公司证照管理规定

公司证照管理规定

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公司证照管理制度

一、目的

为加强所有证照原件及其申办原始资料及其重要文件资料的管理，防止遗失并保证按时年检，特制订本制度。

二、借阅原则

一事一借、用毕归还、再用再借、谁用谁借。

三、证照资料的种类

1．证照原件：营业执照、组织机构代码证、外商批准证书、税务登记证、开户许可证、土地使用证、房产证、统计证、社保登记证、专利证书、商标证书、贷款证、外汇管理登记证、章程等证照原件及其申办原始资料。

2．所有资信类文件：如验资报告、审计报告、评估报告、工商联合年检报告等。

3．重要文件，如合作项目合同书、投资项目合同书、公司成立合同书、董事会任命文件、政府部门公文批复等。

4．经董事会或总经理指定要求专管的文件资料。

四、证照资料的保管归档

1、证照原件（除贷款证、外汇管理登记证归财务总监保管外）归行政中心专人统一保管；

2、所有资信类、重要文件由财务总监统一保管；

3、证照原件的电子档由行政中心专人统一保管、更新和传送；

五、证照资料的使用管理

1、各部门因工作需要，借阅、借用、复印证照资料，须到行政中心填写《公司证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管及行政总监同意并签字确认后，可到行政中心专人保管处办理相应手续；

2、行政中心专人保管处仅凭主管领导签批的申请书办理借用、借阅、复印等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理；

3、凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过15天；

4、公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续；

5、不许擅自使用公司的证照进行各种担保；

6、电子档证件的保存和对外使用规范。公司提供“JPG彩色版”或“PDF彩色版”格式供大家使用，在对外办理业务时需按照公司规定并结合客户需要传送文件。

六、证照的年审、到期、变更

证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类证照（如工商营业执照、组织机构代码证、外商投资证等）由行政中心专人负责办理，财务类证照（如税务登记证、统计证、外汇登记证、贷款卡、开户许可证等）由财务部门负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。

七、相关责任

1、证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任；

2、证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅，不得将证件转借其他人使用。

公司证照使用申请单

公司证照使用申请单

公司证照使用汇总表

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