关于电脑及网络收发传真的可行性报告

关于电脑及网络收发传真的可行性报告

副总：

一、公司新厂房投入办公使用后，原来集中办公的环境已改变为现在各部门分区域办公，收发传真也由原来的集中区域收发变为现在分部门收发。通过此段时间使用中的观察，发现传真收发业务存在以下几处问题：

（1）：现有的三台传真机分别布置于采购，业务及财务部门，由于没有专职人员管理传真收发，传送文件，经常会出现传真机缺纸，缺墨，死机等问题，时常出现大量传真无法及时接收，打印。

（2）：有纸墨正常情况下，部分其他部门接收并打印出来的传真经常无法及时送达相关人员手中，如属管理，品管，产线等部门的传真时常会无人送达。部分员人在整理传真时，时常会挟带属于其他部门人员的传真。

（3）：经常会接收一些推销性广告传真，此种垃圾传真经常会占据传真机的内存，空耗打印墨盒及纸张。

（4）：任何人都可收发传真，无保密及安全性可言。

二、针对上述几点问题，现提出使用专业软件在公司内部网络及PC基础上收发传真的建议，以下是相关方面的评估及测试：

1.电脑收发传真的意义。

（1）：使用网络收发传真。每位员工都有一个传真分机号，可以在自已的电脑上及时地收发传真，所有能打印的文档都可以发送，支持群发。还可以将传真通过MAIL转发。勿需人工传送，节省时间及人工。

（2）：使用服务器收发可无限量地及时收发传真，发送及接收查看都可在电脑上完成，大部分都勿需再消耗墨盒及纸张打印，可显著降低公司在传真费用上的办公成本。

（3）：安全及保密性相对提高。

2.使用部门评估。

在日常工作当中，经常性使用到传真业务的部门有采购，业务，财务，行政及其他部门。

(*注因公司使用纸张未加严格管制，故以上各部门统计数据为各部门使用员工保守估计，其真实使用量及成本可能高于此数量。行政接收传真数量偏高原因为经常收到推销性广告传真。)

以上表格中收发传真的单月成本计算为1900元，其中发送消耗纸张数量为3200张，传真机墨盒使用数量为6个。采用网络收发传真后，其纸张用量估计可节约80%-90%，打印费用可节省90%，即一个月可节约成本（320*80%+1560*90%=1660元）。一年节省或节约成本1660*12=19920元，而且传真的收发，传递效率更是大大提高。

三、使用软件测试。

使用电脑收发传真的软件现在很多，在此于网络上搜索了三款相对具有代表性的软件分别是：赛门铁克公司的Winfax10.0中文确解版；Eastfax公司的Eastfax6.5测试版；华美科技公司的Gurufax1.4测试版（该公司邮件系统为我公司在用系统），并经过三天的测试，各自的性能综述如下：

（1）：Winfax10.0中文破解版是比较著名的赛门铁克公司的出品，但是由于此软件早已停此更新，而其功亦限于单机，无网络支持功能，虽可支持文档发送，但不支持网络及MAIL转发。与其他软件兼容性较差。

（2）：Eastfax6.5测试版此系统为C-S（Clint-Server）模式软件，该软件运行需单独安装服务端及客户端；系统功能全面，可操作性高，容易上手，介面与outlook Express 相似，并可与之整合。

（3）：Gurufax1.4测试版此系统为现在我公司在用的MAIL服务器软件公司的出品，模式亦为C-S模式，但是其操作介面为基于WEB浏览器的介面，在可操作性方面不佳，软件支持网络收发传真，与其他软件兼容性一般。

四、硬件支持。高性能PC电脑一台,Modem卡两块。（3000元左右），扫描仪一台，电话线路两条。

五、其他。服务器接收传真可置于前台，由前台人员进行日常接收的传真过滤及转发。

另需视情况对客户端使用人员工做使用前培训。

总结：结合以上几点，使用网络收发传真是可行的。建议公司对现有传真收发模式进行更换，以便提高传真的使用效率，降低办公费用，更重要的是在员工的意识中逐步培养无纸化办公，为公司节约成本的概念。

报告人：

MIS XX