铁路工程内业资料管理

二、函件传递程序
业 主 总监代表处 驻地监理处 承包人
业 主
—○●○●○●总监代表处○●
—
○●
○●
驻地监理处
○●
○●
—
○●
承包人
●
○
○●
—
注：●主送 ○抄送
第三节 文函的常见问题与注意事项
一、文函常见问题 1、格式错误 (1)主送单位和抄送单位不分。 (2)字体、字号、行距不正确。 (3)印章不规范，甚至漏盖章。 (4)错字、病句重复出现。 (5)附件不全。 (6)发送时间不规范。 2、内容表述不清：行文的目的不明确，文 字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针 对性不强，甚至答非所问。
4、内业资料构成和分类 (1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄 清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招 标、施工合同有关资料。 (2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试 验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度 计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整， 以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、 核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关 费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变 更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料 －规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全 生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备 检验检测记录。 (3)竣工文件 。
四、案卷质量标准： 1、归档文件，齐全完整； 2、分类清楚，保持联系； 3、题名确切，容易查找； 4、卷内排列，系统条理； 5、保管期限准确； 6、密级划分恰当； 7、案卷装订整齐美观； 8、声像资料清楚清晰。
第二节 施工资料的编制要求
（一）路基工程 1、路基土石方工程：按照分部工程1～3km路段 的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理 检测资料。 2、排水工程：按照路线前进方向1～3km路段整 理分项工程检测资料，各分部工程应清楚地反映 在卷册目录中。 3、小桥（含符合小桥标准的通道、人行天桥 和渡槽）：每座为一分部工程，各分项工程分别 整理资料，符合小桥标准的通道并入该部整理。
第三部分
施工资料管理
第一节 质检资料的整理与注意事项 一、填制说明 1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。 2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。 （可以采用电脑统一打印方式）。 3、合同号：填写“合同段代号”，如二合同为 “二”。 4、编号：暂不填写。 5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。 6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。 7、监理评语填“符合规范及设计要求”。
第四点 计量支付资料的整理与注意事项
一、计量支付人员掌握内容 1、全面熟悉合同规定 2、复核工程量 3、现场调整
二、计量支付工作注意事项 1、工作时效性 2、数据准确性 3、人员稳定性
第四部分 竣工资料的整理与归档
第一节 档案案卷构成及质量要求 一、案卷组成及其立卷要求 1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、 卷页（包括件封面、件内目录）及卷内备考表组成。案 卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在 对应位置。或者打印在蜡纸上，用黑色油墨印刷在案卷 封面。 2、立卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科 技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。 3、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有 关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整，且做到 手续完备。
二、案卷填写要求 1、案卷封面见附件2 2、卷脊见附件3 3、借卷守则见附件4 4、卷内目录见附件5 5、卷内备考表见附件6 6、卷页（包括件封面见附件9、件内 目录见附件10）
三、立卷中有关注意事项 1、归档文件材料采用三孔一线方法装 订，装订线距左边10mm。装订前去掉金属 物，用白色档案专用线装订；文件材料装 订边和下边一定取齐；横表格的文件材料， 应把表头向左装订。对批示、签注意见写 在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对 用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。文 件处理单及拟稿纸等不再一并装订。图纸 可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张 加盖件号章。
目
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分 第五部分
录
概 述 文函管理 施工资料管理 竣工资料整理与归档 资料整理提纲
第一部分
概
述
1、内业资料的作用 铁路工程内业资料是直接反映施工过程工 程质量控制的重要载体，是日后铁路通车运营 管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业 资料整理是当前铁路工程施工管理的一项重要 内容，也是反映铁路工程施工管理水平的主要 方面。
2、内业资料存在问题的原因 一是平时不重视内业资料的管理，普遍存 在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料 的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导 致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二 是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频 繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时 已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯 错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案 管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差， 且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节， 导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。
4、涵洞：每道涵洞作为一个分项工程。 涵洞混凝土构件的预制应作为一个独立的 分项工程。各分项工程分别整理资料，并 按1～3km路段划分分部工程单元，不再按 类型划分，符合涵洞标准的通道并入该项。 5、砌筑防护工程：按各分项工程1～ 3km路段沿路线前进方向分别整理检测资料。 6、大型挡土墙、组合式挡土墙：每处 为一个分部工程，各分项工程分别整理资 料。
件号章内容包括案卷顺序号（或档号）、件 号和页数，用4号仿宋体，采用手写体，要求字 迹清晰、工整，件号章盖在卷内每件资料首页 （即件封皮）的左上角，距上边沿1cm，左边沿 2cm的位置，格式见下页图：
2、同一案卷内有不同保管期限的文件， 该案卷保管期限应从长，同一案卷内有不 同密级的文件，应以高密级为本卷密级； 3、案卷不宜过厚，一般不超过40mm， 每件资料不的超过20mm，每盒内最多可放4 件资料，若文件材料较多，可分成若干册。 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件 应分别组卷；
二、资料排放顺序的基本要求 1、路基工程 按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别 装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检 测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。 2、路面工程 按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基 本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号 里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左 幅在上，右幅在下。
二、质量评定的注意事项 1、工程大面积展开施工前，首先要及 时正确的划分单位、分部和分项工程，依据 单位、分部、分项工程的划分情况进行质检 资料的整理，便于完成后的质量评定。 2、质量评定工作要安排专人进行，专 人负责，评定时要切实依据《铁路工程质量 检验评定标准》（JTG F80/1－2004）要求 和工程质检资料的实际，切记脱离实际，盲 目进行。
4、归档文件材料，必须书写工整，字 迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、 表格A4，图纸A3），竣工档案资料用纸统 一规格（A4纸70g），禁止使用圆珠笔、铅 笔、红墨水、纯蓝墨水等不易长久保存的 书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成 的文件材料（复写纸、传真纸）应复印保 存； 5、档案盒内各件文件资料单独装订， 卷内封面及卷内目录统一采用胶装。
二、文函处理注意事项 1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来 文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理 对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该 阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。 2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函 的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要 求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。 3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要 保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做 到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的 文件及时存档、备查。 4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。
一、存在问题 1、分项工程质量检验评定表（如表1）中实测值或 实测偏差值一列所列10个检测值偏少，无法填写上百个 的检测值。在此，建议适当改变一下表式（如表2），增 加一个附表（如表3）更方便填写。 2、分项工程质量检验评定表（如表1）中质量评定 得分一列是填写加权得分，还是加权后的计算得分容易 理解模糊。在此，建议适当改变一下表式（如表2），直 接填写加权得分。 3、分项工程质量检验评定时，对小桥涵的评定如果 按标准要求1～3公里的小桥涵和符合小桥标准的通道进 行评定，将打乱结构物的整体性。在此，建议增加子分 项，每座结构物单独评定后再汇总。
3、桥梁工程 按路线前进方向，按每座结构物分别装 盒。结构物下部结构资料按墩、台编号由小 到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排 列，即基础在上，桥面系工程在下。 4、试验资料中的施工检测部分（如砼 强度、路面强度等）归到相应检测资料之后， 各种试验配合比、原材料检测等资料独立装 盒。
三、资料填写中的常见错误及注意事项 1、签字人员不统一，字迹不一致。 （1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。 （2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。 2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。 （1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序 来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时 间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日 期上不对应。 （2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时 间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的 制件日期。
3、资料数据间的逻辑关系经不起推敲。如钻孔灌注桩中钻孔 深度、钻孔前孔底标高、沉淀层厚度、孔深等几项内容分在 不同的检测阶段，填写在不同的表格内，却存在一定的逻辑 关系，要仔细推算；路基填筑表格中高程检验、压实厚度检 验、宽度检验、横坡检验等在数据上也存在一定的逻辑关系。 4、填写内容不符合图纸及规范。对每一分项工程中的重要指 标必须全部合格。不仅单值合格，而且评定值也必须合格。 搞清表格中是填写规定值还是偏差值，要根据情况和要求去 填写，表格中的数据来自施工现场，但应满足设计和规范要 求。 5、表格的顺序及种类应根据各分项工程的工序来定，一般情 况，每个工序都要做记录和检验，不得漏项。 6、资料中存在明显的数据错误、涂改、漏填现象。 7、填写字迹潦草、纸面污染、纸张大小、重量、格式不统一。
第二点 质量评定资料的整理与注意事项 分项工程质量评定是工程项目中间或全部 交工后，将检表和试表的结果汇总，按照《公 路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－ 2004）规定对分项、分部、单位工程和整个合 同段工程质量进行评定。评定表式按照《公路 工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004） 附录J所列主要有五种：分项工程质量检验评定 表、分部工程质量检验评定表、单位工程质量 检验评定表、合同段质量检验评定表和工程汇 总表。
3、内业资料整理要求 “全”、“准”、“严”：“全”就 是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、 资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不 足等现象。“准”就是在内业资料整理上 严把准确关，确保资料填写的内容和数据 的准确性，经得起推敲和检查。“严”就 是在内业资料格式和组卷上，严把审查关， 不合格的内业资料严禁进入工程档案室。
5、内业资料管理注意事项 (1)明确职责、协调配合。 (2)加强督促检查，规范档案管理。 (3)学习业务、提高管理水平。
第二部分
文函的管理
第一节 文函的一般规定 1、基本要求 纸张、颜色、字体、印章、装订、 各要素要求。
第二节
文函的管理制度
一、一般规定 1、项目部行文、用印由项目经理负责，发 出的各种报告必须书面化、专业化。 2、文档管理必须由专人负责，发文和转发 文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。 3、收文应做好登记，应及时送交负责人批 阅处理，并及时归档。 4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、 通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、 签认。 5、文档管理者应认真记录文档处理过程和 结果，并做好分类整理归档。