《档案及档案管理》PPT课件

档案及档案管理
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一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机 构、社会组织以及个人从事政 治、军事、经济、科学、技术、 文化、宗教等活动直接形成的 对国家和社会有保存价值的各 种文字、图表、声像等不同形 式的历史记录。
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我们可以从四个方面来对档案进行理解：
1、档案是有相对固定来源的。它来源于一定的
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四、档案管理的现代化
1、利用计算机辅助档案管理 目录级 文件级 联机检索
2、改革立卷方法 指导思想：简化整理 深化检索
主要做法：破除“卷”的概念，直接以单 份文件为单位进行归档整理。
目 的：最大限度地保持文件的历史原 貌，便于计算机的管理和应用，逐步与 办公自动化相适应（即随办随归档）， 最终过渡到文档一体化。
人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息，
对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究
有关事物的发展规律，具有广泛的情报价值。
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三、归档范围
• 凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的， 对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、 声像等不同载体的文件材料；
• 根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归 档的有十大类文件材料：党群类、行政类、教 学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出 版类、外事类、财会类；
形成单位，产生于形成单位的自身活动。所以 必须尊重档案的来源原则，以历史唯物主义和 系统论为指导，开展档案的收集、积累、保管 和系统整理工作。
2、档案是有保存价值的。一个单位在自身活动
中会形成许许多多的材料，但并非所有的材料 都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能 的结束，便失去了它存在的社会价值而被淘汰， 另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保 存下来，就转化为档案。
1、实验、测试、观测、调查、考查的各种 原始记录
2、数据处理材料（如程序设计说明、计算 结果等）
3、研究工作阶段小结、年度报告 4、配套的照片、底片、录音带、录相带、
幻灯片等
5、样品、标本等实物的目录
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总结鉴定阶段
1、论文、专著 2、工艺技术报告 3、专家评审意见 4、鉴定材料（鉴定代表名单、记录、鉴定
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3、档案的物质形态是多种多样的。不仅有
文字的，还有声像的，还有磁盘、光盘 等。
4、档案是原始的记录。档案是在社会实践
中直接形成的，不是事后编写或另外收 集的材料，所以不同于一般文献，具有 很强的原始性。原始记录性是档案的本 质属性。
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二、档案的作用
1、凭证作用。档案的凭证作用体现了档案不同
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整理档案工作程序 1、区分年度 2、区分类别 3、盒内排列 4、打印目录或输入管理软件 5、装盒并做标识 6、上架排列
于其他各种文献资料的最基本的特点。档案之 所以具有凭证作用，是由档案的本质属性—— 原始记录性决定的。首先，从档案的形成来看， 它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转 化来的，是令人信服的历史证据。其次，从档 案本身的物体形态来看，文件上保留着真切的 历史标记。
2、参考作用。档案能以知识原载体的形式，给
13、学院教职工政治思想动态及调查材料
14、学院统战工作材料
15、学院工会工作材料
16、学院团委工作材料
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行政类应归档范围： 1、上级有关行政管理的文件 2、全院性的规章制度 3、学院年度工作计划、总结 4、院长办公会议记录 5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会
议的发言稿 6、教职工代表大会文件 7、本院向上级的请示及其批复 8、教研室的请示及学院的批复
要
4、院党委工作计划、总结 5、院党委发布的决定、办法 6、院党委负责人在院内的重要讲话稿和参
加上级召开会议发言稿
7、院党委大事记
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8、院党群系统统计材料
9、院内各支部年度工作计划总结、请示及 党委批复
10、院内支部设置变动、改选报告、审批 材料
11、院党员名册
12、反映本院全貌、重大活动的各种宣传 材料
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9、学院年度报表、统计材料 10、院内启用印章的文件及印模 11、本院的历史沿革、情况介绍、大事记 12、学院教研室负责人任免的请示批复 13、学院教职工名册 14、学院教职工评定、聘任专业技术职称
材料
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教学类应归档范围：
1、上级有关教学工作的文件材料 2、本院有关教学的规章制度 3、学院学科建设和实验室建设有关材料 4、学院各教研室教学计划、教学大纲 5、学院各科期考试题 6、学院典型教案 7、自编、主编教材，教学指导书、习题集和其
意见、鉴定证书）
5、推广应用意见 6、课题工作总结
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申报奖励阶段
1、科研成果登记表 2、科研成果报告表 3、科研成果奖励申报与审批材料 4、科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）
原件 或复印件
5、专利申请书或证书原件或复印件
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推广应用阶段
1、转让合同、协议书 2、生产定型鉴定材料 3、成果被引用或投产后反馈意见 4、推广应用方案及实施情况 5、扩大试生产的设计文件、工艺文件 6、成果宣传报导材料 7、对外学术交流材料
他有保存价值的参考资料
8、学院教师进修计划、安排 9、学院教师工作量的规定及执行情况 10、学院教师业务考核情况
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科研类应归档范围：
科研准备阶段
1、开题报告与课题调研论证材料 2、任务书、合同、协议书 3、课题研究计划、设计 4、计划执行情况 5、课题投资和预决算材料
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研究实验阶段
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设备类应归档范围：
1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、 记录等）
2、上级或主管领导批复和准购批示 3、定购合同 4、开箱记录及装箱单 5、安装调试记录和双方签字移交文件、保修单 6、索赔来往函件及结果文件 7、设备说明书及全套随机文件材料 8、使用、检修、故障事故记录 9、重大事故的调查分析及处理结果
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• 反映学院工作和活动的有保存价值的声 像载体材料；
• 征集国内外与学院有关的各种具有保存 价值的其他材料；
• 院内个人在其非职务活动中形成的文件 材料，可按征集、代管、捐赠的方式处 理。
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党群类应归档材料：
1、上级党组织有关党的建设的文件 2Leabharlann Baidu院党代会文件材料 3、院党委会、书记院长碰头会议记录、纪