常用办公软件的应用

第3章常用办公软件的应用
第9讲常用办公软件的应用（一）
教学目标及基本要求：
１、了解常用办公软件的种类及其功能。

２、熟练掌握Word 2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版。

３、能独立使用Word 2003来创建与编辑文档，排版文档。

教学重点：
Word 2003的基本操作，文档的创建、编辑和排版。

教学难点：
Word 2003表格的创建与编辑。

教学内容：
１、办公软件及其种类
２、常用办公软件的功能
３、Word 2003的基本操作
４、Word 2003文档的创建与编辑
５、Word 2003文档的排版
教学时间：
1学时
主要内容：
3.1 常用办公软件简介
3.1.1 办公软件及其种类
1．办公软件概述
办公软件（Office Soft）是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。

一般包括文字处理、桌面排版、演示文稿、电子表格、小型的数据库管理系统（比如Access等）、网页制作软件（如FrontPage等）及电子邮件收发软件（比如Outlook 等）等。

2．办公软件的种类
目前国内主流的办公软件有微软公司开发的Microsoft Office、金山公司开发的WPS Office、永中科技开发的EI Office红旗公司开发的Red Office、上海中标开发的NeoShine Office及共创开源公司开发的Co-Create Office等。

3.1.2 常用办公软件的功能
1．文字处理软件的主要功能
➢文字处理软件的发展
（1）最早较有影响的是MicroPro公司在于1979年研发的WordStar（文字之星，简称WS），风行于20世纪80年代。

（2）1989年，中国香港金山电脑公司推出的WPS（Word Processing System），是完全针对汉字处理重新开发设计的。

优点：字体格式丰富，控制灵活，表格制作方便，下拉菜单直观，模拟显示实用有效。

（3）1983年，MS Word正式推出，1989年Microsoft的文字处理软件Word成为文字处理软件销售的市场主导产品。

早期的文字处理软件是以文字为主，现代的文字处理软件则集文字、表格、图形、图像、声音于一体。

➢文字处理软件的主要功能
（1）文档编辑、设置功能
可方便地进行复制、移动、删除、恢复、撤销、查找、替换等基本编辑操作；对页面的大小、页边距、页眉、页脚、页码等进行设置；对文本的字体、字形、字号和颜色等进行设置；还可以对选择的文本进行空心、阴文、阳文、加粗、加下画线等效果设置。

（2）自动检查、更正功能和自动输入功能
可以在输入的同时，自动检查、更正语法和拼写错误。

可以自动创建编号和项目符号。

提供了自动套用格式、信函向导等一套丰富的自动功能，使用户可以轻松地完成文档的输入工作。

（3）表格处理功能
可以插入指定行、列数的表格或手工绘制表格，能够对表格进行适当的调整。

可以对单元格进行编辑，包括单元格的拆分与合并，设置边框和底纹，插入文字和图形等。

还可以对表格中的数据进行简单的计算、统计、排序以及自动套用表格格式等。

（4）图形处理功能
可以插入多种格式的图形文件，并能够进行简单的编辑，而且提供了绘图工具，可由用户自行绘图。

另外，还可以实现对象的嵌入或链接操作，对图形进行三维效果、增加阴影、填充底色、显示线条、插入艺术字等操作。

（5）支持因特网功能
文字处理软件具有丰富的Web功能，可以制作Web页。

利用网页模板可以方便地制作出精美的网页，在Internet上发布。

2．演示文稿制作软件的主要功能
演示文稿制作软件（也称为多媒体简报制作工具）是专门制作幻灯片和演示文稿的优秀软件，它可以通过计算机播放文字、图形、图像、声音等多媒体信息，广泛用于产品介绍、会议演讲、学术报告和课堂教学。

目前的演示文稿制作软件包括的具体功能特点如下：
（1）可制作出结构组织简洁明快的演示文稿
（2）可制作模式灵活多样的演示文稿
（3）具有强大的多媒体教学信息处理功能
（4）具有灵活的演示文稿播放方式：主要包括切换控制、自定义动画和播放方式控制三大方面。

（5）具有较强的演示文稿资源共享能力
最新演示文稿制作软件作为办公软件的一部分，与其他部分息息相关，彼此可以互相支持和互相调用。

在演示文稿中可以通过超链接跳到另一份演示文稿、Word文档或因特网的某个地址，从而实现对其他程序的调用或网上信息共享。

3．电子表格软件的主要功能
➢是一个由若干行、列组成的表格，行列的交叉为单元格，能根据单元格中的数据、公式自动计算，并自动修改计算结果。

➢对数据处理排序、检索、汇总，并以各类图表形式显示。

➢可以快速完成许多重复烦琐的计算问题。

4．数据库软件的主要功能
主要进行专业的数据库编程和对大量数据进行管理。

其应用功能体现如下：
➢教学管理应用。

一套完善的学生信息管理系统显得尤为必要。

➢企业人事管理应用。

使企业的人事管理工作系统化、规范化、自动化，从而提高企业人事管理效率。

5．网页制作软件FrontPage 的主要功能
FrontPage 是Office 家族的一员，它的工作环境与Word 很相似，是一款比较成熟的网页制作软件，可以轻松地创建、编辑网页，并将其发布到指定的站点上。

还可以对网页的更新情况进行监控，并及时更新站点内容。

6．信息管理软件Outlook 的主要功能
Outlook 是一款办公信息管理软件，用它可以记录通信录、电子邮件等。

电子邮件的写信、收信、发信都在计算机上完成，从发信到收信的时间以秒计算，而且电子邮件几乎是免费的。

同时，用户在世界上只要可以上网的地方，都可以收到别人寄给自己的邮件。

3.2 Word 2003文字处理软件的应用
3.2.1 Word 2003的基本操作 1．Word 2003的启动与退出
➢ 启动：最常用的有以下几种。

① 选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office Word 2003”命令。

② 在桌面上双击Word 2003的快捷方式。

③ 在Windows XP 的“资源管理器”中双击Word 2003文档。

➢ 退出：最常用的方法有以下几种。

① 选择“文件”|“退出”命令。

② 单击Word 2003工作窗口右上角的“关闭” 按钮。

③ 使用快捷键【Alt+F4】。

2．Word 2003的工作界面
Word 2003的工作界面是进行文档编辑和排版的平台，如图3-1所示。

系统菜单
标题栏
菜单栏
“最小化”按钮 “最大化/还原”按钮
“关闭”按钮
垂直滚动条
文本区
水平滚动条
水平标尺
选定框
状态栏
“绘图”工具栏
垂直标尺
常用工具栏
格式工具栏
段落标记
插入点
图
3-1 Word 2003的工作界面 （1）标题栏
标题栏位于窗口的顶部，用于显示当前所使用的程序名称和正在编辑的文档名，以及“最小化”、“最大化”和“关闭”按钮。

（2）菜单栏
菜单栏位于标题栏的下方，几乎包括所有的操作命令。

菜单栏由“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“格式”、“工具”、“表格”、“窗口”和“帮助”9个主菜单项组成。

（3）工具栏
工具栏位于菜单栏的下方，由一些常用的图标按钮组成，是菜单命令的一部分，每个小
图标代表一种命令。

（4）标尺
工具栏的下方是水平标尺，可以调整左右页边距，设置段落缩进，改变栏宽等。

在页面视图下，编辑区的左侧会出现垂直标尺，可以调整上下页边距，设置表格的行高等。

（5）文本编辑区
位于标尺的下方，是输入、编辑文本的区域。

文本区中的“|”形光标称为“插入点”，用于指示插入或确定字符的位置；“回车符”为文本段落标记，表示一个段落结束。

（6）状态栏
位于窗口的底部，显示当前编辑的状态，如页号、节号等，并显示插入点的当前位置。

（7）滚动条
分为垂直滚动条和水平滚动条。

可以通过滚动条来滚动文档，将未出现在编辑区中的内容显示出来。

（8）选定框
是文本区中位于窗口左部不可见的标识栏，可以用它来对文本进行大范围的选定，当鼠标指针处于这个区域时，指针形状由“I”形变成左箭头形。

3．Word 2003的视图方式
在Word 2003中，允许用不同的视图方式来查看文档，包括普通视图、Web版式视图、页面视图及大纲视图。

3.2.2 Word 2003文档的创建与编辑
1．文档的创建
（1）每次启动Word 2003时，会自动创建一个空文档，文件名为“文档1”，如图3-2所示。

（2）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档” 按钮，即可建立一个新的空白文档。

（3）选择“文件”|“新建”命令，将弹出如图3-2（a）所示的“新建文档”任务窗格。

如果要创建新的空白文档，则单击“本机上的模板”选项即可进入新模板选项对话框，再单击“常用”选项卡，则出现“空白文档”图标，如图3-2（b）所示。

（a）新建Word 2003文档窗口
（b）Word 2003常用文档模板对话框
图3-2 新建Word 2003文档
2．文本的输入
可以直接在空文档中输入文本。

当输入到行尾时，不要按【Enter】键，系统会自动换行输入；到段落结尾时，应按【Enter】键，表示段落结束。

在输入标题和段落首行时，可利用段落格式化功能来自动实现。

（1）插入和改写
插入和改写是Word 2003的两种编辑方式。

插入是指将输入的文本添加到插入点所在位置，插入点以后的文本依次向后移动；改写是指输入的文本将替换插入点所在位置右边的文本。

根据需要可以按【Insert】键来实现插入和改写编辑方式的转换。

（2）插入符号或特殊字符
如果要插入一般符号，可以单击任务栏右侧的“软键盘”按钮，打开软键盘，用鼠标单击软键盘上的符号，就可以把相应的符号插入到插入点所在位置。

如果要插入特殊字符，可以选择“插入”|“符号”命令，弹出“符号”对话框，如图3-3所示。

单击“符号”或“特殊字符”选项卡，在对话框内单击需要的符号或特殊字符。

图3-3 “符号”对话框
3．文档的保存与打开
（1）保存新文档
单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或选择“文件”|“保存”命令，则可打开如图3-4所示的“另存为”对话框，选择保存的位置和类型，以及文件名，单击“保存”按钮即可。

图3-4 “另存为”对话框
（2）保存已有文档
为了防止停电、死机等意外事件导致文档信息的丢失，应在文档的编辑过程中经常保存文档。

选择“文件”|“保存”命令或者直接单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，也可以按快捷键【Ctrl+S】，即可保存当前的活动文档。

（3）打开文档
①打开最近保存文档
在Word 2003中，最近编辑过的文档会被保留在“文件”菜单中，如图3-5（a）所示。

如果要打开最近编辑过的文档，可直接在“文件”菜单中选定并打开。

②打开
如果要打开已经保存过的文档，可以单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，或者选择“文件”|“打开”命令，弹出如图3-5（b）所示的“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中找到文件存在的位置，选中要打开的文件，单击“打开”按钮即可。

（a）最近保存的文档（b）“打开”对话框
图3-5 打开文档
4．文档的编辑
（1）选定文本
①用鼠标选定文本
●选定任意数量的文本：
●选定一句：按住【Ctrl】键，然后在句子中的任何地方单击。

●选定一行：将鼠标移到该行左侧的选定栏，鼠标变成向右的箭头时单击。

●选定一段：双击该段左侧的选定栏，或者在该段的任意位置三击鼠标左键。

●选定全文：按下【Ctrl】键的同时，再单击选定栏，或者在选定栏中三击鼠标左键。

●选定大范围文本：先在要选定文本的起始处单击，用滚动条移动到所选内容的末端，
按住【Shift】键，并单击鼠标左键。

●选定竖块文本：按住【Alt】键，单击鼠标左键并拖动至所选文本的末端。

②用键盘选定文本
先将光标移到要选定的文本之前，然后利用组合键进行选择。

（2）修改文本
①复制文本
②移动文本
③删除文本
●按【Back Space】键删除插入点左边的字符。

●按【Delete】键删除插入点右边的字符。

●选定要删除的文本，按【Delete】键，删除选定的文本。

●选定要删除的文本，选择“剪切”命令，删除选定的文本。

④撤销与恢复
a．单击“撤销”按钮旁边的下拉箭头，查看最近的可撤销的操作列表。

b．单击要撤销的操作。

⑤查找和替换文本
Word 2003可以准确地进行查找和替换文本。

3.2.3 Word 2003文档的排版
1．字符格式排版
（1）字体设置
（2）字号设置
（3）字形设置
（4）文字颜色设置
2．段落格式排版
（1）设置段落对齐方式：包括两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐。

（2）设置段落缩进：是指改变文本与页面边界的距离。

段落缩进包括4种：首行缩进，悬挂缩进，左缩进和右缩进。

常用的段落缩进方法有两种：标尺设置缩进和菜单设置缩进。

（3）设置段落间距：是指段落与它前后相邻段落之间的距离。

（4）设置行间距：是指段落内部行与行之间的距离。

小结
办公软件（Office Soft）是将现代化办公和计算机技术相结合、为实施办公自动化而开发的计算机程序。

目前国内主流的办公软件有Microsoft Office、WPS Office、EI Office、Red Office、NeoShine Office及Co-Create Office。

Word 2003是Microsoft Office 2003的的重要组成部分。

它的启动与退出常用的有三种不同方式。

它的界面包括标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文本编辑区、状态栏、滚动条和选定框等8个部分。

允许用不同的视图方式来查看文档，包括普通视图、Web版式视图、页面视图及大纲视图。

文件的创建、文本的输入和编辑简单，Word 2003文档的排版包括字符格式排版和段落格式排版等。

作业
1．什么是办公软件？文字处理软件的功能有哪些？
2．Word有几种视图？
3．在Word窗口如何增加、取消“绘图工具栏”？
4．如何设置文本的格式？
5．怎样设置首行缩进？。