纸质档案数字化工作流程与规范要求.ppt
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进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、 成果验收等，确保纸质档案数字化工作的顺利开展。
档案数字化的四个层级
档案数据挖掘 档案全文识别处理 档案扫描和文件级著录
Step 4 Step 3 Step 2
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及文件级著录
档案扫描及文件级著录
档案全文识别处理
档案全文识别处理
档案数据挖掘
档案数据挖掘
总体架构示意图
收
归档数 据管理
电 子 电子文 档 件采集 案
发
生成电 子档案
数据检 查及整
理
实时归 档
数据分
归档数 据管理
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需
要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代
纸质档案数字化和数字档案室的关系
男性成员8915人 配偶共4733人
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
如果你是上川明经
范围
适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理
档案数字化工作原则：
遵循符合国家法律法规的原则 价值性原则 满足社会利用的原则 过程管理原则 保证数字化质量原则 保证档案及档案信息安全原则
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
胡适（1891年12月17日-1962年2月24日），原 名嗣穈，学名洪骍，字希疆，笔名胡适，字适之。 著名思想家、哲学家。徽州绩溪人，以倡导“白话 文、领导新文化运动闻名于世。”幼年就读于家乡 私塾，19岁考取庚子赔款官费生，留学美国，师从 哲学家约翰·杜威，1917年夏回国，受聘为北京大
档案数据挖掘
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档
纸质档案数字化的意义
一、确保传统载体档案实体安全 档案数字化后，档案利用以数字资源（电子目录+扫描图像）为主，
档案实体可以少动或者不动，从而大大减少对档案实体的各种人为损害 或自然侵害。
二、提高档案现代化管理水平 档案数字化前，必须进行手工检索纸质目录，逐卷逐件查找档案内容，
数字化后，利用档案管理软件，可以实时检索档案电子目录，通过OCR技术， 可以实现档案的全文检索，档案的查全率查准率得到极大的提升。同时档案 数字化也可以带动档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善， 是档案管理水平得到全面提升。
数字档案资源
数字档案资源
档案数字化
传统载体档案经过 数字化处理后形成 的数字图像。应保 证其一致性、完整
电子档案
具有凭证、查考和 保存价值并归档保 存的电子文件。电 子档案应真实、可
数字档案资源应用分类
室藏
档案 档案前
数字
处理
化
目录数 据建库
档案生 成数字 图像
数据检 查及整 理挂接
数字化 成果接
元数据
文本 数据
挖掘算法
人物 时间 地点 事件 特点
展示
关联 网络 地图
民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起 义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李 昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后， 于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后 裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时 期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
档案数字化工作流程：
确定数字化对象与制定总体方案 档案出库 数字化前处理 建立数据库 档案扫描 图像处理
确定数字化对象与制定总体方案
确定数字化对象与制定总体方案要从机构及人员、基础设施、制定工 作方案、工作流程控制、管理制度、工作文件管理、档案数字化外包等方 面具体考虑。
（一）机构及人员 应建立完善的纸质档案数字化工作组织机构，对纸质档案数字化工作
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
2010年 国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字
化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。
应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次 性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则 分布实施。
2013年10月 时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推
2005年
2015年
2017年
（DA/T31-2005）
国家档案局出台了《纸质 档案数字化技术规范》（
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
档案数字化的四个层级
档案数据挖掘 档案全文识别处理 档案扫描和文件级著录
Step 4 Step 3 Step 2
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及文件级著录
档案扫描及文件级著录
档案全文识别处理
档案全文识别处理
档案数据挖掘
档案数据挖掘
总体架构示意图
收
归档数 据管理
电 子 电子文 档 件采集 案
发
生成电 子档案
数据检 查及整
理
实时归 档
数据分
归档数 据管理
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需
要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代
纸质档案数字化和数字档案室的关系
男性成员8915人 配偶共4733人
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
如果你是上川明经
范围
适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理
档案数字化工作原则：
遵循符合国家法律法规的原则 价值性原则 满足社会利用的原则 过程管理原则 保证数字化质量原则 保证档案及档案信息安全原则
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
胡适（1891年12月17日-1962年2月24日），原 名嗣穈，学名洪骍，字希疆，笔名胡适，字适之。 著名思想家、哲学家。徽州绩溪人，以倡导“白话 文、领导新文化运动闻名于世。”幼年就读于家乡 私塾，19岁考取庚子赔款官费生，留学美国，师从 哲学家约翰·杜威，1917年夏回国，受聘为北京大
档案数据挖掘
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档
纸质档案数字化的意义
一、确保传统载体档案实体安全 档案数字化后，档案利用以数字资源（电子目录+扫描图像）为主，
档案实体可以少动或者不动，从而大大减少对档案实体的各种人为损害 或自然侵害。
二、提高档案现代化管理水平 档案数字化前，必须进行手工检索纸质目录，逐卷逐件查找档案内容，
数字化后，利用档案管理软件，可以实时检索档案电子目录，通过OCR技术， 可以实现档案的全文检索，档案的查全率查准率得到极大的提升。同时档案 数字化也可以带动档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善， 是档案管理水平得到全面提升。
数字档案资源
数字档案资源
档案数字化
传统载体档案经过 数字化处理后形成 的数字图像。应保 证其一致性、完整
电子档案
具有凭证、查考和 保存价值并归档保 存的电子文件。电 子档案应真实、可
数字档案资源应用分类
室藏
档案 档案前
数字
处理
化
目录数 据建库
档案生 成数字 图像
数据检 查及整 理挂接
数字化 成果接
元数据
文本 数据
挖掘算法
人物 时间 地点 事件 特点
展示
关联 网络 地图
民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起 义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李 昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后， 于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后 裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时 期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
档案数字化工作流程：
确定数字化对象与制定总体方案 档案出库 数字化前处理 建立数据库 档案扫描 图像处理
确定数字化对象与制定总体方案
确定数字化对象与制定总体方案要从机构及人员、基础设施、制定工 作方案、工作流程控制、管理制度、工作文件管理、档案数字化外包等方 面具体考虑。
（一）机构及人员 应建立完善的纸质档案数字化工作组织机构，对纸质档案数字化工作
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
2010年 国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字
化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。
应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次 性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则 分布实施。
2013年10月 时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推
2005年
2015年
2017年
（DA/T31-2005）
国家档案局出台了《纸质 档案数字化技术规范》（
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施