行政部职能及岗位职责

行政部职能及岗位职责

职能及岗位职责编号：xx／ZGC－XZ－02－2002 行政部职能及岗位职责

一. 目的为明确本部的权责职，为有效的控制全公司质量体系的有效运行，现拟制本部职能及岗位职责要求。

二.部门设置部门经理：1名。

行政秘书：1名。

前台人员：1名。

后勤服务：2名。

司机：1名。

直接上级：行政副总（管理者代表）。

三.部门本职行政部办公事务管理，人力资源开发利用管理，后勤服务管理，牵头编制企业经营目标，搜集整理，分析核算企业经营结果，制订企业管理标准，督促检查执行。

四.主要职能及岗位职责（1）主要职能

a)维护办公秩序正常化; b)草拟.审核公司文件，公文收发批办，建档归档; c)印签.介绍信的使用管理; d)召集公司行政工作会议，牵头组织实施公司重大活动; e)负责与地方政府职能部门，社会团体的联系与沟通，并按照要求上报相关的企业经营情况; f)办理企业经营所需的各类证照; g)管理办公设备，保管.发放办公用品; h)控制与核算办公费用; i)人力资源开发利用管理;

j)后勤服务管理; k)防火防盗，安全管理; l)主持编制企业年度经营目标; m)搜集.整理.分析核算企业经营完成情况; n)组织制订企业管理标准，督促检查执行; o)负责企业策划和形象宣传工作; p)不断提高行政部工作效能，及时提供本部门工作议案。

(2)岗位职责 A 部门经理岗位职责：权利：

a)检查部门人员执行决策.制度情况.纪律情况，提出奖惩措施的权利；

b)决定审查对优秀员工奖励.调资.晋级的申请的权利；

c)调遣.部署部门人员工作的权利；

d)负责本部人员工作检查，业绩审查.考核.评估的权利; e)根据本部门工作任务的需要，确定员工招聘.任用.调动等有关事宜；

f)参与竞选上一级岗位负责人；

g)核准所辖部门员工经费.费用报销；

h)有权根据实际情况对所辖员工进行警告.记过.降职等处分。

主要职责：

a)肩负部门之职责；

b)主动向上级请示.汇报

工作，传达上级指令；

c)规划.组织.协调部门之间关系，对边缘问题提出解决方案或向上级汇报

情况，请示解决方法；

d)对本部门员工绩效（工作业绩.经济效益）负责；

e)对本部门员工业务水平进步负责；

f)准时.保质.保量完成上级或同级部门间交予的任务；

g)一切决策行为对上级主管负责。

辅助职责：

a)受总经理（行政副总）指挥，并汇报

公司相关工作；

b)协调相关部门完成公司的相关工作；

c)对公司管理提出议案，改善公司管理体制；

d)以诚恳.友善的态度与其他单位协调联系，并就提出的对单位的要求和问题给予解答。B )行政秘书职责：

a)完成总经理.副总经理交办的办公事务；

b)负责公司会议记录，重要内容根据领导意图形成文件，并督促检查报告会议决议的执行情况；

c)负责公司文件外来函电的收发.分转.催办.立券归档.建档.存档.打印等管理工作；

d)负责公司印鉴.介绍信的使用与管理工作；

e)负责行政部文字资料打印工作；

f)保管与发放分管的办公用品，做到妥善保管，领料手续完备，帐物相符，按月按部门结算费用；

g)征订.保管.借阅各类技术管理书籍；

h)负责传真机收发文的分送.登记工作，并对传真机进行日常清洁维护保养；

i)负责使用的长途电话的登记管理工作；

j)督促检查公司各部门做好公文管理和保密工作；

k)负责公司荣誉奖状.奖品.礼品的保管与管理；

l)收保整理公司工作大事记录；

m)管理公司电子邮箱，定期整理报告所收邮件重要内容，并负责网上招聘及发送招聘信息；

n)策划组织公司文娱活动；

o)完成上级领导交待的临时任务。C ）前台接待员职责及岗位要求

a)值班时使用标准的普通话，仪表整洁.端庄.态度亲切.声间甜美，使用规范语“您好﹗海普公司”；

b)熟悉交换机的性能，并熟练操作简单的故障排除；

c)编排公司的分机号码，熟识各分机的电话；

d)接外线时，准确及时地转接各部门分机电话；

e)随时检查各分机运行情况，如分机出现故障应及时排除；如遇不能解决时，应及时联系厂家解决，以保证公司通讯正常；

f)不得随意离岗，不得闲聊，不得打私人电话；

g)每月按时打印分机使用情况及费用表，速交财务部；

h)若有时外出或吃饭，必须采用电脑值班；

i)热情接待来宾，并负责客人的来迎送往，为客人按电梯按钮；

j)外出证的严格检查.保管，不得遗失，月底交行政部作为考勤的依据之一；

k)对公司员工的仪表.仪容.工作证的佩戴.工作装的检查；

l)负责监督公司员工的签到工作，并汇总考勤，月底交行政部和财务部各一份；

m)办公用品的管理.发放及每月盘存工作；

n)公司环境绿化的维护；

o)公司宣传资料及书籍的归类管理，办理借阅手续；

p)负责公司各类档案的收集.整理.分类.立卷.归档工作；

q)保障档案的完整.安全.秘密性；

r)做好档案借阅登记及档案销毁程序工作；

s)做好档案四防工作和“防火.防盗.防水.防潮”。D ）后勤人员工作职责及岗位要求

a)打扫并维护公司活动场所清洁卫生，应随时保持公司公共卫生清洁.干净，特别注意对死角要进行彻底地清扫；

b)负责清除各部门垃圾袋；

c)负责每日清扫正.副总经理办公室（地面.桌面.柜面及桌上摆放物品的清洁）；

d)每周进行一次大扫除。（除日常清扫外，还包括对窗帘.窗沿玻璃瓷砖.墙面.木门的清洁）；