外贸验货工作流程和注意点

验货工作流程

第一：验货前的准备

工具的准备：箱包一个、个人身份证明、照相机、笔、笔记本、直尺、电话（保持实时畅通）、个人衣物。

第二：收到验货邮件通知。

1：收到公司邮件确认所验产品的数量材料，颜色和尺寸。与厂家联系，确认产品的数量是否达到我公司的验货要求，并包装完成。如未完成，在你到达的时间能否完成。如不能，需要与公司确认是否需要前往。

2：如公司有正确的样板，尽量带样板去。第三：路线、乘车的选择。

1：时间安排。接到验货通知之后尽最大努力早点赶到验货地点。尽量在晚上做车，白天到达。

2：交通工具的选择。在公司没有特殊安排的情况下一般选择大巴，火车，动车等。时间紧.优先选择动车，高铁。

3：路线的选择。在时间允许的范围内.可以直接到达时尽量直接到达。对于不能直接到达时要选择中转站进行中转。

①：关于中转站的选择。中转站要距离目的地近，乘车方便，尽量只要一次中转就能到达目的地。要熟悉地图，特别是中国沿海一带（广州、福建、浙江、江苏）。第三：到达工厂。

1：在工厂所在地的车站时工厂是否安排人员接送。如未安排人员接送可以直接与对方业务人员沟通在沟通后厂家仍不派人，就自己前往。

2：到达工厂后要给公司汇报已到达工厂。（短信）第四：开始验货

1：点数。与资料上的数量进行对比。确保箱数，重量，产品的数量准确无误。并拍照。（照片要清晰）

2：核对外箱的正侧两面的唛头。（公司的货号、商标、纸箱的规格、每箱的数量，箱中的产品，共有多少箱，箱号/唛头的颜色等）。

3：质量的要求。

①：外箱的质量要求。每一款货要进行摔箱测试。对与拒绝摔箱的厂家要明确记入，及时汇报。外箱上对于易碎、防潮等产品需要标签。对于很重的产品外包装要打包带。

②：内盒的要求。要有小标签。对于精品、易碎品要用薄膜垫定位。其他产品要有气泡袋等包装。

③：产品的质量要求。每一款产品的质量要求各不相同，在接到验货资料之后马上要了解产品的质量要求。在验货时对于我们与厂家有争议的，要让厂家拍照发他的直接客人确认。对于比较纠结的问题不要封箱。

4：数量的要求。每次验货一定要按验货资料上的要求把所有的款式，每一款要求的数量检查完全。对于同一款有同一个不合格的问题可以在检查百分之五十后向公司汇报，让公司决定是否还要验。无论什么情况下都不要自己决定。

5：时间的要求。验货时一定要提高工作效率，尽量在公司给予的时间内保质保量完成任务，要说服厂家多安排人手协助。必要时要加班加点完成工作。

6：验货报告

验货报告要精益求精，不能出现任何文字漏洞，所有验货报告上都不要出现建议出

货的字样。验货报告中要把厂家的地址，具体情况，联系人的电话和姓名等准确的反应给公司，每一份验货报告都要厂家代表签字必须是中文，要盖上厂家的公章。

7:拍照

针对以上程序都要拍照，照片要一目了然。要让客人看见照片马上能看出这款货品有什么问题，每一组照片要准确的反应货品的型号，外包装，内包装，数量，重量，产品的规格，颜色功能。有什么问题等。

8：封箱。每次验货只要有合格的产品都要封箱。不封箱除了验多少个多少个不合格9：汇报。

每次验货要在中午吃饭时短信向公司汇报一边厂家配合和产品质量的情况。完成之后都要向公司汇报情况，等侯公司安排.不能私自决定。要全方位的，有准确的，如实的向公司汇报验货情况。一定要先向梁小姐汇报，因为她是我们的直接负责人对于情况了解的比较清楚.可以合理的安排我们的工作。电话不通就信息一定要联系上在和梁小姐联系不上时再向代总汇报。记住每天早晚的两条信息给代总。

10：离开。离开时要与厂家说明情况你来时联系谁走时就联系谁。要向厂家要产品目录。不要一声不吭就走。检查自己所带物品时是否齐全，不要在厂家丢下东西。

无论在任何情况下都要完成验货的每个环节确保没有任何问题了还必须出正式的验货报告并发给公司，电话向公司请示下步工

作安排，否则不能离开工厂! 不然重新验货费用要个人承担请各位一定要却记好好珍惜工作吧！

第五：重验。

1：由于个人原因比如第一次去验没有验完就走的，公司要重验的由第一次去的人承担全部费用。

2：在第一次验货之后厂家质量较差返工完成后与公司协商好第二次检查的时间，公司安排人手去进行第二次或第三次检查的应注意：

（1）：提高验货比例。在第一次验货的基础上提高验货比例。

（2）：基本验货程序与地一次一样。

（3）：在完成验货之后要对第一次验货人封箱的产品进行检查。如时间允许要全检，如不允许也要进行抽检。对于验货的情况要及时汇报给公司，同时要与第一次验货的同事积极沟通，将自己的验货情况与他第一次的情况进行对比。找出各自在验货中没有完善的地方。

在验货过程中容易出现的问题。

第一：当遇到不配合的厂家时。

1：要积极与厂家负责人沟通。不要厂家不配合就直接向公司汇报。首先要自己去想办法，有的时候你不跟厂家说厂家就以为你不需

要，所以要积极与厂家沟通不要造成不必要的误会。

2：在于厂家沟通后，厂家明确表态不配合时。先要自己做半天之后。统计共有多少要验货品自己每天能验多少，要多少天汇报给公司，若请人要请多少人要多长时间做完。没人每天的开支是多少。等都要向公司汇报清楚。在公司未决定之前一定要在厂家验货，不能自己决定没人配合就不验了。

第二：遇到过分热情的厂家时。

1：要提高警惕。这个时候厂家的货肯定是有问题的。不要让厂家的糖衣炮弹蒙蔽了双眼。

2：对待这样的厂家在验货时一定要细心，要比平时跟严格，要打起120分的精神去和他们做斗争。不能应为别人对你好，你就狠不下心纠结这个纠结那个的。要记住厂家不是在对你笑他是在对公司笑。对你身后的公司笑，当你因为这个因为那个在纠结的时候你就是在纠结你还要不要在这个公司工作下去。

3：对于厂家送的红包是绝对不能收的，若厂家强塞给你就要及时交给公司处理。对与厂家送的东西可以收但要汇报，不能因为收了厂家的一点点好处就把自己的本本质工作忘掉，就以为厂家和你是朋友了。要时刻记住厂家就是敌人，对敌人的仁慈就是对自己的残忍。

第三：在验货过程中出现问题

1：对于不能判断的直接归于不合格，如厂家有不同意见的让厂家自己与客户沟通。任何情况下厂家质疑我们的验货标准时，统一的用着句话回复。（我们的验货标准是我们公司的要求，如你方有仍和