人事档案管理实施细则

（3）离职档案：员工编号：

第七条在制作上述人事档案资料时，应当按照序号和名称放入相应档案内，并在备注中注明页码，存有资料的一栏在备注中画“√”，无相应资料的留空不填。装卷应按档案分类统一装入“档案袋”中，在档案袋上写明员工姓名、档案编号，并按档案类别顺序存放在相应的档案柜中。

第八条人事行政部按档案编号、姓名为每位职员建立“人事管理信息表”，并将员工个人基本信息录入表中，具体包括编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证、入职声明、入职前经历、劳动合同签订时间、社会保险购买期间、员工考核、竞职、奖励、处罚等信息。

第九条员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具。有关员工信息的变更，必须当月在员工个人电子档案中进行登记更新。每月末，对档案进行备份。以确保电子档案的安全管理。

（二）人事档案的管理

第十条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十一条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案保管应保持清洁，整齐和适宜的温湿度，做好防火、防潮、防盗的保护措施。

第十二条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按借阅程序办理。

第十三条职工本人有正当理由需要查阅档案的，须填写《人事档案查阅申请表》（附后），经过部门负责人和人事部门负责人同意的，能查阅本人的人事档案，任何他人的档案概不查阅。

人事档案查阅申请表

第十四条经理及以上人员可直接借阅所管部门员工档案，跨部门借阅员工档案需附总经理审批同意的签字，具体见《人事档案借阅表》附后）。借阅需在“档案借阅登记本”上登记，不得私自复印员工档案，确因工作原因复印的须经人事部经理批准后由人事部操作复印。

人事档案借阅申请表

第十五条借阅档案者应在规定借阅期内按时归还完整的档案，逾期者按每天20元进行处罚；如将借出的档案丢失者，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。

第十六条人事行政部档案管理人员应严守档案机密，不得擅自泄漏或传播员工个人资料信息，人事行政部遗失档案的，除相应处罚外，必须承担因档案丢失的全部损失（包括但不限于资料本身、因丢失资料导致劳动争议的赔偿等）。

第十七条本实施细则由人事行政部负责解释，经公司职工代表大会审议通过经公司总经理签字之日起生效。

四川****有限公司 2014年月日