高效会议管理(标准版)ppt课件

高效会议管理
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课程目的
一、了解会议常有的缺点和会议的种类 二、掌握会前、会中、会后进行的要领和
原则 三、培养主管主持高效率会议所具备的能
力
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目录
一、权威统计（会议的成本） 二、会议的意义 三、会议的五项功能 四、会议的目的 五、高效率会议的管理技巧 六、关于会议频率的建议 七、会议的分类 八、公司会议规划举例
会后：决议追踪 会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，
并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。
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1.会前准备清单
开会目的是否清楚； 决定与会者名单； 决定由谁来担任会议主席与会议记录者； 决定会议时间、长度与会议地点； 准备好会议所需辅助设备； 决定哪些与会者该做简报与何时做； 暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，
③解决问题；
④宣传政策；
⑤培育训练。
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四、会议的目的
1．开展有效的沟通 2．资讯传达 3．监督员工的工作进展 4．达成协议,解决问题 5．决策和资源共享 6．开发创意 7．激励员工士气 8．巩固经理人的地位8
想思一考想题讨论三分钟 会议为什么没有实效?
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1.会议前的原因
1.欠缺目标。 2.目标不明确。 3.欠缺议程。 4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少)。 5.会议时间不当(周一早上或周五下午)。 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通
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一、权威统计
一个大型企业的主管一 年有60%的时间在开会 （约30%参加上级部门的 会议，30%参加本部门会 议）；
每年召开的会议约240个； 每年会议成本达3500万
元！
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1．直会接议成本的—成工本资、租场地,多媒体设备,
差旅费,食宿费,文件复印费等)。 2. 间接成本—机器设备的折旧、因为会议 而导致的加班 3.机会损失成本(如:不及时处理客户投诉, 不能及时解决本职工作范围内的突发 事件 而造成的损失等)。
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练习题
12月16日,客户将50个样品速递到新华公司后,要 求新华公司尽快按照样品的形状生产1000万产品,并 于2月26日交货. 公司接到如此大的订单有喜有忧,喜 的是这笔订单完成交货后可以为公司带来800万元的 利润.忧的是:
在短短的10天内做不出1000万产品,总经理召集各 部门主管开会,要求业务,生管,制造,品管,研发,采购,工 程等部门全力配合,完成生产任务和准时交货.
（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。 2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）… …
请问:假如你是总经理, 你打算如何召开这次会议?
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会六前要：、想会经前高营准成效备功工率的作会的议，会必议须要管有周理全技的会巧前准备工作。
很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的 讨论过程。
会中：议事过程 是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽
量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。
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3．会议进行中的要领 (续)
(8) 掌握议程，按部就班。
(9) 集中主題，不谈废话。
(10 时间太长，中途休息
。
(11)集中精力，减少走动
。
(12)相关事项，作好記录
。
(13)议题结论，复述一遍
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4.会议参考流程
导言：
主席开场白
讨论过程：
理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。 1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）… …
知开会)。 7.开会通知内容欠周详。
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1.会议前的原因(续)
8.会议地点不当。
9.会议场地设备欠佳。
10 .与会者无准备而来。
11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配 不当。
12.会议不能准时开始。
13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无 不感觉厌烦。
14.向来很少开会，致使每次会议议案堆积过
多。1112..从会议交谊中活的动原。 因2.外界干扰。 3.与会者发言离题。 4.主席出难题。 5.让没有必要留在会场的人员留在会
场。 6.犹豫不决。 7.资料不充足，却贸然决策。 8.少数人垄断会议。
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2.会议中的原因(续)
9.与会者之间交头接耳。
10.与会者不表明真正 感受
或意见。
11.与会者之间争论。
(4)选定最适当的时间、日期、地点（场所）。 (5)主席预估会议可能的状况及结果。 (6)个人接触之应用（会前之沟通）。 (7)指定专人记录和签到。 (8)主席报告本议案和19与会人员之关系，及回
3．会议进行中的要领
(1)准時开会，准時散会。 (2)遵守制度，避免离席。 (3)会议目的，人人清楚。 (4)充分参与，全员发言。 (5)发表意見，条理清楚。 (6)不推責任，不诽他人。 (7)发生争辩，设法缓和。
（12：00）会间休息 6、（12：15）财务事项 7、（12：45）特别事宜 8、（13：15）下次会议细节
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2．会议前的要领
(1)会议人员依目的而定，尽是减少参加人数 （5~12人为宜），明确会议目的。
(2)事先分送议程、议题或草案，以使参加人 员 有所准备。
(3)出席率管制及迟到之管制，代理人应尽避 免。
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二、会议的意义
集思广益的渠道,很 多高水准创意,都是 相互碰撞出来的
显示一个组织或部 门的存在
群体沟通的方式
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三、会议会是议指的两五个或项两功个能以上的人(其中一
个为主持人)，为发挥特定功能而进行的一 种面对面的多向沟通。其特定功能，即指下 列五项功能中的某一项或某几项：
①提供信息；
②汇集信息；
并把议程事先发给与会者； 分发开会通知。 切记:会前准备失败了1,7就意味着准备失败!
例:会议议程
时间: 12月16日上午11点 地点: 公司大会议室
1、（11：00）任命一位会议主席 2、（11：10）为缺席致歉 3、（11：15）批准上次会议备忘录 4、（11：30）上次会议提出的事项 5、（11：45）讨论联络事宜
12.与会者与主席争论。
13.视听器材发生故障。
14.与会者欠缺热心。
15.会议超出预定时间。
16.主席未能总结会议
成果。
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1.欠3.缺会会议议后记录的。原因
2.不能对决议事项进行追踪。 3.不能对会议成败得失进行检讨。 4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会
或工作小组。 5.与会者对会议感到不满。