Oracle_EBS 发票应用UG读书报告

ORACLE发票应用读书报告
笔记
发票概览
供应商根据客户提出的货物或服务请求或发出的采购订单组织货源、安排发运，同时向客户开具发票。

因此，供应商与客户之间建立了一种债务关系；对于供应商，确认了收入，在财务会计账上记录了相应的应收账款；对于采购方，发票明确了应付款的责任，Oracle 应付款管理系统根据审批过的发票，并按照相关的付款条款进行支付。

发票的创建可能由来自某个供应商或第三方签收处理的高级发运通知（advance shipment notice, ASN）触发。

发票是利用签收和采购订单信息创建的，这个过程删除重复的数据项并保证准确及时地进行数据处理。

1.发票类型
Oracle应付款管理系统具有以下几种类型的发票，以适应不同的情况：
1)标准发票：供应商根据采购方的货物或服务的需要开具的正式发展，发票通常
含有分项细节，有说明和价格。

标准发票既可以用来与采购订单匹配，也可以
不与采购订单匹配。

2)贷项通知单：从供应商处收到的一种发票，表示所购买的货物或服务的退货。

3)借项通知单：从供应商通报的为购买货物或服务所记录的一种赊欠发票。

4)PO默认：一种用户知道的与采购订单号匹配的发票。

应付款程序填写来自采
购订单的，尽可能多的信息，包括供应商名、供应商代码、供应商地点以及货
币等。

5)快速匹配：一种用户希望自动与特定的采购订单以及采购订单上的发货项匹配
的发票。

Oracle应付款管理系统对其中采购数量比发货上所记账的实际数量大
的每一发货项自动进行匹配。

6)混合：一种标准的或贷项/借项通知单发票，用户希望它与采购订单及其他发
票相匹配。

可以为混合发票输入正的数量，也可以输入负的数量。

7)预付款：一种用来预付供应商或员工费用款项的发票，也许至今尚未实际收到
货物或得到服务。

8)费用报表：记录员工的、与业务有关的开支的一种发票。

2.发票结构
发票的结构包括发票主体部分、计划付款部分、分配及活动部分。

1)发票主体
发票的主体部分在发票窗口的上半部分，其中包括以下几个项目：
A.发票类型：根据用户需求选择上述各种发票类型；
B.供应商名、编号：输入预告设置的供应商名称或编号，系统会显示默认的
信息；
C.供应商地点：如果供应商地点的设置有多个时，要求用户做出选择；
D.发票日期：可以人工输入，也可以由系统默认为当天日期，注意要与总账
对应；
E.发票编号：可以人工输入，也可以由系统生成，但系统不允许有重复的编
号出现；
F.发票币种：供应商设置时默认；
G.发票金额：金额应包括货款、税金、运费、杂项费用；
H.支付条款：输入用户的支付方式，有些款项已经预先设置，系统将默认。

2)计划付款
计划付款部分是指发票窗口的下半部分，它有以下几个区域：
A.一般：反映发票的付款、入账、审批及暂挂情况；
B.暂挂；
C.查看付款；
D.计划付款。

3)分配
分配部分是在发票窗口的最低行，它包括以下几个区域：
A.活动；
B.概览；
C.分配；
D.匹配。

创建标准发票
创建发票一般先建立发票批，发票批可以更好地管理人工发票的输入；易于发票的查询；可以控制发票的数量与金额。

因此创建标准发票的步骤有：创建批－输入发票行－输入分配行－自动会计账户创建－输入运费分配－输入税分配－排订付款计划－完成发票。

而创建或调整发票形式有：
1.人工输入发票；
2.自动生成发票；
3.外币发票；
4.经常性发票；
5.复制发票。

步骤责任路径
创建发票批应付款管理系统发票－录入－发票批
创建标准发票应付款管理系统发票－录入－发票批－发票
发票的匹配
Oracle应付款管理系统提供了广泛的采购订单匹配功能，以保证用户仅仅支付所采购、收到并承付的货物和服务。

如果供应商发票上的数目与用户的数目不符，则相应的发票将被挂起，直到与供应商核对清楚才支付。

Oracle匹配处理过程使应付款管理系统应与采购管理系统紧密相连。

如果用户正利用导入数据填充采购表，也必须填写发票和允许支付该发票的项级匹配标志。

如果在发票录入中进行匹配，应该指出是否希望与采购订单进行匹配，或者与特定采购订单的物品进行匹配，然后选择希望匹配的货物或物品以及正在匹配的量和价格。

步骤责任路径
发票匹配应付款管理系统发票－录入－发票批－发票－匹配
翻译
输入发票概览
您可以按以下方法将发票输入或导入Oracle Payables 中：
人工输入发票
通常，您可以在发票工作台或“快速开票”窗口中输入供应商发票，并在输入过程中与采购订单相匹配。

发票工作台：（“发票批”窗口、“发票”窗口、“分配”窗口、“分配窗口”和关联窗口）。

用于将发票直接输入应付款系统。

在输入复杂的发票或需要联机验证和指定默认值的发票时，可以使用发票工作台，而不宜使用“快速开票”。

在输入需要立即执行活动（如付款）的发票时，也可以使用发票工作台。

“快速开票”窗口：用于快速、大批量地输入不需要额外验证和指定默认值的发票。

输入后，您可以将其导入应付款系统中。

在导入过程中需要验证和指定默认值。

自动创建发票
您可以设置系统，以自动定期创建发票，如租金发票：
经常性发票。

导入发票
您可以在Oracle Payables 中导入发票或发票信息以创建发票。

Oracle Internet Expenses 费用报表：员工通过Web 浏览器输入的费用报表。

Oracle Payables 费用报表：由应付款部门在“Oracle Payables 费用报表”窗口中输入的费用报表。

信用卡发票：员工信用卡费用发票。

信用卡公司将这些发票以平面文件的形式发送给您。

EDI 发票。

从Oracle e-Commerce Gateway 传送的电子发票。

XML 发票。

从Oracle XML Gateway 传送的电子发票。

外部系统的发票。

通过SQL*Loader 程序导入的发票，如从原系统导入的发票。

Oracle Property Manager 发票：从Oracle Property Manager 传送的租赁发票。

Oracle Assets 租赁付款：从Oracle Assets 传送的租赁付款。

在“快速开票”窗口和在发票工作台中输入发票的区别
您可以在“快速开票”窗口或发票工作台中输入发票。

下面的论述列出了在这两个窗口中输入发票的区别，有助于您决定何时使用特定窗口来输入发票。

何时应使用“快速开票”输入发票
您可以使用“快速开票”窗口来输入每天的发票记录。

对于并不复杂并且在输入期间不需要再进行联机验证或指定默认值的标准发票和贷项通知单发票，您可以使用此窗口快速大批量地输入。

您可以使用此窗口进行采购订单匹配以及使用预付款来核销所输入的发票。

下面列出的发票输入任务不能在“快速开票”窗口中执行，而应该在发票工作台中执行。

如果要使用“开放接口工作流”，请使用“快速开票”窗口。

您可以自定义“开放接口工作流”，以在导入发票记录之前，对其进行处理。

例如，在提交导入之前，您可以执行成本中心信息的自定义验证。

何时应使用发票工作台输入发票
您可以使用发票工作台来输入和维护需要进一步联机验证和联机指定默认值的较复杂的发票。

对于输入后需要立即执行活动的发票，您也可以使用发票工作台。

例如，如果您需要输入发票并为其创建付款，则可以在发票工作台中输入发票，这样就可以立即对此发票记录进行审批和付款。

仅在发票工作台中输入发票时才可以使用的功能
您可以通过发票工作台执行以下操作：
输入预付款类型的发票
输入借项通知单类型的发票
将贷项通知单与发票匹配
计算发票中的税
仅在发票工作台中才可以联机查看到的结果
尽管在导入过程中会产生下列操作结果，但您只有在发票工作台中才可以查看到这些联机操作结果：
税行和分配
分摊
凭证自动序列编号
仅在发票工作台中输入发票时才可以执行的任务
尽管从“快速开票”窗口导入发票后，可以在发票工作台中执行下列任务；但如果您需要在发票输入过程中执行下列任一任务，则可以直接使用发票工作台：
使用发票附件
对单个发票实施暂挂
对计划付款实施暂挂
改写供应商的默认付款优先级
改写期限日期
创建付款
计税
在发票工作台中输入发票批
您可以使用发票批来进行以下操作：
在批层输入发票默认值，以改写批中所有发票的系统或供应商地点默认值。

通过跟踪由发票录入产生的发票控制数量和总额与发票实际数量和总额之间的差异，来获得最佳的精确度。

易于联机查找批并复核创建批的人员姓名以及创建日期。

前提条件
启用“AP：使用发票批控制”配置文件选项。

将未输入的发票分组为不同的批。

建立系统的命名惯例以帮助您查找批。

例如，您可能需要将日期或输入批的人员姓名的首字母包括在发票批名中。

建议：如果您按发票批名对物理单据进行归档，系统的命名惯例将简化检索过程。

要输入发票批，请执行以下操作：
在“发票批”窗口的“发票批名”字段中输入唯一的值。

此名称将显示在报表上并有助于您联机查找此批。

在“控制数量”字段中输入批中的发票数。

在“控制总额”字段中输入批中的发票总额。

Oracle Payables 将跟踪您在输入发票时产生的控制数量和总额与实际数量和总额之间的差异。

注：如果发票额与批金额之间存在差异，Oracle Payables 将在您退出批时向您发出警告，但不会阻止对批中的单个发票进行发票验证和付款。

您可以立即进行更正，也可以稍后调整发票批。

输入要用于发票的任何发票默认值。

默认值包括：币种、类型、单据类别、暂挂名、负债帐户、付款条件、支付组、GL 日期以及暂挂原因。

输入的这些默认值可改写发票的任何系统和供应商地点默认值。

例如，如果要采购订单提供发票中付款条件的默认值，请将“付款条件”字段留空。

您也可以在输入单个发票时改写任何默认自批的值。

选择“发票”按钮，然后输入发票。

保存您所做的工作。

在发票工作台中输入发票
使用发票工作台来输入和维护需要进一步联机验证和联机指定默认值的复杂发票。

对于输入后需要立即执行活动的发票，也可以使用发票工作台。

例如，如果您需要输入发票并为其创建付款，则可以在发票工作台中输入发票，这样就可以立即对此发票记录进行验证和付款。

在发票工作台中输入基本发票
您可以使用发票工作台输入基本发票。

基本发票是您从供应商处收到的贸易发票，它将不与采购订单或收据匹配。

前提条件
在“供应商”窗口中输入供应商和至少一个支付地点。

要输入不匹配（基本）发票，请执行以下操作：
定位至“发票工作台”。

输入或接受业务实体的默认值。

为发票类型选择“标准”或“混合”。

注：标准发票必须具有正的行数，混合发票则可以具有正的行数或负的行数。

输入或接受基本发票题头信息的默认值，如贸易伙伴、供应商编号、供应商地点、发票日期、发票编号、发票币种和发票额。

Oracle Payables 将在付款中打印供应商地点的地址。

根据应付款系统选项和默认值的设置方式的不同，Oracle Payables 可能会将您输入的发票
日期用作发票的默认“期限日期”和“GL 日期”。

根据需要复核并更新付款条件、付款条件日期、支付组、付款方法。

Oracle Payables 将使用以下题头字段来自动计划发票付款：“发票额”、“条件”和“条件日期”。

您可以输入或复查这些字段的默认值。

（可选）输入分配集。

根据需要输入其它发票题头信息。

要输入发票行，请选择“行”标签。

为供应商发票中显示的每行输入发票行。

注：发票行的总计必须与发票题头的发票额相同，否则该发票将无法通过验证。

输入行类型。

可能类型包括：项目、运费、杂项或税。

只有在税设置允许的情况下，您才可以输入税行。

（可选）输入您要开票的项目的开票数量、单位和单价。

按供应商发票中所示输入发票行的总额。

（可选）输入您要开票的项目的说明。

（可选）如果您使用的是发票审批工作流，请输入申请人。

接受默认的GL 日期或根据需要进行更改。

如果您输入的是运费或杂项行，并且要在所有项目行之间平均地分摊费用，请选定“按比例分摊到所有项目行”复选框。

您可以通过单击“分摊”按钮将运费或杂项行分摊至特定的项目行，或分摊特定金额或百分比。

自动分摊税行。

输入行的分配信息。

您可以按以下方法输入分配：
使用分配集自动输入。

复查行的分配集。

如果该分配集默认自发票题头，您可以根据需要更改分配集。

通过与采购订匹配自动输入。

如果发票与采购订单相匹配，则分配将从采购订单中默认至该发票。

通过单击“分配”可以复查分配。

在“分配”窗口中人工输入。

要人工为该行输入分配，请单击“分配”。

通过分摊费用人工创建。

如果您要输入运费或杂项行，则可以通过分摊创建分配。

单击“分摊”。

如果您要使用分配集，则可根据需要为该行输入特定的帐户信息。

根据需要更新以下字段：分配帐户、默认帐户说明、覆盖帐户、平衡段、成本中心段以及帐户段。

根据需要输入其它发票行信息。

输入发票的税行。

您可以使用以下方式输入税行：
自动。

单击“计税”，Oracle E-Business Tax 将根据发票题头和行信息确定适用的税，并计算相应的税行和分配。

人工。

如果您的税设置允许，则可以输入税行。

保存您所做的工作。

要查看行的分配，请单击“分配”。