财务人员必备的基本技能

整改方案
取消“合并及居中”，录入数据在一行内完成。
整改过程
整改结果
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财务人员需要掌握的EXCEL 技能
技巧
第三宗罪——数据残缺有空白
行吗？
单元格没数据就不填写，不
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技巧
真空白VS假空白
单元格有真空白和假空白之分。 真空白是这个单元格“真没有”数据： ①该单元格从未被填写过 ②曾经填写的数据已经被完全删除
初级用户
熟练使用常用功能+数据透视表+公式
中级用户
…+数组公式+VBA简单编程
高级用户
Excel技能+专业知识+行业经验
专家
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EXCEL 有些是什么？
VBA编程
VBA编程
透视表 函数、图表
透视表 函数、图表
基本操作 基本操作
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如右图，看起来F5： F6的数据内容是 “ * ”。但其实只有 F5有数据，F6对于 Excel来说，值为空。 所以，筛选所有售价 为空白的数据明细， 能得到三条记录。
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技巧
小技巧——“合并及居中”何时使用？
主要是用于要打印的表格，可以使表格看上去更加明晰。
技巧
问题1：无法使用的排序
合并单元格会造成整个数据区域的单元格大小不一。 所以排序时，会提示错误。
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技巧C
问题2：筛选会出错
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技巧
为什么会出错
是因为合并单元格以后，只有首个单元格有数据，其他的都是空白单元格。
该表头占了2行，有什么问题吗？
奇葩的筛选！
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技巧
整改结果
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技巧
制表规范
正确的数据表应满足以下条件： ①一个标题行； ②无合并单元格； ③数据录入统一、规范； ④数据区域中无空白单元格。
空文本与0值
空文本在Excel看来也是数据。 而在我们眼中，它是空白。 这和0值一样。 当单元格数值为0时，Excel也认可该单元格里有数据， 只不过数值为0罢了。
即：不管什么数值，只要有值就是“非空单元格”。
在数值部分的空白单元格里
填写
0值
在文本部分的空白单元格里
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填写
相应的文本数据， “无”或“空”等
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日期常见的错误录入方式
“点”型——以“.”为分隔符录入的日期。 比如：2011.1.10；13.05.08。 “空格”型——以“ ”为分隔符录入的日期。 比如：2011 1 10；13 05 08。
日期常见的正确录入方式
“减号”型——以“-”为分隔符录入的日期。 比如：2011-1-10；2013-5-8。
备份习惯：
重要数据即时备份，定期备份表格，副本操作等。
可以看出：EXCEL 表格的安全性和保护功能，是数据处
理分析的必备技巧。
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2. 使用EXCEL 常犯的错误及其纠正 目录
【错误的来源】 【表结构的错误】 【数据的错误】 【表格存在的问题及纠错】
“正斜杠”型——以“/”为分隔符录入的日期。 比如：2011/1/10；2013/5/8。
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第二宗罪——合并单元格严重破坏了数据结构 合并单元格很工整，有什么问题吗？
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真空白会影响数据分析结果，尤其是做计数统计。
假空白是这个单元格“可以有”数据。 假空白的单元格仅用肉眼看，格内什么都没有。但是选中它
再看编辑栏，却会发现编辑栏里有数据， 内容为=“”（英文的双引号）。 这是一种空文本的概念。
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技巧
同物同名称（名称一致）： 也就是说某对象只能有一个名称，同一对象的名称在 任何表格，任何人员，任何部门里都要保持一致，以 便数据引用。 同表同格式: 相同的表格其格式必须保持相同，以便统计汇总数据。 同一类工作簿/工作表的名称也保持一致的格式 以方便表格翻新时批量修改公式。
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3.3 使用EXCEL表格安全保护方面的专业素养
规范的表格体现你的职业素养
1.表格分发时要保护工作表，限定允许修改的范围； 2.数据加工时注意要勾稽，对比，以检验数据是否完整准确； 3.数据录入要有校验机制，确保数据正确； 4.定期保存工作簿，重要操作后随时保存; 5.定期进行数据备份，临时性的操作最好在复制的副本上进行； 6.设计标准的表格模板，让别人按照你的要求填写数据； 7.不让别人看到公式和修改公式，只允许在指定的区域进行操作；
烦恼
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Excel中如此多的功能、 菜单、函数、图表类型、 VBA代码，如何做到灵 活运用？
我对Excel很感兴趣、可 不知从何学起？ 有没有一套有效的、快 速的学习Excel技能的方 法？
疑问
困惑
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心态
No.1 积极的心态 “兴趣是最好的老师、压力是前进的动力”
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知识结构
Excel 数据分析
Excel VBA与宏
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Excel函数 与公式
Excel数据 处理与操作
Excel图表 与图形
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工作中天天用到Excel, 但除了简单的操作,其他 技巧怎么也掌握不了.重 复的操作耗费大量的时 间、精力！
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3.1 使用EXCEL表格基础常识方面的专业素养
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规范的表格体现你精益求精的工作态度
1.同一类数据要在同一工作表，不要分表保存； 2.同一类型的工作表放在同一个工作薄，同一类工作薄放置在同一文件夹子； 3.不要通过插入空格来排版（姓名间有空格或以空格换行）； 4.各记录间不能有空行空列，不能有小计，合计行； 5.尽量不要使用合并单元格，清单型表格中禁止使用； 6.不要使用中国传统的斜线标题，避免使用多行表头； 7.有列标题，列标题名不重复，列标题为非数字； 8. 同一列为同一数据类型，且要保证各列数据格式的规范性；
方法
No.2 正确的方法 • 循序渐进 • 善用资源、学以致用 • 阅读与实践的结合
坚持 No.3持之以恒的努力，每天进步一点点
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会用EXCEL 偷懒，也是职场的杀手锏 规范的EXCEL 表格要做到……
布局合理； 结构清晰; 数据规范！ 简洁干净； 美观大方！
财务人员必备的基本技 能
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2020/12/10
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培训导师
财务管理咨询资深讲师 上海财大高级国际财务管理师 SIFM 复旦会计专业硕士 MPACC
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Excel用户水平的5个层次
刚刚开始接触
新手
基本掌握常用功能
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偷懒，首先从规范表格做起！
下表是《来访》表的一部分，有问题吗
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第一宗罪——日期录入不规范 日期该如何录入？格式统一就行吗？
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数据的错误：
文本有空行；非法日期；文本型数字；数据中 有特殊字符；数据格式不统一
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2.2 案例：表格存在问题及纠错
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3. 使用EXCEL 表格的专业素养 目录
【基础常识方面的专业素养】 【数据分析方面的专业素养】 【安全保护方面的专业素养】 【表格美化方面的专业素养】
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1.3 遵循表格机构和数据的规范性原则
【EXCELຫໍສະໝຸດ Baidu表格设计的规范性原则】
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数据规范（格式规范）：
表格中的各类数据使用规范的格式，如数字就使用常规 或数值型的格式，日期型数据不能输入 20170501,2017.5.1等不规范的格式。
结构规范:
必须从管理的角度，考虑表格结构应该如何设计，如何 对表格结构进行布局，比如合并单元格，多行标题，斜 线标题。
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2.1 EXCEL 表格容易出现的错误
【EXCEL 表格设计的一致性原则】
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错误的来源：
手工设计表格不规范 系统导入数据不规范
表结构的错误：
多头标题;多列标题; 合并单元格；不同类型数据 放一个单元格；空行；小计……
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3.2 使用EXCEL表格数据分析方面的专业素养
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规范的表格体现你的专业素养
1.需通过计算得出结果的单元格要尽量使用公式，而不是直接填列结果； 2.其他表已有的数据要通过公式引用的表格； 3.不要大范围使用数据有效性，条件格式和数组公式； 4.效用最大化原则; 选用最快捷，最高效的方法进行数据加工 5.实用性原则：灵活使用辅助单元格，化繁为简； 6.注意保护工作表，防止误操作破坏公式与数据； 7.表格名称应规范，有规律； 8. 单元格引用时应正确使用相对引用，绝对引用，以便使用鼠标填充公式。
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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2020/12/10
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根据所处的EXCEL 数据处理的流程环节以及表格的性质， 可以将Excel表格分为：
清单型，报表型，过渡型三大类型；
根据表格的用途确定表格的类型， 然后再确定各类表格的整体机构，布局。
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1.2 要养成一致性原则的习惯
【EXCEL 表格设计的一致性原则】
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第四宗罪——多余的表头
该表头占了2行，有什么问题吗？
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第四宗罪——多余的表头
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1. EXCEL 表格的设计原则 目录
【数据管理原则】 【一致性原则】 【规范性原则】 【安全性原则】
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1.1 要有良好的数据管理理念
要有良好的数据管理理念，理清数据处理的四大步骤，区分三类表格。
结论：
EXCEL表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。
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1.4 提高安全性原则的技巧
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【EXCEL 表格设计的安全性原则】 校验机制：
数据输入时可使用数据有效性校验输入数据。
保护机制:
要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以 修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需 要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后， 造成本表数据丢失。