WORD中如何进行邮件合并PPT课件
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Word邮件合并课件
指定（或创建）数据 源
邮件合并
插入邮件合并域
三、制作信封
信封：尺寸为110mm×220mm
合并域（客户姓名）
邮件合并
合并域（邮政编码） 合并域（地址）
四、小结：
邮件合并
1．在操作中注意机器提示信息，学会计算机软件的自学方法。
2.邮件合并的概念及邮件合并的操作步骤： 创建主文档
指定（或创建）数据源
邮件合并
创设情境：
• 我校三年学生小王在某公司实习，做文秘 工作。一天公司经理让小王在一天之内给 公司的客户都打印出一封信函。小王当时 就傻了眼，因为公司有几千名客户。小王 在那里奋战了二个多小时，只做出2百多封， 万般无奈之下，想起了老师，于是打电话 回学校向老师求救。
分析此任务的特征：
分析此任务的特征：
邮件合并
插入邮件合并域
五、作业
邮件合并
我校要招开家长会，给全校2000名同学每位同学制作一份家 长会通知，2000名同学的班级及姓名已经存放在EXCLE文件中。
邮件合并
一、什么是邮件合并
1.概念 是在主文档的固定内容中，用数据替代指定的内容，从而批量生成需要 的文档
2．组成部分
邮件合并
主文档：包括要重复出现的信息 数据源：用来提供替换的数据。
合并域：用于指示 Word 在何处插入数据源中的数合并
进入工具——邮件合并 创建主文档
（1）每封信的绝大部分内容相同，只有姓名和 服务帐号不同。
（2）所有客户的信息，都存放在EXCEL文件中。 （3）信函数量较大。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
解决办法就是：让EXCEL文件中的数据自动替换信函中的客户姓名和服务 帐号，生成所需的信函。
邮件合并课件.ppt
２．数学集合、函数预习 ３．英语写作训练３篇
需要更改的
４．综合暑假综合检测１册
合并域：数据记录中的每一项在主文档中的位置。
想想建立了学生成绩表后可以修改学 生的成绩信息吗？成绩表中的数据修 改以后成绩单中的数据会发生改变吗？
一．包含合并域的主文档 二．数据源文件
邮件合并步骤 １．制作主文档 ２．制作数据源 4．合并到文档
3.选取数据源 插入合并域
邮编： 地址： 收件人：
重庆育才中学校 邮编：４０００５０
录取通知书
亲爱的
同学录取你到我校高２０２０级学习。请凭此通知书来我
校报道，具体报到时间地点详见《新生入学须知》。
证书编号：
２０１７年６月３０日 重庆育才中学校
数据源的数据可以是照片吗？
方案二：与其他年级的教务员合作，共同完成
固定不变
高2018级第一学月成绩通知书
பைடு நூலகம்
固定不变的
亲爱的＿＿＿同学第一学月刚结束，感谢你这学期的努力和付出。现将 你的成绩公布如下，望你在暑期里积蓄能量在新学期再创新佳绩！
语文
数学
英语
综合
总分
另附本学月周末作业：
１．语文阅读书目自选２本，建议书目《老人与海》、《野草集》
我们学校高一年级第一次月考刚结束，学生成绩也刚统计完成。这时学校教 务员接到年级主任要求说，年级800名学生的成绩单需要再30分钟后拿到， 以便班主任进行发放。这可苦恼了教务员
思考：教务员要在30分钟内完成800份成绩单的制作，你觉得教务员能在规 定时间内完成吗？你有哪些方法能帮助他完成呢？
方案一：先制作一份，然后复制800份，再逐个替换姓名和成绩
Word 2010邮件合并PPT
任务23 目录的制作
图3-65 “目录”对话框 12
3-69
任务23 目录的制作
图
“ 修 改 样 式 ” 对 话 框
13
1.1 创建与编辑主文档
（1）建立一个新文档或打开一个现有的文档(此文 档为主文档)。 （2）输入文档中带有共性的部分，文件保存。 （3）选择“邮件” ——“邮件与信函”——“邮件 合并”项（如图1-1所示）。
修改样式
操作命令：
• 在“开始”选项卡的“样式”组中单击右下角的 向下箭头，打开“样式”列表
• 在“样式”列表中单击“新建样式”按钮 ，弹 出“根据格式设置创建新样式”对话框
2020/3/11
第5章 Word高级应用—排版毕业论文
25
新建样式
第5章 Word高级应用—
26
排版毕业论文
2020/3/2161
10
任务23 目录的制作
• 对各级标题设置“标题1、2…”样式 • 确定安放“目录”的位置（插入点） • 插入目录：“引用”选项卡→“目录”功能组
→“目录”列表→选择“插入目录” →“目录” 对话框→“目录”选项卡→按要求设置“格式” ，“确定”后插入目录。 • 目录修改和更新
“更新目录”对话框
11
27
7
任务22 宏的使用
[相关知识与技能]
1. 创建宏
可以使用宏记录器录制一系列操作来创建宏，也可以在 Visual Basic 编辑器中输入代码来创建宏。
视图→宏 →录制宏
输入宏名
确定
指定保存位置
设置快捷键
录制：
执行要包含在 宏中的操作
视图→宏→ “停止录制”
2. 运行宏
录制时的 光标形状
邮件合并课件.ppt
在学校的哪些方面我们可以用 邮件合并技术来解决问题？
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
(1)制作学生成绩通知书；(2)在上题基础 上，依据总分按递减的顺序进行排序记录，并 合并记录。3、筛选出各科成绩在80分及以上 学生的记录进行合并，将该生评为“三好学 生”。
Excel成绩统计
Excel成绩统计
1. 科目均分：average函数 2. 及格人数以及优秀人数：countif 函数
课前引导
省联考考试结束后，学校最重要的一项工作就是统
计成绩，制作荣誉证书。试想一想：一个年级要表彰近百
名学生，假若让你来做荣誉证书，你能否在尽量短的时间
内完成这个任务？你打算怎么做？是先建1张空白荣誉证书， 再复制100个，再在证书中逐个输入数据，然后打印（缺陷： 任务量大；不能保证100%输入正确），还是有其他的办法？
在Word软件中的“邮件合并”命令就具有这样的功能，它
能很好地帮我们解决并打印这类问题。
邮件合并中一些基本概念
主文档：指每个打印文档中都相同的文本
数据源：包含每个打印文档中特定的文本 合并域：告诉WORD去哪里查找存储在 数据源中的信息。数据源以合并域的方 式与主文档进行组合
建立主文档
建立一个Word文档，输入荣誉证书的主体内容，并进行适当的排版。
Excel成绩统计
3. 总分：sum函数 4. 排名：rank函数（需用单元绝对地址，在行号和列标前
加$符号）
◆ 举一反三
思考:既然模板和数据库列表可以实现合并，那么除了信封合并 外能不能制作其他的东西呢？
◆ 学生证结构分析
主文档
数据列表
◆ 评价小结
1、 效果评价
● 点评学生作品
2、 要点回顾
● 邮件合并技术要点：主文档和数据库 ● 邮件合并制作过程 ● 开拓思维：创意利用合并技术
中文处理系统Word 2000公开课课件——邮件合并
（1）单击“邮件合并帮助器”对话框中“主文档” 下的“编辑”按钮，回到主文档的编辑状态，此 时，窗口中还将显示一个新的工具栏——“邮件合 并”工具Байду номын сангаас（如图3.69所示）。
（2）在主文档中输入或编辑不变的公用部分的文本 内容。
（3）在需要插入合并域的位置设置插入点，单击 “邮件合并”工具栏上的“插入合并域”下拉按 钮，在显示的“合并域”中单击所需插入的域名。
（2）在“合并”对话框中的“合并到”下拉列表框 中有三个选项“新建文档”、“打印机”、“电 子邮件”，根据需要选择其中一项。
（3）在“要合并的记录”选项中设置要合并的记录。 （4）单击“合并”按钮。
图3.71 “合并”对话框
课后作业
1.简述创建主文档的步骤. 2.如何打开和创建数据源. 3.简述插入合并域的步骤.
邮件合并
主讲教师：
3.7 邮件合并
3.7.1 创建主文档
创建主文档的操作步骤如下：
（1）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”命令 按 钮，或打开一个已有文档。 （2）单击“工具”|“邮件合并”命令，将打开如图 3.66所示的“邮件合并帮助器”对 话框。 （3）单击“主文档”选项下的“创建”按钮，将显示 主文档的类型选项供用户选择。
录取通知书 《姓名》同学： 你已被录取到我校《系》系《专业》专业，请你于 2000年《报到日期》携带本通知书来校报到。
XX大学 2000年8月12日
图3.70 插入合并域
3.7.4 合并
（1）在“邮件合并帮助器”对话框中单击“合并数 据和文档”下的“合并”按钮，打开“合并”对 话框，如图3.71所示。
图3.66 “邮件合并帮助器”对话 框
3.7.2 打开或创建数据源
（2）在主文档中输入或编辑不变的公用部分的文本 内容。
（3）在需要插入合并域的位置设置插入点，单击 “邮件合并”工具栏上的“插入合并域”下拉按 钮，在显示的“合并域”中单击所需插入的域名。
（2）在“合并”对话框中的“合并到”下拉列表框 中有三个选项“新建文档”、“打印机”、“电 子邮件”，根据需要选择其中一项。
（3）在“要合并的记录”选项中设置要合并的记录。 （4）单击“合并”按钮。
图3.71 “合并”对话框
课后作业
1.简述创建主文档的步骤. 2.如何打开和创建数据源. 3.简述插入合并域的步骤.
邮件合并
主讲教师：
3.7 邮件合并
3.7.1 创建主文档
创建主文档的操作步骤如下：
（1）单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”命令 按 钮，或打开一个已有文档。 （2）单击“工具”|“邮件合并”命令，将打开如图 3.66所示的“邮件合并帮助器”对 话框。 （3）单击“主文档”选项下的“创建”按钮，将显示 主文档的类型选项供用户选择。
录取通知书 《姓名》同学： 你已被录取到我校《系》系《专业》专业，请你于 2000年《报到日期》携带本通知书来校报到。
XX大学 2000年8月12日
图3.70 插入合并域
3.7.4 合并
（1）在“邮件合并帮助器”对话框中单击“合并数 据和文档”下的“合并”按钮，打开“合并”对 话框，如图3.71所示。
图3.66 “邮件合并帮助器”对话 框
3.7.2 打开或创建数据源
最新 Word邮件合并课件
（3）邮件合并操作四步骤（同邀请函四步操作方法）
①打开“信封主文档” ； ②打开“邀请函与信封(完整)数据源”； ③插入合并域：邮编、通信地址、姓名域； ④合并到新文档：合并全部记录，生成合并新文档。
（三）合并后的处理
（1）到这一步为止，邮件合并应用完成！
（2）打印预览、打印信函 （3）打印预览、打印信封 （4）封装、邮寄
，空格8个左右的位置；然后单击“插入”选项卡→“形状”下拉
按钮，选择“直线”工具按钮，画出一条较长的下划线，选择“格 式”选项卡→“形状轮廓”下拉按钮，设置为“黑色，文字1”。
然后回车换行，按照“商品名称”的相同方法，输入“型号
”、“产地”、“价格”等相应内容，并画好下划线。
(3)完成后上述第(2)步操作后，将光标回车三行，然后输入 内容：“大润发超市”、“常德市物价局”，并设置字体为“宋体 ”，字号“五号”。 然后单击表格工具“设计”选项卡→“底纹”下拉按钮，选 择“标准色”为橙色，将整个标签页面设置为橙色标签。如下图所 示。
项目十：同学聚会邀请函制作
——邮件合并
一、项目情景
背负行囊，求学他乡， 有多少回忆和思念在梦中萦绕， 有多少酸甜和苦辣想共同分享， 昔日友情，大家是否还能铭记， 旧日故事，大家是否还在谈论， 是不是常常有一种联络的冲动， 是不是常常有一种相聚的期待， 是不是此时心底里有个声音在呐喊：
我们聚会吧！
可是，亲们，你们都在哪里呢？ 几十个人都已各奔东西，信寄往何处？ 几十个人大都失去消息，如何去联络？ QQ上的闲聊，怎能向大家表明这份诚意？ 相互的转告，怎能准确知道大家的心意？ 我多想制作一份精美的信函， 向大家一一发出郑重的邀请。 我多想写上每位同学的名字， 告诉他们我时刻都不曾忘记。
邮件合并ppt课件
第3章文字处理系统Word 2000
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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本章到此结束 谢谢您的光临!
THANK YOUVBRYMUCH!
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
2
Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
第3章文字处理系统Word 20003.创建数据源(1)选择"工具"菜单中的"邮件合并"命令。(2)单击"数据源"下的“获取数据",并选择 “建立数据源"命令(如图3-94所示)。(3)域建立完成后，单击"确定"。(4)单击"编辑数据源",显示“数据表单”对话框(见 图3-95)(5)使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据。
图3-97“套用信函合并文档”演示示例
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第3章文字处理系统Word 2000
· 1邮件合并的过程·2.建立邮件合并主文档·3 .创建数据源· 4.在主文档中插入合并域· 5.将数据合并到主文档
第3章文字处理系统Word 20003.6
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邮件合并
第3章文字处理系统Word 20001.邮件合并的过程·主文档——包含需要分发的文字以及控制Word 在特定位置插入特定数据的域。·数据源——包含姓名、地址以及其他需要插入到 文档中的信息。可以通过“邮件合并帮助器”创建 新的数据源，也可以使用现有文件中的数据。在进行邮件合并操作时，上述两种文件将一起生成合并文档。
3 咕 合并数据和文档合并(M).取消图3-92“邮件合并帮助器”对话框
主文挡创建(C)套用信函L).邮件标签(M)..信封E)...分类(C)...还原为普通 Word 文挡 .
使用以下选项进行邮件合并。请先选择“创建”按钮。
第3章文字处理系统Word 2000
2
Microsoft Word 如果要创建套用信函，可使用活动文档窗口"文档5"或新文档窗口。 新建主文档图3-93 "Microsoft Word"对话框下一页 返回本节首页
如何进行邮件合并 ppt课件
如果已经打开主文档，或
从空白文档开始，则可以 单击“使用当前文档”。如果 选择“从模板开始”或“从现 有文档开始”，可以选择要 使用的模板或文档
ppt课件
6
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▲单击任务窗口下方的“下一步，选取收件人”，进入“选择收件人”。由于我们 已经准备好了Excel格式的数据源“员工工资信息.xlsx”，于是可以在此选择“使 用现有列表”，单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框。但是，为了效率， 建议在之前就把数据源创建好。
如果选择我“编辑单个信函”则可以把合并文档保存在新 的文档中，如‘果选择“打印”链接就可以批量打印合并得 到的多份信函了。在弹出的”合并到打印机“对话框中
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▲系统生成新文档“字母1”，并显示出所 有合并后的信函，Word将所有信函保存 到单个文件中，此处每页一封，如下图， 此时把文档保存为“合并完成后的文 档.docx”。
ppt课件
3
▲新建一个主文档，并保存为“工资单.docx”如下图：
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▲建立数据源、并保存为“员工工资信息.xlsx”如下图：
ppt课件
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▲打开主文档“工资单.docx”，切换到“邮件”选项 卡，在“开始邮件合并”组中单击“开始邮件合并”按 钮，在弹出的下拉列表中选择“邮件合并分步向导” 选项，此时，在窗口右侧弹出“邮件合并”任务窗 口，接下来选择“信函”。单击任务窗格下发的“下 一步，正在启动文档”，进入“选择开始文档”，选 择“使用当前文档”。
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作业： 通过邮件合并来制作录取通知书。
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关闭“插入合并域”对话框，用同样的方法把数据源中的 “姓名、基本工资、岗位工资、奖金、加班津贴、缺勤扣款、 应发工资、公积金、所得税、实发工资”字段插入到主文档 中相应位置。
word与excel邮件合并ppt课件
• 步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号” 域分别插入到主文档中相应的位置。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
17
邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
7
实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
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照片域的实现
• 步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右 下边大的单元格内，我们要在此显示职工的照 片。按“插入--域—IncludePicture—文件名或 URL”下方框内输入任意一个字符，如“1” 确 定。
• 回主文档，按ALT+F9，选中“1”，插入域— 照片名，再按ALT+F9恢复。
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邮件合并技巧
• 1. 用一页纸打印多个邮件
•
利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情
况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要
用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果
的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件
被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？
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实例详细剖析
• 准备工作： • 准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像
Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以 作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需 要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。 • 需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据 库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。 • 例如：一个EXCEL工作薄里面包含了编号、准考证号、考生姓名及 其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的 路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或 姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，一般和主文 档放到同一文件夹内最好，每位考生的照片文件名和准考证号相对 应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作 的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔 细校对正确。
预习课件：Word邮件合并功能的用法
这些生活或工作中碰到的事情有相似的特 点：
发送或制作的量很大 内容相同或相似
如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽 然没多大的难点，关键是量大。微软为了 解决这些问题在word里提供了邮件合并的 功能。
邮件合并产生的由来
邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发 送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、 收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来 的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。
数量的设置
可以复制、删除、剪切添加的域
格式上的设置
给域在字体、字号、颜色上等的设置 当然还有其它设置（后面讲述）
关于在合并过程中合并数量的设置
如果在合并中不想合并某些数据或某些记 录该如何设置
合并前设置 合并中设置 合并后设置
合并前设置---在数据源上设置
在数据源链接到主文档之前，把数据源中 不想要合并进去的数据去掉
插入普通类型的域
插入智能判断类型的域
我们上述讲述的一切操作都是基于通过邮 件合并工具栏进行的，其实在使用邮件合 并功能合并文档时还可以通过向导的方式 逐步的完成，只不过它的灵活性欠缺些， 不建议采用向导的方式合并。
通过邮件合并向导
单击工具菜单---信函与邮件---邮件合并 该向导需要分六步完成
手机
手机
Word提供群发邮件的功能
由word邮件合并功能提供的可以从本地群 发到对方邮箱的功能。
本地
网络
Word内实现群发邮件的条件
满足以下条件：
必须联网 数据源里含有邮箱数据 本机必须安装有微软公司开发的outlook express 或outlook 2003 软件 Ie浏览器进行相关的设置 最后结果并没有真的发送到对方的邮箱里还得通 过outlook进行二次发送。
《Word 2003精品教程》教学课件 第9章 使用邮件合并
• 9.1.3 使用邮件合并向导制作邀请 函
1
翻开已建立的主文档， 选择“工具〞>“信函与 邮件〞>“邮件合并〞菜 单
翻开“邮件合并〞任务窗格， 选择文档类型为“信函〞，
2 单击“下一步：正在启动文
档〞超链接，单击“使用当 前文档〞单项选择钮，然后 单击“下一步：选取收件人 〞超链接
4
翻开“邮件合并收件人 〞对话框，选择收件人 记录，单击“确定〞按 钮
入“女士〞，设置完毕
单击“确定〞按钮
为了以前方便打印或
修改，单击“邮件合
并〞任务窗格中的
10
“编辑个人信函〞超
链接
插入文档中字段格式 与主文档中的不一致，
9 调整其字体和字号， 然后单击“下一步： 预览信函〞超链接， 预览信函效果，然后 单击“下一步：完成 合并〞超链接
11
在翻开的“合并到新文档〞 对话框中选择“全部〞单项 选择钮，单击“确定〞按钮， 将全部记录都合并到一个新 文档中
新建一个空白文档，
1 输入图中所示的数据 源文件内容。其中， 第1行为标题行，其 他行为记录行
• 9.1.2 建立主文档
主文档中包含了信函的 根本内容，新建文档并 输入内容，然后保存主 文档即可。本例建立的 主文档如图中所示，保 存文件名为“邀请函〞
选择“文件〞>“保存 〞菜单，翻开“另存
2 为〞对话框，设置文 档的保存位置及文件 名，如“人员名单〞， 然后单击“保存〞按 钮
• 9.2.2 使用中文信封向导制作单个信封
1
选择“工具〞>“信函与邮件〞>“中文信封向导〞菜 单，翻开“信封制作向导〞对话框，然后单击“下
一步〞按钮
输入收信人的姓名、称
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
OFFICE技巧家族
哈现代服务职信息技术专题培训
邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
哈现代服务职信息技术专题培训
谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
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➢操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
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➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
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将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
注：有些Word版本的“索引和目录”就 在“插入”下拉菜单中。
提升1：请柬制作
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目录的编制
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主要操作步骤：
➢ 操作步骤1：设置页码 ➢ 操作步骤2：设置标题级别 ➢ 操作步骤3：插入自动目录 ➢ 操作步骤4：更新自动目录
哈现代服务职信息技术专题培训
➢操作步骤1：设置页码
根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然 后为不同的“节”分别设置页码。
将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。
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更新前的目录
更新后的目录
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结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以 不要放弃，坚持就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
•
• 3、把数据源合并到主文档中
哈现代服务职信息技术专题培训
实例演示
• 一、录取通知书 • 1、准备数据源
• 数据源就是数据记录表，其中包含着相关 的字段和记录内容。如Excel表格、VFP或 Access数据库。如果没有现成的数据源，
可以重新建同立学：。
• 2、创建主你文已档被我校
（专业部）
专业
• （1）录 我取校启，报动学到制。Wo年rd，2请0于03建至立《录持取本通通知知书到书》
主文档，效果如下。
哈现代服务职 2013年7月
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• （2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文 档类型”按钮，打开“主文档类型”对话 框，从中选择“文档类型”为“普通Word 文档”。
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打开菜单中的“索引和目录”， 即弹出“索引和目录”对话框。
利用上下箭头可以重新设置目录 中要显示的标题级别。本例中的 标题级别为3级。 点击“修改”，弹出“样式”对 话框。可以在这里选择目录的样 式、修改字体等。 点击“确定”后生成自动目 录。
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分页符
第1章
… …
第2章
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第二节
摘要
Abstract
前言
Ⅰ
Ⅱ
在前言的最后一页插入第二个分节符，使中
英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成
为第三节。
哈现代服务职信息技术专题培训 Ⅵ
➢操作步骤2：设置标题级别
在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所 有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。
样式名称 标题1 标题2 标题3 正文
字体
黑体，非加 粗
宋体，加粗
字体大小 小二号
四号
宋体，加粗 小四号
宋体
小四号
段落格式 段后2行，居中，无缩进
段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 1.5倍行距，首行缩进2字符
应用样式
“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应用“标题 3”样式，正文应用“正文”样式。
• 1、将光标定位于需要开始编页码的页首位 置。
• 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符 ”对话框，在“分隔符类型”下单击选中 “下一页”单选钮。
• 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标 定位于页脚处。
• 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以 哈现代服务职信息技术专题培训
本例的文档结构：
• 第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。 • 正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶
• 三、邮件合并的三个基本过程
• 1、建立主文档
• 主文档就是固定不变的主体内容，比如信 封中的落款、信函中的对每个收信人都不 变的内容等。
• 2、准备好数据源
• 数据源就是含有标题行的数据记录表，其 中包含着相关的字段和记录内容。数据源 表格可以是Word、Excel、Access或 Outlook中的联系人记录表。
数页页眉为论文题目。 • 在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为
“I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页码格 式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。
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分节符 第1节
第2节
分节符 第3节
分节符 第4节
扉页
中文 摘要
英文 摘要
目录
分页符
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邮件合并
在日常的办公过程中，可能有很多数据表，同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
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谢谢大家
荣幸这一路，与你同行
It'S An Honor To Walk With You All The Way
演讲人：XXXXXX 时 间：XX年XX月XX日
• 注：
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ，那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符，每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面，可以选择“目录”， 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
实战演练时间 自选1：通知书制作
自动目录可提供链接功能，按住Ctrl键并单击鼠标，
可直接到达标题所在页。
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➢操作步骤4：更新自动目录
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目录选中后变灰，这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”，再按“确定”键，实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”，弹出“更新目录”对话 框。
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➢操作步骤3：插入自动目录
各级标题设置好之后，将视图从“大纲”视图切回“页面”视图，再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置，系统即可自动生成目录。
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将光标移到准备插入自动目录的 位置，打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
注：有些Word版本的“索引和目录”就 在“插入”下拉菜单中。
提升1：请柬制作
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目录的编制
哈现代服务职信息技术专题培训
主要操作步骤：
➢ 操作步骤1：设置页码 ➢ 操作步骤2：设置标题级别 ➢ 操作步骤3：插入自动目录 ➢ 操作步骤4：更新自动目录
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➢操作步骤1：设置页码
根据文档不同部分的页码设置需求，插入分节符，使文档形成若干部分—节，然 后为不同的“节”分别设置页码。
将光标置于目录中的任意位置，单击鼠标选中目录。
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更新前的目录
更新后的目录
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结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败也是伟大的，所以 不要放弃，坚持就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
•
• 3、把数据源合并到主文档中
哈现代服务职信息技术专题培训
实例演示
• 一、录取通知书 • 1、准备数据源
• 数据源就是数据记录表，其中包含着相关 的字段和记录内容。如Excel表格、VFP或 Access数据库。如果没有现成的数据源，
可以重新建同立学：。
• 2、创建主你文已档被我校
（专业部）
专业
• （1）录 我取校启，报动学到制。Wo年rd，2请0于03建至立《录持取本通通知知书到书》
主文档，效果如下。
哈现代服务职 2013年7月
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• （2）单击“邮件合并”工具栏中“设置文 档类型”按钮，打开“主文档类型”对话 框，从中选择“文档类型”为“普通Word 文档”。
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打开菜单中的“索引和目录”， 即弹出“索引和目录”对话框。
利用上下箭头可以重新设置目录 中要显示的标题级别。本例中的 标题级别为3级。 点击“修改”，弹出“样式”对 话框。可以在这里选择目录的样 式、修改字体等。 点击“确定”后生成自动目 录。
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分页符
第1章
… …
第2章
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第二节
摘要
Abstract
前言
Ⅰ
Ⅱ
在前言的最后一页插入第二个分节符，使中
英文摘要和前言成为第二节，其后的内容成
为第三节。
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➢操作步骤2：设置标题级别
在大纲视图下为文章设置各级标题。大家可根据自己的需求设置标题级别，所 有设置了级别的标题都将在目录中显示出来。
样式名称 标题1 标题2 标题3 正文
字体
黑体，非加 粗
宋体，加粗
字体大小 小二号
四号
宋体，加粗 小四号
宋体
小四号
段落格式 段后2行，居中，无缩进
段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2 字符 1.5倍行距，首行缩进2字符
应用样式
“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应用“标题 3”样式，正文应用“正文”样式。
• 1、将光标定位于需要开始编页码的页首位 置。
• 2、选择“插入-分隔符”，打开“分隔符 ”对话框，在“分隔符类型”下单击选中 “下一页”单选钮。
• 3、选择“视图-页眉和页脚”，并将光标 定位于页脚处。
• 4、在“页眉和页脚”工具栏中依次进行以 哈现代服务职信息技术专题培训
本例的文档结构：
• 第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。 • 正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶
• 三、邮件合并的三个基本过程
• 1、建立主文档
• 主文档就是固定不变的主体内容，比如信 封中的落款、信函中的对每个收信人都不 变的内容等。
• 2、准备好数据源
• 数据源就是含有标题行的数据记录表，其 中包含着相关的字段和记录内容。数据源 表格可以是Word、Excel、Access或 Outlook中的联系人记录表。
数页页眉为论文题目。 • 在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为
“I，Ⅱ，III，…”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页码格 式为“1，2，3，…”，起始页码为“1”。
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分节符 第1节
第2节
分节符 第3节
分节符 第4节
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