管理信息系统与环境

管理信息系统与环境相关性研究摘要：管理信息系统的使用效果与生产过程、组织规模、管理的规范化程度、组织的系统性、信息处理与人有着密切的联系。

本文主要讨论上述五个因素对信息系统的效果的制约程度。

从而为信息系统开发人员在开发过程中遇到制约问题进行解决。

关键词：生产过程组织规模组织系统性管理信息系统是在一定的组织环境中应用的，一些环境要素会影响到管理信息系统的使用效果，准备进行信息化的企业应该认真分析这些因素对信息系统建设的约束性，这些因素甚至在一定程度上决定着管理信息系统的成败。

这些因素主要有生产过程、组织规模、管理的规范化程度、组织的系统性、信息处理与人等。

下面主要分析上述五个因素对信息系统应用的影响。

一．生产过程的特征不同行业的企业具有不同的生产过程，即便是同一个行业的企业，其采用的管理方法和手段也是有区别的。

管理方法和手段应该与企业的实际状况进行结合才能发挥出比较好的效果。

工业行业可以分为三类：1.采掘业。

采掘业是从自然界直接开采各种原料、燃料的工业部门，主要包括各种金属和非金属矿（如煤炭、铁矿、石油与天然气、化学矿等）采选，木材采伐及自来水的生产与供应等。

其特点为：①以自然界的天然物质为劳动对象，其产品是制造业必须的原材料；②建设周期长，投资大，产品运输量大；③矿床资源有限。

发展采掘工业必须考虑其资源、储量、品位、赋存条件及其分布、国家急需程度、所处的交通地理位置，以决定其合理的开采规模、年限和开发时序。

2.冶炼业。

它是对采掘业所提供的物料进行深加工的行业，物料经过加工后，其化学、物理特性都会发生转变。

冶炼业所使用的机器设备专用程度比较高，该行业大多是流程式生产。

在该行业中大多采用现代化的管理方法与思想，如计划评审技术、线性规划的最优决策等。

3. 制造业。

是指对制造资源（物料、能源、设备、工具、资金、技术、信息和人力等），按照市场要求，通过制造过程，转化为可供人们使用和利用的工业品与生活消费品的行业，包括扣除采掘业、公用业后的所有30个行业。

目前，作为我国国民经济的支柱产业，制造业是我国经济增长的主导部门和经济转型的基础；作为经济社会发展的重要依托，制造业是我国城镇就业的主要渠道和国际竞争力的集中体现。

上述三个行业都属于流程式生产或者离散式生产，采掘业和冶炼业往往属于流程式生产，制造业往往属于离散式生产。

典型的流程生产行业有医药,石油化工, 水泥等领域.这些行业每一个生产工序都是以前一个生产工序的结果为基础的，生产工序之间的联系密不可分。

制造业的离散式生产过程是将原材料加工成零件，由零件组装成部件，最后总装成产品，他要求各级本作业之间设有相当的存储，每项作业也可以独立的进行。

各级作业之间的关系较流程式生产要松散的多。

典型的离散制造行业主要包括机械制造,电子电器,航空制造,汽车制造等行业. 流程式企业和离散式企业在应用MIS上的不同主要体现在以下几个方面：1.自动化水平离散制造业企业由于是离散加工,产品的质量和生产率很大程度依赖于工人的技术水平. 离散制造业企业一般是人员密集型企业,自动化水平相对较低，虽说一些制造行业采用了机器手臂或者是流水式生产，但是其自动化水平相对于流程式生产来说还是低得多，对员工的依赖相对于流程式生产则要大的多，即产品的质量在很大程度上取决于工人的技术熟练水平和掌握工艺的水准。

流程生产行业企业,则大多采用大规模生产方式,生产工艺技术成熟,广泛采用PCS(过程控制系统),控制生产工艺条件的自动化设备比较成熟.因此,流程生产行业企业生产过程多数是自动化的,生产车间的人员主要是监督和维修设备。

2.数据采集离散企业的数据采集,以手工上报为主。

由于离散式生产企业严重依赖员工，生产过程的数据采集也离不开员工的统计。

流程生产行业的自动化程度较高.在检测方面,各种智能仪表,数字传感器已普遍应用;过程控制则广泛采用以小型机为主的自动控制系统.这些自动化设备,能自动准确记录各种生产现场信息.。

比如某炼油厂就采用了灌区自动控制系统，该系统采用了数据采集模块以及工业级计算机来构造球罐区的SCADA系统。

系统结构采用主站带一个本地扩展站的方式形成，日后系统可在现有的基础上平滑扩容。

系统完成的功能为对罐区液位，温度，压力，可燃性气体等数据的采集和对罐区快速切断阀的联锁控制及几路装置的闭环回路自动控制。

SCADA(Supervisory Control And Data Acquisition)系统，即数据采集与监视控制系统。

SCADA 系统的应用领域很广，它可以应用于电力系统、给水系统、石油、化工等领域的数据采集与监视控制以及过程控制等诸多领域。

二．组织规模组织规模即一个组织中人数的多少，一般来说，组织规模越大，人数越多，业务量也会比较多，同样增多的还有企业的部门数量。

组织规模的大小在应用管理信息系统的时候会分别有其优缺点。

对规模小的组织而言，组织规模越小，MIS应用范围越小，出错的几率也就比较小，这样，系统维护人员较少。

组织规模大则需要长期论证组织内不同部门对信息系统的要求，并且要让信息系统可以支持企业的战略目标，同时也要考虑该组织的特殊性要求。

且组织规模大，应用范围大，出错的几率也就比较大，系统维护的人员多。

从资金的绝对数量上来说，大规模的组织应用管理信息系统时远远超过小规模的组织。

但是组织规模小的组织在开发MIS时虽然要比大公司使用较少资金，但是资金的使用也是十分可观的，因为小规模的组织本身资金规模就小，本来就已经不充裕的资金在进行管理信息系统的开发的时候，小规模组织可能面临资金不足或者要求较快的投资收益，而这一切则隐藏着危机。

因为管理信息系统的开发是需要一定的时间成本，且对员工的培训以及管理信息系统是否可以很好支持企业的业务则需要实践的验证和反复的修改。

上述的目标不是在短期内就可以达到的。

另外的，受系统性能的制约，系统功能的发挥受到了限制，难以实现良好的经济效益。

三．管理的规范化程度管理的规范化程度与组织规模的大小有着明显的相关性。

大企业由于已经形成了成熟的管理经验和方法，会有严格的规章制度，一方面机构比较完备，同时管理活动也会比较规范化。

小规模组织的管理由于领导手中有较大的权力，管理上会呈现出无序化和随意化的倾向，各部门之间的联系也会较为松散且缺乏相应的制度说明。

如果在实行管理信息系统之前，企业的业务处理是高效率的，那么将其用规范的MIS方法处理后，效率将大大提高。

如果在实行管理信息系统之前，该系统的业务处理效率是比较低下的，那么建议先根据信息技术的特点，按照业务流程重组的原则，对企业原有业务流程进行优化。

下面用实例说明管理的规范化程度对应用信息系统的影响：Ford的管理者们认为，由于工作流程的合理化和实行MIS,可以减少20%的成本。

当Ford 满怀信心要将应付账款部门规模缩减到400人的时候，Mazda的应付账款部门却只有5人。

这种绝对数字上的差异是令人震惊的，因此，Ford的管理者们提高了目标：“应付款部门要裁减数百名员工。

”应付账款部门花费大部分时间在单据不符的情况，例如采购单、验收单和应付款单不符合。

在这种情形下，员工必须调查差异，延迟付款、给上级写报告，而这些都导致了流程的拖延。

在新的流程下，当采购部门订货时，将该信息输入在线处理的数据库中，它不需要再寄任何备份的订购单给其他单位。

当订购的货物运到时，验收部门员工核对是否和数据库中已经存在的某一笔采购单相符。

加入正确无误，就接受此货物并将这笔交易输入电脑系统。

相反的，假如未来在数据库中没有找到相对应的采购单，只要将其退回。

在旧有的流程下，会计部门在核准付款给供应商之前，必须审核采购单、验收单、应付款单的14个项目，看看是否相符。

而新的方法却只要核对采购单和验收记录中的三个项目：货物编号、数量、供应商代码。

从这个案例我们可以看出，如果先前的业务处理流程是缺乏效率的，不规范的，那么是不适宜采用信息系统的，所以非常有必要对其进行业务流程重组。

四．组织的系统性组织在经过长时间的运转后，在此期间必然会根据实际的需要对管理环节和业务处理过程进行了更改，此时，生产过程、产品结构、组织结构等方面已经成了一个让人难以清楚描述的黑匣子。

我们虽然可以看到该系统的进入和输出。

但是却无法精确描述该过程产生的细节。

比如组织采用了某一项技术，的确也提高了生产效率。

但是该项技术被用于生产过程的什么环节，以及真正对该环节负责的管理人员是谁，产生的效率的提高到底有多少？则是一个难以清晰描述的问题。

这种黑匣子的系统是无法进行精确的量化的，它也无法产生对决策有用的数据。

而一个系统化的组织则完全相反。

系统性的组织其整个业务过程是系统化的，每一个步骤可以被准确地描述和量化，施加在每一个步骤上的管理方法和手段也是清晰和透明的，并且清楚知道某一个步骤上管理方法的改进对该步骤和整个业务过程产生了何种影响。

五．信息处理与人管理信息系统在处理结构化决策方面有着不可替代的优势，它可以迅速准确的计算出数据，并且可以长期对数据进行保留，可以对现实的管理环境进行模拟和仿真，能够对线性规划问题迅速求解，得出最优方案。

但是在面对非结构化决策时，由于管理信息系统缺乏逻辑推理性，缺乏进行决策的创造力和想象力，是无法对例外事情的决策制定解决方案的。

而人则可以完成上述内容，且可以完成与人有关的各种问题，也可以根据大量的知识进行模糊处理。

因此应该两者结合才能从容解决所有结构化问题和非结构化问题。

在信息系统中，人既是创造者，同时也是使用者。

因此应该让人和信息系统达到一种和谐的状态，而达到这样的状态，则要从以下几个方面着手：1.信息系统界面的人性化。

所谓的界面人性化是指该界面应该具有容易上手，容易学会，容易操作等特点。

系统应该可以支持不同用户的不同需求，要达到这样的目的则要通过人机交互的手段来完成。

2.人与信息系统的合理分工。

信息系统不可能代替人的一切劳动，至少指令的发布，进行模糊推理和与人打交道是需要以人为主体来进行的。

而计算机则要进行数据的存储，数据的处理，数据的传输等内容。

只有通过这样合理的人机分工，才能最大程度的发挥信息系统的作用。

3.提高信息系统的计算能力。

由于社会的发展，商业活动的日益繁荣，生产过程的实际需要。

上述内容都需要信息系统需要有强大的计算能力，比如对生产资源分配问题，是需要经过大量的线性计算才可以完成的。

对未来销售情况的预测，则要用到历史销售数据和同行业其他企业的销售数据，也是离不开强大的数据处理能力的。

信息系统还应该可以提供各种管理模型、软件开发工具，这样可以方便用户根据使用需要建立自己所需要的管理模型，从而解决实际过程中遇到的问题。

4.对人员进行培训。

首先是对管理信息系统的开发人员进行培训，使得他们完全具备开发信息系统的知识和能力。