档案信息化建设简介共36页
档案信息化建设
张洪涛
• 档案信息化概述 • 档案信息化建设的主要内容和任务 • 档案信息化的标准规范建设 • 档案信息化的基础设施建设 • 档案信息化的应用系统建设 • 档案信息化资源建设 • 做好电子文件管理的重要意义
档案信息化概述
• 档案信息化建设，是指在国家档案管理 部门的统一规划和组织下，在档案管理的 活动中全面应用现代信息技术，对档案信 息资源进行数字化管理和提供利用。它使 档案管理模式发生转变，从以档案实体保 管和利用为重点，转向档案信息的数字化 存储和提供服务为重心，从而使档案工作 进一步走向规范化、数字化、网络化、社 会化。
做好电子文件管理的重要意义
• 做好电子文件管理工作有利于国家 信息化建设的健康发展
• 做好电子文件管理工作有利于国家 记忆的长久传承
• 做好电子文件管理工作有利于档案 工作为构建社会主义和谐社会服务 的全面开展
档案信息化的标准规范建设
（一）管理性标准规范 （二）业务性标准规范 （三）技术性标准规范
档案信息化的基础设施建设
• 网络环境建设 • 硬件基础设施建设 • 系统软件建设
档案信息化的应用系统建设
• 数字档案馆(室) 的应用系统 • 现有档案馆(室)的应用系统
档案信息化资源建设
• 数字信息数据的构成形式 • 数字信息数据的来源和采集范围
3、以档案信息管理系统的推广应用为基础，以“数 字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制为重 点，加强档案管理应用系统的建设。
4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档 管理为重点，加强档案信息资源的建设。
5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复 合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人 才队伍建设。
档案信息化建设的主要内容和任务
内蒙古档案局档案信息化建设综述
E—Z7?a//；dayshbjb@纪念内蒙古档案馆成立60周年专页内蒙古档案局档案信息化建设综述□谷磊―、档案信息化基础设施建设内蒙古档案局（馆）的局域网建设始于1996年，馆内成立了计算机室，配备了计算机管理专业人员，并对全室人员进行计算机基础知识培训，陆续购置了10台微机、1台服务器及相应的网络设备、档案管理软件等，建立了第一个业务局域网。
2002年，为了进一步完善档案馆内部的数据库建设及查询.内蒙古档案局（馆）又购入一台服务器和DARMS2000文件档案资料综合管理系统，将内蒙古档案局（馆）5个档案管理部门的微机进行联网，初步实现了电脑辅助性档案目录管理，可为档案管理和利用部门提供档案目录辅助编目、报表打印、目录査询等功能。
2007年.内蒙古档案馆搬迁至新馆，新建了机房、内网（局馆办公网）、外网（连接自治区党政信息网及互联网）、档案数据网（连接档案馆各管理部门进行档案数据交换）.针对范围不同、层次有别、功能各异的网络系统.建立了统一网络管理平台。
2008年，内蒙古档案局（馆）完成局馆大楼“三网一库”系统建设及设备调试。
共配备服务器6台，网络设备、安全设备10台，微机160余台。
完成办公自动化系统开发部署工作，开发办公自动化系统与档案管理系统接口。
2011年，《内蒙古数字档案馆建设方案》得到自治区党委、政府领导的重视和支持，经自治区自治区档案局数字信息化机房财政厅审核立项.内蒙古数字档案馆建设正式开始。
2012年开始，构建了三网、五库、五平台。
三网以内蒙古自治区政务网为基础，以内蒙古档案局（馆）局域网为主体.其中局域网与政务网物理隔离.因特网与政务网逻辑隔离。
截止“十二五”末期.内蒙古档案局（馆）基于局域网建成了100m：的屏蔽机房及其子系统建设.楼宇全光纤综合布线及其配套设施配备数据库服务器、应用服务器、全文检索服务器、数字化加工服务器、杀毒服务器、存储备份服务器、光盘存储服务器、安全证书服务器、企业级数据库、中间件等。
第五章 档案信息化建设(2020版)
第五章档案信息化建设第一节档案信息化建设概述档案资源是国家和社会的基础信息资源。
档案信息化建设是发挥档案资源作用，推动档案工作走向现代化的重要途径。
档案信息化建设对加快档案工作融入信息社会步伐，促进档案工作数字转型，推动档案事业科学发展，具有重要意义。
可以说，档案信息化建设推动了档案工作从理论到实践，从基础业务到管理服务手段的全面创新，是影响档案事业未来发展的基础性、战略性任务。
2000年，《全国档案事业发展“十五”计划》提出“要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，加快档案信息化进程”，将档案信息化建设作为一项战略性任务明确下来。
2002年，国家档案局出台《全国档案信息化建设实施纲要》，提出档案信息化的基础设施建设、信息资源建设、管理应用系统和标准规范化建设等目标任务。
2004年，中共中央办公厅和国务院办公厅出台《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，明确将档案信息资源纳入社会信息资源范畴，对档案信息资源开发利用工作提出要求。
2005年，国家档案局提出“国家数字档案建设与服务工程”，开始从国家宏观层面规划和实施档案信息化建设。
2012年，国家档案局提出馆藏档案数字化10年“翻两番”的目标。
2013年，国家档案局召开全国数字档案馆（室）建设推进会，部署推进数字档案馆（室）建设。
浙江的档案信息化建设起步较早，20世纪80年代就开始应用计算机辅助档案管理，1988年，浙江省档案局成功研制“档案信息管理系统”并在全国获奖。
1998年，浙江省启动电子文件归档和电子档案管理国家试点。
2003年，浙江省档案局（馆）努力提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作。
此后，全省档案信息化建设开始迈入快车道。
2005年，浙江省档案馆“数字档案馆”项目纳入浙江省百亿信息化建设工程。
2009年，浙江省在全国创新实施档案登记备份制度，带动了数字档案馆（室）建设等基础工作。
2012年4月，国家档案局召开全国档案与电子文件登记备份工作现场会，推广浙江的创新经验。
档案信息化建设讲座
一、档案信息化建设工作概述
（一）档案信息化建设的总体要求
3、工作内容：
（1）基础设施建设 （2）档案信息资源建设 （3）应用系统建设 （4）标准规范建设 （5）人才队伍建设 （6）安全保障体系建设
一、档案信息化建设工作概
（一）档案信息化建设的总体要求
三、档案资源建设的途径和方法
（二）增量档案电子化
4、电子文件的真实性、完整性和有效性保证
（1）电子文件的产生、处理过程规范保证。 （2）电子文件真实性保证。 （3）电子文件完整性保证：采集背景信息和
元数据。 （4）电子文件有效性保证 （5）电子文件的处理和保存应符合国家的安
全保密规定。
三、档案资源建设的途径和方法
（二）增量档案电子化
5、电子文件的收集与积累 （1）收集积累要求 ● 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，
有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均 应被保留。 ● 保证电子文件不被非正常改动。 ● 集中存储以防散失。 ● 保存与电子文件处理有关的参数、数据等。 ● 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原 形态的情况下，其内容信息可单独进 行存储， 被套用模板作为电子文件的元数据保存。 ● 定期制作电子文件的备份。
三、档案资源建设的途径和方法
（二）增量档案电子化
3、总体要求 （1）保证电子文件的真实性、完整性和有效性。 （2）加强过程管理与监控，保证管理工作的连续
性。 （3）明确电子文件归档要求，保证文件质量。 （4）一致性。归档电子文件与相应的纸质或其他
载体形式的文件应在内容、相关说明及描述 上保持一致。 （5）多套制。归档时，应同时保存文件的电子版 本、纸质版本或缩微品。 （6）凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归 档时应附加有法律效力的非电子签章。
档案信息化建设
档案信息化建设的内容
档案信息化的内容包括环境构建和资源建设两个方面，具体内容包括： 信息化基础建设 档案信息资源建设 应用系统建设 保障体系建设。包括开法规政策、人才队伍、安全保障等各方面的保障 条件 。
档案信息化建设的主要目标
“十一五” 目标： 加大管理力度，全面整合各类档案资源，促进档案信息资源总量增加， 质量提高，结构优化； 加强多形式多层次共享平台建设，推进服务机制创新，促进档案信息资 源的公开、共享和再利用，全面提升档案信息资源开发利用水平和能力； 加快优化档案信息资源开发利用工作的保障环境，建立长效发展机制。
4.数字档案馆建设
数字档案馆建设概述 目标和要求 规划和实施 其他相关问题
（1）数字档案馆概念
数字档案馆是建立在现代信息技术和网络技术的应用基础上，以标准化、数 字化、网络化、智能化、多媒体技术等主要手段，以多元化、异构性的档案 信息资源为处理对象，通过对数字档案资源的采集、加工和集成管理，实现 档案信息资源利用和共享的超大规模、分布式、可扩展的数字信息系统。
档案数字化过程
管理流程 开展档案数字化的需求调研 制订档案数字化工作计划 组建队伍，配备相关条件。 监控档案数字化工作的开展。 评估数字化工作成果。
业务流程 包括前处理、数字化加工、信息组织、信息存储、信息服务、信息维护 等过程。
档案数字化的推荐格式和技术参数
略
纸质档案的数字化*
档案信息化保障体系建设
档案信息化建设规划、人才队伍建设、社会服务体系建设、档案 信息安全保障
1.档案信息化建设概述
发展历史 档案信息化的概念和内涵、 档案信息化的原则和内容 档案信息化的任务
档案信息化的概念和内涵
档案、开 发利用档案的过程。
档案信息化建设
5、数据库建设。数据库系统包括数据库和 数据管理系统。其特点是：数据共享、安全、 完整性、结构化、少冗余、独立性高、辅助 实体管理、系统维护。
（二）档案信息资源建设 1、数据库数据建设。加强档案目录数据库 建设。充分运用计算机技术，加快档案目录 数据库建设，提高档案检索利用服务质量。 到十五末，有条件的省级档案馆全部馆藏档 案案卷级目录都要实现机检，重要全宗档案 逐步实现文件级检索。
4、建立门户网站。各省、自治区直辖市档 案局应建立链接本地区各级各类档案网站的 门户网站，积极探索实现馆际互连的路子。 在逐步推进地区行馆际互连的基础上，不断 推进全国范围内的档案信息资源共享。 5、建立示范性数字档案馆。
（四）档案信息化标准化规范建设 1、管理性标准。（包括安全、联网、保密、 病毒）加快推进档案信息化法制建设。适时 提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配 套行政规章的制定和完善。
二、定义
统一规划与组织，全面应用现代信息技术， 对档案资源管理和应用。
统一规划组织就是在行政管理部门的统一组 织和协调下，以区域发展为基本形式，分区 域发展。 全面应用现代信息技术，主要是指计算机技 术和通信技术。 对档案资源管理和应和利用，主要包括档案 数字化、标准化、系统化。
三、指导思想和目标、任务
Байду номын сангаас
（五）档案信息化人才队伍建设 1、加强档案业务人员培训工作。坚持各级档案部 门领导干部进修制度，把档案信息化建设相关的计 算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知 识、现代管理技术知识等列入指导性教学计划。加 强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的 培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握 和运用现代化技术的技能。档案业务人员参加档案 信息化培训等知识培训的时间应多于20课时。 2、加强档案信息化建设相关技术培训课程和教材 的建设和管理。
[精品PPT]档案信息化建设介绍
![[精品PPT]档案信息化建设介绍](https://img.taocdn.com/s3/m/11bcbb35b8f67c1cfbd6b830.png)
无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ发挥档案信息资源价值
• 档案信息以纸质形成存储在档案库房，即使发生利用 也是被动查档利用，缺乏档案信息管理平台提供主动 式利用与档案信息推送，更无法为领导决策提供详实 可靠的档案数据与政策依据
档案资源利用效率问题
• 手工查找的效率问题 • 手工查找查全率问题 • 档案信息提供的延后性 • 被动式档案利用模式，直接导致各部门工作效率下降
科技创造有序世界
02
传统档案管理中常见的问题
02 传统方式管理中常见问题
档案规范化管理体系
• 集团与分公司之间地域分散，无法实现指导监督 • 分公司档案人员缺乏专业性，无法实现规范化管理 • 缺乏档案档案信息系统约束，各部门相对独立管理，
自成体系，形成以部门为单位的信息孤岛
重要纸质档案的流失
• 频繁手动调卷，直接导致部分重要档案缺失 • 缺乏规范的管理模式，档案收集归档不完整，也间
档案信息安全化
• 系统基于“系统安全管理平台” 为档案信息网络化 保驾护航，主要包括精细化权限控制体系、档案信 息防扩散体系、档案系统防黑加固技术，确保档案 信息的安全与合理利用
01 档案信息化价值与意义
纵观国内企事业单位档案信息化建设过程，除了极少数在机构发展之初将档案信息 化工作提高到日程外，大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效 率，才会把档案信息化提到日程。
• 数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值：为领导决策提 供真实、可靠的档案信息资源
• 打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值：业务档案 个性化、专业化、科学化管理，为企业发展助力
科技创造有序世界
04
档案信息化建设目标
04 档案信息化建设目标
档案信息化建设
理。
13
第2节 档案信息化的发展历程及现状 分析
三、档案信息化应用的瓶颈
1、人员问题 2、资金缺乏 3、缺乏激励机制 4、只购买软件，不购买实施和维护 5、业务流程不衔接、业务工作很原
始
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第3节 档案信息化的要素
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第4节 档案信息化建设的重要意义
2、检索查询更为方便 传统的检索方式：档案管理人员从一本 一本的目录中，找出所需的档案来，然 后根据上面的记录到库房中查找，费时、 费力。档案管理信息化后，档案的检索 与查询只需要通过网络就可以实现即时 的查询，无论在时间还是空间上都显得 更为方便简洁。
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第4节 档案信息化建设的重要意义
国家和地方政府对档案信息化的投入有较大增加 信息化设备的配置越来越多 软件功能不断完善，并开始商业化 档案网站方兴未艾 档案人员计算机应用能力迅速提高 完成了全部或部分馆藏档案的案卷和文件级目录录入 档案管理系统以单机为主 各行各业在OA、CAD发展中大量生成电子文件，对档案管理提出严峻 挑战，电子文件管理成为核心问题
档案信息化建设
机关档案室档案信息化建设
一. 档案信息化建设 二.
一、档案信息化建设
第1节 档案信息化的概述 第2节 档案信息化的发展历程及现状分析
第3节 档案信息化的要素 第4节 档案信息化建设的重要意义
第5节 档案信息化建设的内容
3
第1节 档案信息化的概述
一、档案信息化定义： 档案信息化是在国家总体规划和系统组织之下，
3、档案的查借阅工作更加可控。 传统的档案查借阅多为手工为主， 费时费力、容易出错，档案管理实 现信自化后，档案的查借阅采用计 算机管理，操作方便，同时可以自 动产生催还记录，对过期不还的借 阅者进行有效的催还。
档案信息化建设课件
第4节 全国档案信息化建设的发展过程
2、快速发展阶段（1990年代中期 —— 本世纪初）
这一阶段制定或修订的其他相关标准有： DA／T 18－1999档案著录规则（重修） DA／T 19－1999档案主题标引规则 DA／T 20－1999民国档案目录中心数据采集标准 DA／T 23－2000地质资料档案著录细则 DA／T 22－2000归档文件整理规则（以件为单位）
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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
3、系统推进阶段（本世纪初——现在）
这一阶段的特点是： 档案信息化已在总体规划的指导下系统、全面的推进 档案信息化建设成为国家信息化战略的有机组成部分，与电子 政务紧密结合 国家在档案信息化方面的投资迅速增加，一些重大项目得到立 项 档案信息化的法规制度受到关注，但规范标准滞后； 档案信息化的着力点有所偏差，电子文件问题未能很好解决 （重硬轻软、重建设轻应用、重数字化轻电子文件）等。
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《中国机读目录格式》（CNMARC）
对于机读数据交换格式，国际标准化组织专门制定了一个标准，其最新 版本是1996年发布的《ISO—2709文献工作——文献目录信息交换用磁带格 式》
我国图书馆界于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标 准——《中国机读目录格式》（CNMARC）
情报界于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范—— 《文献机读目录处理手册》。
13
信息网络的核心功能：传递
单台计算机（信息处理机）：信息的输入、输出、存储、处理 计算机网络（信息网络）： 信息的输入、输出、存储、处理、传递
14
构成信息网络的主要设备
交
路
服
换
由
务
机
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16、业余生活要有意义，不要越轨。——华盛顿 17、一个人即使已登上顶峰，也仍要自强不息。——罗素·贝克 18、最大的挑战和突破在于用人，而用人最大的突破在于信任人。——马云 19、自己活着，就是为了使别人过得更美好。——雷锋 20、要掌握书，莫被书掌握；要为生而读，莫为读而生。——布尔沃
档案信息化建设简介
11、用道德的示范来造就一个人，显然比用法律来约束他更有价值。—— 希腊
12、法律私情。—— 托马斯
13、公正的法律限制不了好的自由，因为好人不会去做法律不允许的事 情。——弗劳德
14、法律是为了保护无辜而制定的。——爱略特 15、像房子一样，法律和法律都是相互依存的。——伯克
END