酒店管理系统方案书

红火点酒店管理系统系统概述杭州若轩科技有限公司前身是飞非工作室，成立于2005年，是一家以软件开发为主业的科技型企业。

先后开发出了酒店管理系统、餐饮管理系统、棋牌管理系统、综合分析系统、服务中间件等行业相关的产品。

公司拥有专业的酒店管理知识，致力于以先进的技术、优质的服务和相对低廉的成本为酒店完美实现信息化构想。

为国内中小型宾馆、酒店（包括连锁酒店）提供集成最新IT技术成果的信息化管理软件和服务，通过富有创意的设计，以及对每个细节的认真把握，力求帮助酒店轻松步入信息化时代，以更少的投入获得更大的收益。

公司不仅拥有自主开发的具有竞争力的管理软件，而且也可专门为酒店量身订做适合自己的管理软件。

另外，公司提供IT咨询服务，可协助企业进行软件系统选型、实施和后期维护。

红火点酒店管理系统包含预定接待、帐务处理、客房中心、报表中心等功能模块，根据宾馆和酒店的特点设计，安装简单，操作简便，是一个完全适合宾馆和酒店的客房管理使用的软件系统。

系统具有以下特点：1、操作直观快速，多数业务在房态图上直接完成2、所有菜单、窗口，操作方式均为windows98/2000/xp/2003风格，用户容易上手3、操作日志详细，记录所有关键的电脑操作，确保客人信息的更改有据可查4、基于角色的权限管理体系，设置灵活，管理科学，确保系统安全可靠5、系统支持MS Access, MySQL, SQL Server, Oracle等多种类型数据库，通过数据库的安全策略确保数据安全性和稳定性6、本系统有单机版，2至无限站点的网络版，能够满足各种用户的需要7、预留接口，能够方便接入IC卡门锁系统、程控电话计费系统等系统安装要求桌上型个人电脑、笔记本电脑均适用,原装机或兼容机均可；Microsoft Windows95/98/Me/NT+SP6/2000/XP/2003 操作系统；CPU主频赛扬 433 MHz以上，推荐使用英特尔“奔腾4”处理器；至少64M内存；至少20M可用硬盘空间；普通10M/100M自适应网卡（网络版要求）。

客房状态为了确切的描述客房的各种状态，系统不仅采用空净房、住房、空脏房等状态描述房间的基本状态（主房态），更进一步地，也采用钟点房、保密房、团队房等来描述更细的状态（子房态）。

1、主状态的图示空净房（可以入住的空房）住房(当前有客人在住的房间，住房包括很多种类型，像团队房、散客房、钟点房、半天房等)住未满（当前有客人入住，但仍有床位空余，并且空余床位允许其他客人入住的房间）空脏房 (客人已经退房但尚未打扫卫生)维修房（需要维修的房间，不能登记入住）2、子状态的图示子状态是指附加在房间上的，用于描述房间客人的特征信息。

钟点房（一般只开几个小时的房间，在房态图上的表示方式是在房态上有一小闹钟的标志）保密房（客人要求保密的房间）半天房（是指客人开房时只开半天，一般酒店很少用到）团队房此种房态表明客人今天即将离店。

（到达客人的离店日期后，系统会自动在将离的客人房间上显示出标志）预定房（在房态的左下角有个箭头图标）请切记客房的各种状态，只有熟练掌握了各种房态才能很好地使用本系统。

实时房态图在用户登录后，系统自动打开实时房态图界面，如图1所示。

图1 实时房态图实时房态图是整个系统的核心，几乎所有的日常操作功能都可以在房态图上实现。

房态图可以灵活设置，用户不仅可以自行设置房态图元大小、颜色，字体大小、位置，每一行的房间数，也可以自行替换各种子房态的图标。

房态图的所有操作都包含在相应的菜单栏中，一些最常见的操作也体现在工具栏中。

在实时房态图中，选定一个房间后，系统支持右键弹出菜单和双击操作。

右键弹出菜单列出该房间所有可以操作的选项，双击操作执行的是该房间当前房态下的缺省操作。

如果是空房，双击操作执行的是客人登记功能；如果该房已有客人入住，双击操作执行的是修改登记的功能；如果是空脏房，双击操作执行的则是置空净房的功能。

在房态图上将鼠标移到某个房间时，如果该房有人入住、预定，系统会在提示框中列出客人信息，如果该房为维修房，则提示框中显示维修信息。

在房态图的最左边，列出各种主房态和子房态的统计信息。

其中，可以执行三种操作：1）单击主房态的颜色框过滤：在实时房态图中将只列出该房态的房间；2）在当前房号输入框中输入房号：系统自动执行该房间的缺省操作,如果是空房，则弹出客人登记窗口；如果是住房，则弹出客人信息修改窗口；3）单击[刷新房态图]按钮：系统刷新房态图，如果有预定到期，则提示用户是否要进行处理。

左边栏中的[提醒]TAB页显示当天生日的宾客列表。

如果列表中的宾客正在酒店入住，则该每行数据的图标显示为否则显示为。

当鼠标移动到宾客列表上，会自动显示提示框，其中列出该宾客的详细联系信息。

宾客列表的数据可以导出为Excel文件。

最下方是状态栏，列出当前登录用户的信息。

帐号的概念帐号是客人入住或预定时系统自动产生的号码，便于酒店对客人帐务的管理操作。

帐号包含日期和时间信息，格式如：20060429150923235。

对于团队预定或入住的情况，系统将只产生一个帐号，该团队的所有房间都将使用该帐号。

如果客人要拆分帐单，系统会自动为拆分后的房间生成一个新的帐号。

系统登录系统启动后，首先弹出[员工登录]窗口，只有正确输入登录名和密码，才允许使用系统。

在第一次使用系统时，请用登录名admin，密码为空登录系统。

成功进入系统后，请设置好房类和房间信息，这样就可以正常使用系统了。

同时，强烈建议马上修改密码（参见修改密码），以防系统被不法人员盗用。

管理连锁店系统支持在一台计算机上管理多个连锁店。

要在一台计算机上管理多个连锁店，首先要求这台计算机与要管理的连锁店在网络上连通，并且这些连锁店的前台上装有我们的系统。

这样，如果采用ACCESS数据库，只要按下列步骤进行操作，就可实现从总部对连锁店的管理：（如果采用其他数据库，联系我们）1、在连锁店的前台计算机上共享出酒店管理系统所在目录；（可设置为对某个用户共享，要求为该用户赋予读写权限）2、在总部的计算机上为这些共享出来的目录建立映射；3、运行总部的酒店管理系统，在弹出登录窗口时，单击【取消】按钮；4、单击菜单栏上的[系统]→选择[参数设置]菜单项→进入[参数设置]窗口，如下图所示：图1 参数设置窗口5、选中[客户端连接多家酒店]核选框，[连接信息]栏显示如下：图2 配置连锁店连接信息6、单击【添加】按钮,添加每家连锁店的连接信息,如下图所示:图3 填写连接信息7、在添加完成后单击【确定】保存所设置的连接信息，并退出系统进行重新登录。

此时登录窗口显示如下：图4 选择不同分店登录这样，你就可以选择登录不同分店了。

数据备份/恢复系统支持自动备份和手动备份数据，以避免电脑出现故障而导致的数据意外丢失。

使用系统备份出来的数据文件，能够快速恢复系统，尽量减少各种意外情况造成的损失。

自动备份设置在登录系统后，单击[系统]菜单栏→选择[数据备份/恢复]菜单项→出现[自动备份设置]窗口。

选中[启用自动备份]核选框，然后设置备份策略，保存设置后自动备份就开始运行。

每到设定的备份时间，系统将自动备份数据到指定目录。

图1 自动备份设置手动备份/恢复除了自动备份，用户也可以手动备份数据。

指定备份文件后，单击【备份】按钮即可将系统数据备份出来。

图2 手动备份/恢复数据恢复只有admin用户才能操作。

恢复时先选择已备份的数据文件，然后单击【恢复】按钮即可完成操作。

前台预定给客人预定单间房操作方法一：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→从右击弹出菜单中选择[客人预定]→进入[客人预定]窗口，如图1所示。

图1 客人预定窗口只要输入订房客人的姓名、客人预定的抵店日期等信息并保存，即可完成预定操作。

此时在房态图上可看到该房间的左下角出现预定标识，表明该房间已被人预定。

操作方法二：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→单击菜单栏上的[预定接待]→选择[客人预定]菜单项→进入[客人预定]窗口→输入客人信息后保存即可。

操作方法三：在实时房态图上选择需要预定给客人的房间→单击工具栏上的按钮→进入[客人预定]窗口→输入客人信息后保存即可。

取消预定的房间在实时房态图上，双击需要取消预定的房间，出现此预定房间的详细信息窗口。

单击【预定取消】按钮，出现提示时单击【确定】按钮确认即可取消预定的客房。

另外，如果客人预定后没有在指定时间内入住，那么在刷新房态图时，系统会提示是否对这些已过期的预定进行处理。

如果单击确定，可集中处理这些过期的预定。

预定房间后换房操作方法一：在实时房态图上选择需换房的房间→按住鼠标左键不放，并拖动→如果经过的房间允许换房，光标会变为一小人→将小人拖放至需要换入的房间→松开左键→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

图1 换房操作窗口操作方法二：在实时房态图上右击需要换房的房间→出现右键菜单→选择[更换房间]菜单项→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

操作方法三：在实时房态图上选择已预定的房间→单击[预定接待]菜单栏→出现下拉菜单→选择[更换房间]菜单项→出现换房操作窗口（如图1所示）→填写相关信息后，单击【确定】按钮确定即可。

如果一个房间既有预定又有客人在住，或者一个房间有两个或两个以上预定记录，则不能采用[操作方式一]进行换房，而只能采用操作方法二、三。

给客人一次预定多间客房操作方法一：在实时房态图上右击需要预定给客人的其中一间客房→出现右键菜单，选择[客人预定]菜单项→出现[客人预定]窗口（如图1所示）→输入客人的信息后，在[可选房间]列表中双击需要同时预定的其他房间→则这些房间会进入到[已选房间]列表中。

这样，单击【保存】按钮后即可完成多个房间的预定。

在保存退出之前，如果要去掉已选房间，只需在[已选房间]列表中双击该房间记录。

这样，该客房又会回到[可选房间]列表中。

注意：主房间是不能被删除图1 客人预定窗口添加房间的另一种方式：先按住[Ctrl]键→然后在[可选房间]列表中单击鼠标依次选择所有要预定的房间→然后放开[Ctrl]键，并单击按钮→则所有选中的房间会进入到[已选房间]列表中。

采用同样地操作，用户也可将[已选房间]列表中不需要的房间一次取消。

操作方法二：选择客人要预定的其中一个房间→单击菜单栏上的[预定接待]→出现下拉菜单→选择[客人预定]菜单项→出现[客人预定]窗口（如图1所示）→输入客人的信息后，在可选房间中双击需要同时预定的其他房间→确定保存后即可完成操作。

注意：[可选房间]列表与抵店日期和离店日期有关，因此如果修改了这两个时间，建议单击按钮刷新[可选房间]列表，否则在选房时可能会存在日期冲突。