办公室工作方法

如何做好办公室工作

今天，参加办公室人员及通讯员年会的同志，有的是在办公室工作，有的是在安全科，有的是在机务科，也有生产一线的站务工作者。在这里，我就如何做好办公室工作，与大家共同探讨一下。

一、要做好办公室工作，首先要树立好“五种意识”

一是要树立勤奋刻苦的学习意识。办公室工作政治性、全局性、综合性强，要把勤奋学习作为提高履职水平的基本前提，在学习上做到领先一步、深入一步，时刻保持学习的“饥饿感”、竞争的“危机感”，重点学习政治理论，学习办公室工作业务，学习现代经济、科技、管理、法律及文史哲等方面的知识，优化知识结构、拓宽知识面，不断开阔眼界、开阔思路、开阔胸襟，提升工作能力。二是要树立优质服务的使命意识。要牢固树立服务领导就是服务大局、服务工作、服务发展的理念，突出抓好办公室以文辅政、综合协调、后勤保障和重大活动、重大会议、重大接待等各项优质服务工作，真正把办公室打造成政治上的先进部门、工作上的示范部门、作风上的表率部门，推进办公室职能作用有新加强、工作质量有新提高、服务水平有新提升。三是树立研究问题的全局意识。总公司十届一次职代会提出的建设“四个州运”（诚信州运、和谐州运、数字州运、文化州运）目标，对2013年工作，提出了五大工作目标：1、全司营业收入增长6%以

上，企业效益同步增长；2、确保企业安全稳定；3、努力实现困难单位的逐步脱困；4、保障职工福利待遇的不断提高，工资增长不低于6%；5、确保吉首西口站、保靖新站、永顺三保厂车站、吉首东站改建的建成和投入使用。这就是全司的大局所在、全局所系，要坚持从大局出发，以大局为重，为大局服务，有的放矢地围绕中心开展工作。四是树立推陈出新的创新意识。认真学习、深刻领会、准确把握中央、省、州的大政方针和总公司的决策部署，在此基础上，立足本单位实际，融会贯通，创造性的抓好落实，使之符合科学发展观的要求，又切合本单位实际。要强化开放理念，用更加开阔的视野、更加开放的心态、更加开明的气度，听取不同意见，吸收外界智力，借助“外力”、“外脑”，做到兼收并蓄，确保出主意、作决策、办事情更加科学、更加合理。五是树立吃苦耐劳的奉献意识。办公室服务性职能突出，从某一方面来讲，办公室的主要职责是为决策和落实决策提供参谋、方案和保障条件，只能是“参谋长”、“司务长”，而不能是“司令员”、“董事长”。幕后忙得多，登台亮相少；埋头苦干多，抛头露面少。这就要求我们要把敬业奉献作为一种人生追求，树立强烈的事业心和责任感，积极投身到确保企业健康稳定持续发展的具体实践中，老老实实做人、踏踏实实干事，要乐于并甘于奉献，发扬老黄牛的精神，把奉献当成一种生命常态，把付出当成一种生活习惯，视职业为事业，

视事业为生命，敬业乐业，勤勉努力，满腔热情地干好工作，不计较个人得失，甘于付出。

二、做好办公室工作应掌握的方法

办公室工作是细致缜密的服务性工作，把握好规律、掌握好方法、处理好关系十分重要。要注重处理好四种关系：第一，处理好大与小的关系。天下大事，必作于细。心中常想大事，手上勤做小事。想大事，就是要心中有大局、工作为大局、办事顾大局，围绕不同时期、不同阶段总公司的重大决策部署，努力从领导的角度去思考问题，站在全局的高度去谋划工作，始终做到身为士卒、胸为帅谋。做小事，就是要周密计划，严细要求，一篇材料、一个电话、一次排序甚至一个字、一个标点，都必须高度重视，一丝不苟，沉心静气，认真认真再认真，细致细致再细致，努力把每一件事情、每一项工作、每一个细节做得尽善尽美。第二，处理好虚与实的关系。要以务实的态度，做务虚的工作，必须虚实结合、虚功实做，工作要事事做实，件件落地，炼就踏石成印、抓铁留痕之功，避免以会议传达会议、以批示贯彻批示、以汇报材料替代落实行动，大力倡导务实之风。第三处理好刚与柔的关系。办公室是单位的枢纽，领导交办的事项多，与各方面接触多，在落实领导指示与中心任务时，既要讲规矩、讲原则、讲制度，做到规矩不变、原则不让、制度不改，掌握缓急，雷厉风行，扎实推进，快事快办、急事急办、特

事特办，又要在实际推进中考虑周全，耐心柔和，积极稳妥地解决矛盾和困难，做到刚得适时、柔得适当，实现刚与柔相得益彰。第四，处理好得与失的关系。办公室人少事多、闲少忙多，为人作嫁衣的事多，很多同志都是工作连轴转，连节假日也很少休息。要正确看待苦乐得失，常怀知恩感恩之心，胸襟坦荡、淡泊名利，得亦不喜、失亦不忧，守得住清贫、耐得住寂寞，在奉献中体现价值，在忙碌中享受生活，在艰辛中体验快乐。要擅于自修以拓展宏阔、包容、和谐的内心世界，以工作实绩和能力赢得领导满意和赏识，以卓越高洁的形象争得社会认同。

三、锻造做好办公室工作的看家本领。

（一）提高文字表达能力。文字表达能力是办公室工作人员的看家本领，没有这个本领，在办公室工作是没有发展余地的，起码不是个合格的办公室工作人员。办公室工作人员没有较高的观察问题、表达问题的水平，是写不出好文章。要有地位，就得有作为。练就看家本领，是有作为的首要前提。会写机关公文、领导讲话、总结材料、典型材料、调查报告，是对办公室工作人员的起码要求，也是办公室工作人员的基本技能。

办公室工作人员的文字表达能力，是指用撰写公文的方式，贯彻党的路线方针政策，传达指示命令、部署任务、反映情况、确保领导机关行使职权的能力。

提高文字表达能力，首先的还是端正思想认识。文字表达能务是办公室工作人员综合素质的反映，没有较高的观察问题、分析问题、综合问题、表达问题的水平，是写不出好文章的。为了比较形象地阐述文字表达能力的重大意义，这里先讲个故事：一个是曾国藩修改“报告”的故事。当年，曾国藩率湘军与太平天国军队作战，开战之初，被太平军打得一败涂地，有几次差一点掉了脑袋，因此，师爷给清朝中央政府写战况报告时，如实汇报战争之惨烈，声称时常处在“屡败屡战，屡战屡败”的境地。曾国藩一看，惊出一身冷汗，朝廷看到这个报告，必定认为自己指挥无能，湘军打仗无能，这还了得！曾国藩毕竟是文坛高手，他用笔轻轻一勾，把两个词的顺序颠倒了一下，变成了“屡战屡败，屡败屡战”。这真是妙笔生花，湘军不怕牺牲、前赴后继、顽强作战的英雄气概和形象跃然纸上，果不然，朝廷看过战况报告后，并没因为他们打了几个败仗而怪罪，反而对他们“屡败屡战”的顽强精神大加赞赏。

总公司创办《州运导报》，就是给大家创造了一个良好的创作平台，要紧扣企业实际、贴进职工，要紧跟企业时事主题、当前工作重点，围绕贯彻落实总公司十届一次职代会精神，反映企业积极向上的精神风貌，多撰写一些先进人物、先进事例。写作能力也是一个磨砺的过程，只要经常锻炼，也是会有所提高的。

会写公文。公文是各级办公室实施领导意图、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党的路线方针政

策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。依靠文件指导工作，是办公室的重要方法之一。公文是一面镜子，代表着办公室的工作水平。会写公文，是对办公室工作人员的起码要求。

公文的主要功能：传令功能；教育功能；沟通功能；协调功能；办事功能；凭据功能；史料功能。

公文的主要种类共有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、意见、通告、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

会写领导讲话。领导讲话都是用来指导工作的，是以领导的个人身份来表达的。起草领导讲话的最大特点，可以说是“代人立言”，而不是“为己立言”。在体现领导指导工作总体意图的前提下，要符合领导个人的思路，符合领导特定的身份，符合领导的语言风格。

领导讲话的具体特点有如下三个：一是内容上的指导性；二是风格上的个性；三是效果上的二重性。

起草讲话的具体要求有五个：一是要有思想；二是要实在；三是要准确；四要丰满厚实；五是要有个性。

会写总结材料。总结性的文字工作，是办公室工作人员经常承担的一项重要工作，会写总结材料，也是办公室人员必备的基本功。要注意把握这么四点：一是领导意图把握准；二是把全面情况了解清；三是把总体思路研究透；四是把概括手法运用好；五是把“重头戏”唱精彩。

会写典型材料。运用典型指导工作，是各级领导机关的重要方法，是办公室工作人员义不容辞的责任。要注意几点技巧：一是层次安排要严谨；二是选择事例要典型；三是使用语言要生动；四是写作形式要新颖。

会写调查报告。有针对性地或有目的地开展深入的调查研究，掌握第一手的资料，形成得出结论、说明观点和提出解决问题的文字，就是调查报告。应遵循以下原则：一是“七分调查，三分写作”；二是“动脑第一，动笔第二”；三是“有虚有实，虚实相生”；四是“不走极端，防止片面”。

（二）提高口头表达能力。“上情下达，下情上报”，是办公室工作人员的家常便饭，必须具有很强的口头表达能力，才能将上级的指示、下级的请示和自已的思想观点、意见、建议，及时、准确、有效地传递给他人，以便采纳和推广。如果没有良好的口头表达能力，是很可悲的事，就像鸟儿没有翅膀不能飞翔一样痛苦。要想飞得高远，就要苦练口头表达艺术。口头表述总的要求，是言之有理，即提出问题，又分析问题，要有推理，既能说服人，又能感动人，要有公理，既要观点正确，又要符合现实，要言之有物，言之有据，言之有策，言之有度。

（三）广泛吸纳信息。当今社会是信息社会谁最先占有信息，谁就可能争取主动，成为赢家。办公室工作人员必须眼观六路，耳听八方，广泛吸纳各种信息，成为信息灵通人士。只有做到要什么资料有什么资料，工作起来才能得心应手，游刃有余。

要养成关注上情的习惯。上情主要是指党中央、国务院、中央军委制定的路线、方针、政策、法规和一些指示，以及上级党委和领导机关贯彻落实的方案、要求等。只有时刻关注上情，对当前的形势任务有个明确的了解，才能保证工作方向。这就要求办公室工作人员在工作中做到以下几点：一是多看文件；二多参加会议；三是多接触上级。

要养成关注下情的习惯。下情主要指下属单位、特别是基层单位的情况，它就包括诸如单位编制、地理环境、人员数量、历史背景等自然的客观情况，又包括班子建设、干群关系、人心士气、思想情绪、敬业精神等主观情况。通俗地讲，既有动态的“死情况”，又有动态的“活情况”。这就要求做到如下六点：一是身到；二是眼到；三是耳到；四是口到；五是心到；六是手到。

要养成关注内情的习惯。所谓内情，就是本级办公室的情况。主要包括：一是对本级办公室的工作要很清楚。二是对本级领导的情况要很了解。三是对本职业务工作要很精通。对内情的关注的熟悉，一要靠学习。凡涉及办公室的工作思路、规划、部署、规范，涉及本职工作的政策规定、专业知识等，要经常学习，温故而知新。二是靠多交往。内部的领导关系、同事关系、工作关系等，要靠在不断的交往之中逐步加深，增进理解、增进友谊。

要养成关注外情的习惯。外情是指外单位的、外系统的。关注外情，了解外情，有利于开阔思路。“外面的世界很精彩”，办公室工作人员不能做井底之蛙。一方面，要时刻关

注形势的变化。形势是分析判断的重要依据，对形势看不清楚，就不可能有正确的判断，就会闹出盲人摸象似的笑话。所以，一定要时刻关注不断发展变化着的新形势，对国际国内新近发生的重大事情要尽收眼底。做到这一点，就要十分注重发挥媒体主渠道的作用。因为国内外大事一般都能在媒体上及时地反映出来，所以一定要培养读报、看电视、听广播、上网的爱好。

（四）做到能参善谋。在领导活动的舞台上，能参善谋是办公室工作人员的角色要求，你若想获得更多的升迁机会，不仅要能够完成好领导交办的事务，还要能起到辅助决策的作用，帮助领导想问题、提建议、出点子。最好能先领导一步思维，提出高领导一筹的见解。

准确领会领导意图。办公室是领导的“耳目”和“外脑”，是协助领导做决策的，不是代替领导做决策的。准确领会和理解领导意图，也是办公室工作人员非常重要的一种素质。首先，对领导的意图要坚信不移；其实，对领导的意图要仔细品味；再次，对领导的意图要经常琢磨。

细心比较论证。办公室工作人员出谋划策的过程，是一个分析、比较、判断、得出结论的过程，要学会透过现象看本质。所得出的结论正确与否，直接关系到决策建议的质量高低。如果结论正确，处置方案得当，就能胜券在握；倘若结论错误，处置方案再好也无济于事。首先，要进行必要性论证；其次，要进行可行性论证；再次，要进行实践性论证。

最后，希望通过这次的学习交流，大家能有所收获，对于今后工作有所帮助，达到办文是高水平，办会是能手，办事是巧手的目的，我们这次年会活动目的就达到了。

谢谢大家！