

如果接收方发现收到的文件不连续，应与发出方及时沟通，并由发出方书面确认。

3.1.4各接收单位对于收到的文件传送单需有回执，以向对方及时确认收到文件。

3.2信函
3.2.1信函是项目执行依据之一，发出方须签署方可生效。

3.2.2每家设计单位信函格式应各自统一。

3.2.3信函发出方负责信函编号，并向相关单位联络人发送。

3.2.4一般情况，信函采用电子邮件（签字扫描）传递，以电子邮件传递时必须使用签字扫描附件。

3.2.5电子邮件发出后发出方应电话通知接受方予以接收、确认。

3.3电子邮件
3.3.1电子邮件作为项目沟通协调的补充手段，但未形成信函形式的电子邮件不作为项目执行的依据。

3.3.2电子邮件发出方负责电子邮件的编号，并向相关单位联络人发送。

如有必要，可抄送相关单位其他人员。

3.3.3接收方可对电子邮件直接回复，不再另行编号，但应包括接收电子邮件的原始信息。

3.4各单位与业主联络的对接要求
3.4.1业主方联络对接部门：工程技术组
3.4.2各单位需业主方确认的文件必须经工程技术组确认后并发送各单位方可为有效文件。

3.4.3各单位与业主的各部门间可以直接进行沟通联络，但业主的各部门与各单位间的所有沟通联络信息必须抄送业主联络部门，所有沟通联络信息作为项目沟通协调的补充手段，但不作为项目执行的依据。

当业主的相关部门与各单位间的所有沟通联络信息需形成正式文件，必需发至业主联络部门，并抄送业主的对应工程技术组联系人，否则为无效文件。

3.4.4各单位的联络人员有变动或联络人的邮箱、传真、手机号等变动，应在变动后2天内书面通知其它各单位。

4.业主与总体院间的协调
业主和总体院之间的联络应遵循如下规则：
4.1业主和总体院间联络采用信函和文件传送单（必要时当面交付）形式。

4.2基于文件的大小，文件传送单可采用信函或Documents系统传送。

当采用电子邮件形式传递时，发出方应向接收方所有联络人发出信函；当采用Documents系统传送时，应保证接收方所有联络人均可从发送方Documents系统服务器下载文件。

4.3若有需要，业主和总体院之间的信函可抄送PC单位联系人。

4.4双方签署的会议纪要如有不一致处，应根据时间先后顺序，以时间最近者为依据。

5.业主与PC单位间的协调
5.1根据项目需要，业主与PC单位间可以直接进行沟通联络。

5.2发出单位负责根据联络信息的内容确定是否抄送总体院及相关PC单位。

当业主认为有必要时，可直接将相关联络文件发送相关单位。

5.3业主与PC单位协调后确认需要总体院或其他PC单位跟进工作的事项，由业主向总体院或其他PC单位发送正式联络文件并经讨论确定后执行。

5.4业主工程技术组发往各PC单位的联络信息应抄送相应业主项目部对口联系人。

6.总体院与PC单位间的协调
6.1根据项目需要，总体院与PC单位间可以直接进行沟通联络。

但总体院与PC单位间的所有沟通联络信息（正式及非正式）必须抄送业主联络人（包括工程技术组和对应项目部），未抄送业主视为无效。

6.2总体院与PC单位间的条件交接必须采用签字/签字扫描形式提交。

6.3总体院与PC单位间的会议纪要必须有业主代表签字后方可生效。

7.PC单位间的协调
7.1根据项目需要，各PC单位间可以直接进行沟通联络。

但PC单位之间的所有沟通联络信息必须抄送业主联络人（包括业主工程技术组及项目部）。

7.2如果业主联络人认为必要，可直接将PC单位间联络文件发送总体院或其他PC单位。

7.3PC单位与PC单位间的正式联络必须抄送业主（包括业主工程技术组及项目部）及总体院，并经业主及总体院确认，否则视为无效。

7.4PC单位之间的会议纪要必须有业主代表签字后方可生效。

7.5PC单位之间协调后确认需要总体院跟进工作的事项，需经总体院确认，并由业主向总体院发送正式联络文件讨论
确认后执行。

7.6任何涉及到项目总体统筹的联络文件及信息应在总体院及业主确认后生效执行。

8.联络文件规定
8.1联络文件基本规定
8.1.1信函
各单位发出的有效信函应至少包括以下内容：
信函号
日期
主题
信函内容
抄送单位及人员附件（如果有）
8.1.2文件传送单
各单位发出的文件传送单应至少包括以下内容：
传送单号及日期
所传送文件的用途
所传送文件的版次、日期、自然张数等
8.2各单位联络文件
8.2.1总体院发出联络文件原则上按本规定执行
信函及文件传送单（正式联络文件）
总体院发出信函编码如下：
例：总体院信函0681-L-BED-SNEC-YLQN1-00-0013 20110813 地管方案
0681：项目代码
L ：信函代码（L：信函 / T ：文件传送单）
BED/DED：设计阶段
SNEC：发出方
YLQN1：接收方（LQN1--业主/HTWY--北京航天万源/ALQD--液化空气）
00：发出方内部类别编码
0013：信函序号
20110813：信函发出日期
地管方案：信函主题
电子邮件（非正式联络方式）
总体院发出电子邮件编码如下：
例：总体院电子邮件0681-Eml-BED-SNEC-YLQN1-00-0003 20110825 总图考虑0681：项目代码
Eml：电子邮件代码
BED/DED：设计阶段
SNEC：发出方
YLQN1：接收方（LQN1--业主/HTWY--北京航天万源/ALQD--液化空气）
00：发出方内部类别编码
0003：电子邮件序号
20110825：电子邮件发出日期
总图考虑：电子邮件主题
8.2.2业主及PC单位联络信息编码可参考总体院执行
9.各单位联络人及联系方式
本阶段各单位联络人及联络方式如下所示：。