纸质档案数字化工作流程与规范要求.ppt
纸质档案数字化工作流程与规范要求-档案局PPT课件
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
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纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
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纸质档案数字化和数字档案室的关系
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档 案均为纸质档案。
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施
最新档案数字化规范标准
最新档案数字化规范标准档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式，以便于存储、检索和利用。
随着信息化时代的到来，档案数字化已成为档案管理工作的重要组成部分。
以下是最新档案数字化规范标准的具体内容：一、档案数字化的目的与意义档案数字化旨在提高档案的保存质量，延长档案的使用寿命，同时提高档案的利用效率和安全性。
通过数字化，档案可以更易于检索、复制和传播，满足现代社会对信息资源的需求。
二、档案数字化的基本原则1. 完整性：确保数字化过程中档案内容的完整性，不得遗漏任何部分。
2. 准确性：数字化后的档案应与原始档案保持一致，无误读或错误。
3. 可读性：数字化后的档案应清晰易读，便于电子设备上的查看和打印。
4. 安全性：在数字化过程中要确保档案信息的安全，防止数据泄露或损坏。
三、档案数字化的流程1. 档案预处理：包括档案的清洁、修复、分类和排序。
2. 扫描：使用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，确保图像质量。
3. 图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、矫正等处理，提高图像质量。
4. 格式转换：将图像转换为通用的电子格式，如PDF或JPEG。
5. 数据录入：将档案的元数据录入数字化管理系统。
6. 质量检查：对数字化后的档案进行质量检查，确保符合标准。
7. 存储与备份：将数字化档案存储在安全的服务器上，并进行定期备份。
四、档案数字化的技术要求1. 扫描分辨率：彩色档案推荐使用300dpi，黑白档案推荐使用600dpi。
2. 色彩管理：确保扫描过程中色彩的准确性和一致性。
3. 文件格式：推荐使用无损压缩的PDF/A格式，以保证档案的长期保存和兼容性。
4. 元数据标准：遵循国际标准，如Dublin Core或EAD，以便于档案的检索和管理。
五、档案数字化的安全管理1. 访问控制：设置用户权限，确保只有授权人员才能访问数字化档案。
2. 数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，防止未授权访问。
3. 备份策略：制定定期备份计划，确保档案数据的安全和可恢复性。
纸质档案管理制度及流程
第一章总则第一条为加强纸质档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有纸质档案的管理工作。
第三条纸质档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案；2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，反映实际情况；3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；4. 利用性原则：提高档案的利用率，为各项工作提供有效服务。
第二章管理机构及职责第四条成立纸质档案管理领导小组，负责制定档案管理制度，监督、检查档案管理工作。
第五条档案管理部门负责以下工作：1. 制定纸质档案管理的具体实施办法；2. 组织开展档案收集、整理、鉴定、保管、利用等工作；3. 负责档案的数字化转换工作；4. 定期对档案工作进行总结、评估，并提出改进措施。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德；2. 熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识；3. 具有较强的责任心和服务意识。
第三章档案收集与整理第七条档案收集：1. 收集范围：按照国家档案法规和本单位业务工作需要，收集各类纸质档案；2. 收集方式：通过移交、捐赠、征集、复制等方式进行；3. 收集要求：档案应完整、准确、及时，并符合档案标准。
第八条档案整理：1. 分类：按照档案内容、形成时间、载体形式等进行分类；2. 编号：采用统一编号，确保档案的唯一性；3. 立卷：将分类后的档案按照顺序立卷；4. 检查：对整理后的档案进行检查，确保质量。
第四章档案保管与利用第九条档案保管：1. 保管条件：档案库房应保持恒温、恒湿、防虫、防霉、防盗、防火等；2. 保管期限：按照档案法规和本单位实际情况，确定档案的保管期限；3. 保管方式：采用纸质和电子两种方式保管，确保档案的安全。
第十条档案利用：1. 利用范围：单位和个人因工作需要，可向档案管理部门申请查阅档案；2. 利用程序：查阅档案需填写申请表，经批准后方可查阅；3. 利用要求：查阅者应爱护档案，不得随意涂改、损坏档案。
DA／T纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范DA/T31-20051 范围本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求;本标准适用于用扫描仪对各种纸质档案的数字化加工处理;2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款;凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本;凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本标准;GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB／T 连续色调静态图像的数字压缩编码GB／T 18894 2002 电子文件归档与管理规范ITUCCITTG3 二值图像压缩算法ITUCCITTG4 二值图像压缩算法DA／T18 1999 档案著录规则档案管理软件功能要求暂行规定国家档案局档发20016号3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准;数字化 Digitization用计算机技术将模拟图像转换为数字图像的处理过程;纸质档案数字化Digitization of Paper Based Records对普通黑色字迹清晰的油印、铅印、胶印等印刷件或复印件纸质档案进行数字化及应用的过程;3．3数字图像 Digital Image表示景物图像的整数阵列;一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生;在矩阵或其他网络上采样一连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列;3．4黑白二值图像 Binary Image只有黑白两级灰度的数字图像;它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等;3．5连续色调静态图像 Continuous tone Still Image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像;3．6失真度 Distortion Measure对档案原件进行数字化转换后,在同等测试环境下,数字图像与档案原件色彩、几何、压缩算法等差值;3．7可懂度 intelligibility表示数字图像向人或机器提供信息的能力;3．8清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表现;3. 9分辨率Resolution指单位长度内图像包含的点数或像素数;TIFF Tagged Tmage File Format标记图像文件格式;一种基于标记的无损不丢失信息压缩格式,用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件;因为它存储图像细微层次的信息非常多,图像的质量也得以提高,故而非常有利于原件为黑白档案的复制储存;JPEG Joint photographic Experts Group联合照片专家组;一种丢失少量信息的压缩格式,尤其适用于屏幕和打印显示,支持所有主要计算机平台和Web浏览器;JPEG格式文件小,影像质量多数情况下均可接受;考虑储存空间及传输效率,原件为彩色的档案可迁此格式复制储存;4 数字化基本流程纸质档案数字化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序;4．1 案卷整理对需要扫描的案卷进行适当整理,做出标识;4．2 目录建库为数字化的档案检索而建立必要的目录数据库;4．3 批量扫描按照档案数字化具体任务的整体安排按计划分批次进行扫描;4．4 数据处理4．4．1 对扫描图像进行校对,确保图像完整无误,并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理;4．4．2 对裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件,以及数据的挂接、检验、上载、质量检查和备份;4．5 信息存储根据不同的扫描图像选择适当数据格式、编码方式和存储介质对信息进行保存;4．6 检索利用按用户需求提供检索利用;5 案卷整理在批量扫描之前,按下述步骤对案卷进行整理,确保档案数字化质量;5．1 分件5．1．1 把同一案卷中的扫描件和非扫描件分开;5．1．2 在扫描件中将大图、照片插入指示页,便于扫描工序批量扫描,实际图像放在图像处理时进行重扫,替换指示页;5．1．3 填写数据加工过程处理单见附录A,对需要特殊处理的页,标识清楚;5．2 分页对批量扫描前的档案进行页号、件号的标注;如在标注中与原档案中的件数、页号不一致,应以此为准;5．3 拆卷去除档案中原来的装订物,以便后续扫描工作的进行;5．4 装卷按档案保管要求恢复原装订;6 建目录库6．1 目录著录根据DA／T18确定档案著录项,并进行著录;6．2 数据格式选择所选定的数据格式通用,应能直接或间接与DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换;6．3 目录输入将著录好的目录输入计算机内,建立机读目录数据库;7 批量扫描7．1 扫描方式纸质档案扫描可采用黑白二值图像和连续色调图像两种方式;7．1．1 页面为单色文字的纸质档案,宜采用黑白二值图像扫描；页面为多色文字图像的档案文件,可采用连续色调图像扫描;7．1．2 字迹清晰、不带图片的档案材料,采用黑白二值图像扫描；清晰度较差或带有图片的档案材料,可采用连续色调图像扫描;7．2 分辨率选择7．2．1 单色页面档案文件,扫描分辨率一般建议选择100~200dpi;7．2．2 彩色页面档案文件,扫描分辨率可选择100dpi以上参数值进行;7．2．3 大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,可选用大幅面图像扫描仪如A0、大幅面数码平台、缩微照像后胶片数字转换,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接;扫描分辨率应选择1OOdpi以上;7．2．4 需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率;如原件质量较差且尺寸较小,可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率,增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准;7．3 特殊页面的扫描7．3．1 粘贴页与表格对于粘贴折页,可用大幅面扫描仪扫描,或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况,可适当提高扫描分辨率,选择灰度扫描或彩色扫描,采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的,采用局部淡化技术解决7．3．2 一般文本流程图采用适当的分辨率扫描及局部深化技术,确保文本流程图清晰;同时采用不同设备满足文本流程图的扫描工作;7．3．3 插图采用高分辨率灰度或彩色扫描技术将插图与文字一起扫描,保证原来的页面布局和插图清晰;7．3. 4照片对于页面中有黑白或彩色照片的文件,采用JPEG格式扫描,确保照片清晰度,同时可避免图像存储空间过大;7．4 文件命名方式7．4．1 建立文件夹扫描时文件夹的建立应按档案实体分级建立,其中的每一份文件也需要单独建立文件夹;7．4．2 文件夹命名方法,以档案实体中的档号命名,一般为3位数,不足3位数的左边补“0”;8 数据处理8．1 图像处理8．1．1 纠偏对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,保证数字图像的偏斜角度小于1度;图像偏斜不超过页面内半个文字;8．1．2 去污去除数字图像中影响可懂度的杂质;档案数字化图像的去污,应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则;8．1．2．1 局部去污,如去除黑边、污点;8．1．2．2 整体去污,可一次性去除页面上的污渍;8．1．3 拼接为保证档案数字化图像的整体性,对幅面分离的数字图像进行拼接;8．1．4 校对8．1．4．1 一次校对,检查扫描完的图像质量情况,对不合格的图像进行标记退回重新扫描;8．1．4．2 纠错处理,根据一次校对中提出的诸如污渍、黑边、偏斜、图像质量等问题,结合数据加工过程处理单见附录A情况,对每份图像进行相应的处理;8．1．4．3 二次校对,对一次校对及数据处理后的数字图像再次进行检查,并标记图像处理过程中不清晰的页面;不合格的退回重新处理;8．2 数据质量检查8．2．1 文字录入质量对录入域清单上所标明的各著录项的文字录入进行正确率控制,保证错误率低于3‰;8．2．2 图像质量对纸质文件扫描后形成的图像文件进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制,以达到要求的图像质量;保证扫描后的数字图像清晰,便于清楚阅读,适应各种纸张和手写、印刷字的情况;8．3 数据挂接档案条目数据与图像文件的对应准确程度的控制;在生成裸数据光盘之前,根据资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图像文件总数是否与实际文件数相等,如不相等则不能生成裸数据光盘,可打印出清单,回退给图像处理人员补扫;8．4 数据检验8．4．1 将裸数据进行验收前的相应处理,包括文件的格式转换、逻辑分盘处理、添加说明性文件;8．4．2 对数据进行检验,给出合格或不合格结论;8．4．3 将数字加工后的数据转换为裸数据光盘格式,拷贝到活动硬盘上;8．4．4 系统应自动记录检验进度;8．5 数据上载档案数字化各工序的数据通过网络及时上载到数据服务器端汇总,其中数字图像自动搜索对应的目录数据,加入对应的电子地址数字图像文件名,建立起一一对应的关系;8．6 数据备份定期对服务器的各类数据进行备份,防止数据丢失;9 信息存储以JPEG数字压缩编码或TIFF国际通用标准格式;采用国际标准的传真文档压缩格式压缩后,分别按页编号后分页存储;数字图像的存储管理应保持原纸质档案的保管模式对应存储;9．1 压缩存储格式档案数字图像格式采用TIFF和JPEG数字压缩编码;9．1．1 黑白二值图像黑白二值扫描图像文件采用TIFFCCITT G3格式二值图像压缩算法,压缩率就绪Cr为15：1;也可采用TIFFCCIFF G4格式二值图像压缩算法,压缩率Cr为3 O：1;9．1．2 连续色调静态图像连续色调静态图像采用JPEG数字压缩编码,平均压缩率cr为15：1;9．2 编码方式应尽是采用实时操作性强的编码方式;失真度编码,用较少的比特率获得较好的图像质量；无失真编码,以低压缩保持信息的不失真;一般情况下宜采用国际通用编解码算法;9．3 存储方式与载体可选用在线和离线、不同载体进行存储;10 检索利用10．1 检索利用方式档案数字图像检索利用可采用单机、局域网和互联网三种方式;局域网中传输利用,应保证数据在内部局域网10Base T带宽下,平均1秒内显示响应完成;互联网中传输利用,互联网56Kbit／s带宽下,平均5秒内显示响应完成;为此要求一般每页档案数字图像的存储容量为50K以内;10．2 检索软件配置检索软件应符合国家档案局制定的档案管理软件功能要求暂行规定的各项要求;检索软件应具备目录检索与档案数字图像方便调阅的基本功能;。
纸质档案整理及数字化的工作流程
纸质档案整理及数字化的工作流程下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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纸质档案数字化工作指南
纸质档案数字化工作指南1总则1.1为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《档案数字化外包安全管理规范》、《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字化技术规范》等法律、法规、规范和标准，制定本指南。
1.2本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工作。
机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。
1.3本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。
1.4纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实现全部档案的数字化。
2工作组织2.1应成立由主要负责人或分管负责人带头，档案保管部门、利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导小组，负责数字化工作的统筹协调。
应指定相关部门专门工作人员组成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、业务指导、１技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等。
2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任本职工作，履行岗位职责。
使用外聘工作人员时应进行严格审核，确保档案安全。
3工作形式纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。
自主加工是指档案部门自身组织人力，配备数字化加工设备，在本单位进行的档案数字化加工。
这种形式适用于涉密档案和少量重要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安全风险。
业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机构承接本单位的数字化加工工作。
这种形式适用于非涉密档案的数字化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，加快数字化工作进度。
4工作启动4.1纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发展的统一规划下，以专项项目的形式组织开展。
纸质档案数字化ppt课件
3/24/2020
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纸质档案数字化工作流程
❖档案整理：
1.拆装订卷
2.编页号
❖建立目录数据库：
应按照纸质档案数字化技术规范的要求，确 定档案的著录项，建立目录数据库。
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纸质档案数字化工作流程
❖档案扫描：
档案扫描应根据实际情况选择相应的扫描方 式，并进行相关参数的设置和调整，如亮度、对 比度、饱和度、色彩平衡等。参数的设置和调整 应保证调整后的图像不失真、效果最接近档案实 体。
❖ •在纸张选项夹中选原稿尺寸。 ❖ •设置完成后即可扫描。
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纸质档案数字化工作流程
❖ 6.更新数据库及文件 第一步：选择案卷级还是文件级档案管理
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纸质档案数字化工作流程
❖ 第二步：高级管理界面更新数据库及文件（先数据库后文件） ❖ 1.更新数据库将图像与目录进行挂接。 ❖ 2.更新文件会将img#####变为标准图像名称并自动排序。
档案纸质档案数字化常见问题解答主要内容5202020档案数字化简介档案数字化是什么所谓档案数字化是指采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工将其转化为存储在磁带光盘移劢硬盘等载体上幵能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程
档案
纸质档案数字化
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主要内容
• 档案数字化简介 • 档案数字化工作要求
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纸质档案数字化工作流程
❖ （3）扫描设置
❖ •在软件左侧窗口选择“获取”-“扫描仪” ❖ •在格式中选择JPG ❖ •在文件名模板中输入img##### (5个#，共8位) ❖ (注：必须为img+5位数否则无法更新图像名称)
DAT 31-2017《纸质档案数字化要求规范》
目录前言 (4)引言 (6)纸质档案数字化规 (7)1 围 (7)2 规性引用文件 (7)3 术语和定义 (7)4 总则 (8)5．组织与管理 (9)5.1 机构及人员 (9)5.2 基础设施 (10)5.3 工作方案 (10)5.4 管理制度 (11)5.5 工作流程控制 (12)5.6 工作文件管理 (12)5.7 档案数字化外包 (13)6 档案出库 (13)7 数字化前处理 (14)7.1 确定扫描页 (14)7.2 编制页号 (14)7.3 目录数据准备 (15)7.4 拆除装订 (15)7.5 技术修复 (15)8 目录数据库建立 (15)9 档案扫描 (16)9.1 基本要求 (16)9.2 扫描设备 (17)9.3 扫描色彩模式 (17)9.4 扫描分辨率 (18)9.5 存储格式 (18)9.6 图像命名 (19)10 图像处理 (19)10.1 图像拼接 (19)10.2 旋转及纠偏 (19)10.3 裁边 (20)10.4 去污 (20)10.5 图像质量检查 (20)11 数据挂接 (20)12 数字化成果验收与移交 (21)12.1 验收方式 (21)12.2 验收容 (21)12.3 验收指标 (22)12.4 验收结论 (22)12.5 移交 (23)13 档案归还入库 (23)前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规》。
本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下：——标题进行了修改；——增强组织与管理部分的容，完善数字化工作中管理相关要求；——增强数字化前处理部分的容，包括对实体档案保护和档案规化管理方面的要求；——增加数字化过程中元数据采集的要求；——修改了档案扫描部分参数要求；——修改了图像处理部分容，更加强调保持档案原貌的要求；——细化了数字化成果验收的容；——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关容。
档案数字化技术规范
智能分类与检索
利用人工智能技术对档案数据进行智能分类和 检索，提高检索效率和准确性。
智能识别与处理
通过人工智能技术实现档案数据的自动识别和 处理，提高数字化质量和效率。
智能分析与预测
利用人工智能技术对档案数据进行分析和预测，为决策提供支持。
无损压缩
保留原始数据的完整性和真实性，适用于对数据 质量要求较高的档案。
压缩格式
选择合适的压缩格式，如JPEG、PNG、ZIP等， 以满足不同类型档案的存储和传输需求。
存储技术
01
02
03
存储介质
选择稳定、可靠、长寿命 的存储介质，如硬盘、光 盘、磁带等。
存储格式
确定统一的存储格式，以 便于数据的迁移、备份和 长期保存。
案例名称
南京大学档案数字化项目
数字化内容
对学校历史档案、教职工档案、学生档案等进行数字化处理，建立数 字档案数据库。
技术应用
采用高分辨率扫描仪、OCR文字识别技术、数据加密技术等，确保数 字化质量和数据安全。
成果与影响
实现档案信息快速检索、远程查询和数据共享，提高档案管理效率， 为学校各项工作的开展提供有力支持。
数据压缩与存储
数据压缩
采用压缩算法对数字化后的档案进行 压缩，以减小存储空间占用和提高传 输效率。
数据存储
将数字化后的档案存储在适当的存储 介质上，如硬盘、光盘等，并确保数 据的安全性和可靠性。
数据备份与迁移
数据备份
定期对数字化后的档案进行备份，以 防数据丢失或损坏。
数据迁移
当存储介质或存储设备需要更新或更 换时，将数字化后的档案迁移到新的 存储介质或设备上。
云计算技术在档案数字化中的应用
档案数字化加工作业流程及标准规范V
档案数字化加工步骤及规范文档属性文档目录一、操作步骤 ...................................................................................................... 错误!未定义书签。
二、档案调卷 ...................................................................................................... 错误!未定义书签。
三、整理及著录 .................................................................................................. 错误!未定义书签。
四、拆卷 .............................................................................................................. 错误!未定义书签。
五、档案扫描 ...................................................................................................... 错误!未定义书签。
六、影像处理 ...................................................................................................... 错误!未定义书签。
七、数据质检 ...................................................................................................... 错误!未定义书签。
纸质档案数字化基本流程与技术要求内容
纸质档案数字化基本流程及技术要求纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份等。
具体流程如下：（一）档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。
1、目录数据准备按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的目录内容。
包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。
如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。
（详见附件）2、拆除装订在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
3、区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。
普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。
4、页面修整对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
5、档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
（二）档案扫描1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪，并带平板）根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。
普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。
档案数字化基本工作流程
按照《档案着录规则》（DA/T18）的要求进行着录，建立档案目录数据库。
3、目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。
八、数据挂接
1、汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图象的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
2、图像文件的命名
1）纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。
2）多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。
七、目录建库
1、数据格式选择
目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。
2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式
1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。
2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式进行扫描。
3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。
4、备份标签
数据备份后应相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
5、备份登记
填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
十一、数字化成果管理
1、应加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。
档案数字化基本工作流程
档案数字化基本工作流程一、术语与定义1ﻫ、数字化ﻫ用计算机技术将模拟信号转换为数字信号得处理过程。
2、纸质档案数字化ﻫ采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别得数字图像或数字文本得处理过程。
ﻫ3、数字图像ﻫ表示实物图像得整数阵列。
一个二维或更高维得采样并量化得函数,由相同维数得连续图像产生。
在矩阵(或其她）网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后得阵列。
4ﻫ、黑白二值图像只有黑白两级灰度得数字图像。
它对应于黑白两种状态得文字稿、线条图等。
5、连续色调静态图像以多于两级灰度得不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成得静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描与彩色扫描两种模式。
ﻫ６、分辨率ﻫ单位长度内图像包含得点数或像素数,一般用每英时点数（dpｉ）表示。
7ﻫ、失真度对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面得偏离程度。
８、可懂度数字图像向人或机器提供信息得能力。
9、图像压缩ﻫ清除图像冗余或图像近似得任一种过程，其目得就是对图像以更紧凑得形式表示。
二、纸质档案数字化基本要求1ﻫ、基本原则纸质档案数字化得基本原则就是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开得档案信息资源得到共享,以满足社会对档案利用得需求。
2ﻫ、数字化对像得确定原则ﻫ应当对所要进行数字化得对象按照一定得原则与方法进行确认,只有符合一定要求得纸质档案文献才能进行数字化。
ﻫ１）符合国家法律法规得原则ﻫ纸质档案得数字化,必须符合国家档案开放规定以及有关规定。
2ﻫ)价值性原则ﻫ属于归档范围且应永久或长期保存得、社会利用价值高得档案可列入数字化加工得范围。
3ﻫ、基本环节纸质档案数字化得基本环节主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
4、过程管理ﻫ１)应加强纸质档案数字化各环节得安全保密管理机制，确保档案原件与数字化档案信息得安全、ﻫ２)纸质档案数字化得各个环节均应进行详细得登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成得同时建立起完整、规范得记录。
纸质档案数字化的基本流程及技术要求
纸质档案数字化的基本流程及技术要求一、概述档案是人类社会实践活动的真实记录,是党和国家宝贵的历史文化财富。
这些具有查考凭证作用、依据作用和参考作用的档案,是人们从事科研、生产等工作的必要条件和有力工具。
档案也是各企事业单位运作各个环节的真实记录，是极其珍贵的原始资料和重要的信息资源。
准确、系统、完整的档案是单位工作的重要参考资料，是社会的重要财富。
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。
档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
二、基本原则纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源准确方便快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用的需求。
属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围，并按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》对纸质档案进行数字化。
根据档案幅面的大小（如A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪，如工程图纸采用0号图纸扫描仪进行扫描。
纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
扫描过程中，确保不对档案原件造成破坏，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
档案数字化技术规范PPT课件
授课：XXX
22
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
授课：XXX
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（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案
授课：XXX
14
3、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
授课：XXX
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3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录 像带。
6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
授课：XXX
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二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
授课：XXX
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二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
中的目录内容。
授课：XXX
24
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
授课：XXX
7
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
档案管理程序幻灯片.ppt
中原输油气分公司档案室
所属各单位档案管理部门
• 负责本部门各类文件材料的收集、整理和归档，确保归档 文件材料的齐全、完整、真实和有效。
• 事故档案归口管理部门按照事故、未遂事故管理程序，负 责建立并移交事故档案。
• 按照“谁主办、谁备案、谁确认”的原则，由主办单位负 责重大活动的备案， 文书档案：按照《归档文件整理规则》（DA/T222000）,以件为单位进行整理，并按归档时间顺序排列。 件内排列顺序为：各单位制发的文件，正文在前，发文 稿纸居中，底稿附后；归档的收文，收文处理单在前， 正文在后。
• 科学技术研究档案：以项目为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按研究准备、研究试验、总结鉴定、成果申 报、推广应用阶段的顺序排列。
• 建设项目档案：以项目为保管单元，进行组卷或按件整 理。组卷原则及方法参见《基本建设项目档案管理规 定》。
•
归档整理
• 设备仪器档案：以单台（套）为保管单元，进行组卷或按 件整理，并按使用说明书、图样、操作规程、装箱单、配 件目录的顺序进行排列。随机文件较多时可按部件、组件 为单位进行整理。
• 会计档案：应保持原卷（册）的封装，以卷为单位进行 整理。个别破损、缺页、装订不牢固的帐册应进行修补和 重新装订。对未了结的债权、债务凭证和原始单据要抽出， 由会计机构单独保管，待了结后再归档。如有若干个机构 和核算单位，同一年度内先按机构或核算单位的先后顺序 排列，再在同一机构或核算单位中按形成的先后顺序排列。
归档要求
• 公司各级归档部门（单位）的主要领导负责本部门（单位） 归档工作的统筹协调和归档审核；各兼职档案员负责本部 门形成档案的收集、系统录入、实体档案整理和向档案部 门移交等具体业务工作。
• 归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档 范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料 的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与 被转发件、实体档案与相对应的归档电子文件齐全；准确 是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规 范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明 及描述上保持一致。
档案数字化工作内容和流程
档案数字化工作内容和流程档案数字化是指将纸质文件转换为电子数据的过程，以实现快速访问和检索。
通过数字化，将纸质文件转换为机器可以读取的格式，可以更容易地检索信息。
数字化工作内容1.文件扫描：首先需要完成纸质档案的扫描，通过数字高速扫描仪，可以将原始文件转换为PDF或图像图像，保存在服务器上，也可以编制批处理程序，在完成扫描后自动保存到服务器上。
2.文件处理：在文件扫描过程中，原始文件可能会有一些扫描噪声，或者文件内容被模糊，这时需要用文件处理工具如Adobe Acrobat 进行处理，使其在数字化过程中保持清晰易读的状态。
3.信息索引：要使档案文件可以更方便地检索，就需要进行信息索引。
一般通过数字化工作流来设计索引信息，可以从文件的内容中提取与档案文件有关的关键字，将关键字存储在文件系统中，从而使检索文件变得更加容易。
4.文件归档：在数字化过程中，需要将档案文件归档到服务器上，以便进行分类管理。
一般可以根据档案文件的内容，设计一套归档分类，将文件归档到不同的文件夹中，以便更加方便快速地检索文件，减少检索时间。
流程档案数字化工作的基本流程如下：1.获取源文件：首先，从档案库中获取需要数字化的文件，将文件发送给数字化库进行处理。
2.文件扫描：使用数字扫描仪，将原始文件转换为电子版本，并将文件保存到服务器上。
3.文件处理：使用文件处理工具，如Adobe Acrobat将扫描后的文件进行处理，以便更容易检索文件内容。
4.信息索引：通过分析文本内容，提取文件中的关键字，以便能够更容易地定位档案文件。
5.文件归档：根据文件的内容，将文件归档到不同的文件夹中，以便在归档过程中更容易检索文件。
6.文件审核：在完成文件扫描、处理、索引及归档等工作后，需要完成文件审核，以确保文件数字化的准确性，以及扫描、处理和索引等操作是否符合要求。
结论随着信息技术的发展，档案数字化工作已成为当今社会无可替代的重要内容之一。
它不仅可以有效提高档案信息管理的效率，还能帮助档案管理者更好地将档案文件分类、管理、检索和处理更加容易。
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档案数字化的四个层级
档案数据挖掘 档案全文识别处理 档案扫描和文件级著录
Step 4 Step 3 Step 2
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及案卷级著录
档案扫描及文件级著录
档案扫描及文件级著录
档案全文识别处理
档案全文识别处理
档案数据挖掘
档案数据挖掘
总体架构示意图
收
归档数 据管理
电 子 电子文 档 件采集 案
发
生成电 子档案
数据检 查及整
理
实时归 档
数据分
归档数 据管理
馆（室）藏档案数字化工作是数字档案馆（室）资源体系建设的重要手段 和方式，国家档案局对档案数字化工作十分重视。
2002年 国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》
（档发【2002】8号）的通知中要求各地综合档案馆在“十五”期间以档案信 息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加强档案目录数据
三、降低工作强度，提升工作效率 档案数字化后，阅览、编研、举办展览等利用档案实体的工作，都不需
要到库房提调档案，也不用档案归还入库时逐件逐页清点，降低了档案管理 工作的强度，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案实体封 存后，节省很多档案的日常管理工作，提升了工作效率，同时档案由于年代
纸质档案数字化和数字档案室的关系
男性成员8915人 配偶共4733人
这些数据讲了什么 样的故事？
胡李不通婚的家规 是真的吗？
从唐末至明初，真 的没有一人娶过姓 李的姑娘！
如果你是上川明经
范围
适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理
档案数字化工作原则：
遵循符合国家法律法规的原则 价值性原则 满足社会利用的原则 过程管理原则 保证数字化质量原则 保证档案及档案信息安全原则
纸质档案数字化工作流程 与规范要求
纸质档案数字化的概念
采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字 文本的处理过程（DAT/31-2005)。
采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、 磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录 数据与数字图像关联关系的处理过程。
胡适（1891年12月17日-1962年2月24日），原 名嗣穈，学名洪骍，字希疆，笔名胡适，字适之。 著名思想家、哲学家。徽州绩溪人，以倡导“白话 文、领导新文化运动闻名于世。”幼年就读于家乡 私塾，19岁考取庚子赔款官费生，留学美国，师从 哲学家约翰·杜威，1917年夏回国，受聘为北京大
档案数据挖掘
数字档案室：是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对 电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、 存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息 服务的档案信息集成管理平台。
数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确 保安全”的原则，资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应 坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，各级档案室的现存档 案，目前大多还是传统载体而非数字形态，因此，数字档案室建设的 首要任务，就是要把传统载体的档案数字化，而绝大多数传统载体档
纸质档案数字化的意义
一、确保传统载体档案实体安全 档案数字化后，档案利用以数字资源（电子目录+扫描图像）为主，
档案实体可以少动或者不动，从而大大减少对档案实体的各种人为损害 或自然侵害。
二、提高档案现代化管理水平 档案数字化前，必须进行手工检索纸质目录，逐卷逐件查找档案内容，
数字化后，利用档案管理软件，可以实时检索档案电子目录，通过OCR技术， 可以实现档案的全文检索，档案的查全率查准率得到极大的提升。同时档案 数字化也可以带动档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善， 是档案管理水平得到全面提升。
数字档案资源
数字档案资源
档案数字化
传统载体档案经过 数字化处理后形成 的数字图像。应保 证其一致性、完整
电子档案
具有凭证、查考和 保存价值并归档保 存的电子文件。电 子档案应真实、可
数字档案资源应用分类
室藏
档案 档案前
数字
处理
化
目录数 据建库
档案生 成数字 图像
数据检 查及整 理挂接
数字化 成果接
元数据
文本 数据
挖掘算法
人物 时间 地点 事件 特点
展示
关联 网络 地图
民间传说中，唐末，天下大乱，各路英雄争雄，逐鹿于中原。黄巢农民起 义异军突起，天秸元年(904)八月，朱全忠杀唐昭宗，第二年唐昭宗的遗腹子李 昌翼出生，在徽州婺源考水被一个叫胡三的人收为义子，改姓胡。昌翼长大后， 于五代后唐同光三年(925)中明经科及第，故其后裔称明经胡氏，因其是李姓后 裔，明经胡氏忌与李氏通婚。明经胡氏人才辈出，最著名的有二支，即宋元时 期的婺源胡炳文家族和近代绩溪胡适、胡雪岩家族。
档案数字化工作流程：
确定数字化对象与制定总体方案 档案出库 数字化前处理 建立数据库 档案扫描 图像处理
确定数字化对象与制定总体方案
确定数字化对象与制定总体方案要从机构及人员、基础设施、制定工 作方案、工作流程控制、管理制度、工作文件管理、档案数字化外包等方 面具体考虑。
（一）机构及人员 应建立完善的纸质档案数字化工作组织机构，对纸质档案数字化工作
库建设，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，以现实需要为前提， 分阶段、分步骤实施档案数字化进程。
2010年 国家档案局印发《数字档案馆建设指南》，指出传统载体档案数字
化是现阶段数字档案资源建设的一个重要途径。应当统筹规划，分步实施。
应当通过数字化工作，对馆藏档案进行全面的梳理。如果对馆藏档案无法一次 性全面数字化，可以按照特殊载体优先、重要程度优先、共享性强优先等原则 分布实施。
2013年10月 时任国家档案局局长杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推
2005年
2015年
2017年
（DA/T31-2005）
国家档案局出台了《纸质 档案数字化技术规范》（
DA/T31-2005）
（征求意见稿）
国家下发了《纸质档 案数字化技术规范》
（征求意见稿）
（DA/T31-2017）
2018年1月1日正式实施