专业技术人员沟通与协调能力的提升(二)

专业技术人员沟通与协调能力的提升(二)

间； 4 ）确定与会人员； 5 ）制定会议议程：按照轻重缓急安排事项的处理顺序，将每一个议题的处理时间明确标示出来； 6 ）发放会议举办通知。

（ 2 ）会议现场的组织控制

有效控制会议议题和议程，合理控制与会人员的行为，加强对会议的组织协调。

（ 3 ）做好会后工作

整理会议纪要，报道会议消息，监督检查执行情况。

（二）书面沟通

1. 书面沟通概说

（ 1 ）书面沟通的含义

书面沟通是人们按照社会交往规则而进行的文书性写作活动 .

（ 2 ）书面沟通的特点

①应时—按时代的规则写作；

②应人—按对象的需求写作；

③应事—为解决问题而写作。

（ 3 ）书面沟通的种类

行政公文，计划类文书，报告类文书，法律性文书，新闻性文书，日常事务类文书。

2. 书面沟通的基本要求

制发文书要符合身份，书面沟通要符合法律法规，按照逻辑顺序安排文体结构。

（三）组织中的人际沟通

1. 上级—下属人际沟通

（ PPT11 ）上级沟通行为模式类型的辨别：一个明智的沟通者，应当对自己和沟通对象都有一个事先的了解和判断，以使自己主动采用合适而有效的方式与对方沟通。

（ 1 ）支配一温和型：理想的上一下级人际沟通行为模式。

①在组织中，一个支配—温和型的领导，往往以任务的完成和问题的解决为关注焦点，注意调动组织中的所有成员的积极性和自觉性，试图发挥每一个成员的潜力。

②一个支配一温和型的领导，是一个在下属心目中温和而坚决、友好而强有力的领导。

2. 下属—上级人际沟通：面对不同类型上级的沟通准则

（ 1 ）与支配—敌意型上级的沟通准则

①尊敬，但不要表现出对其权力构成威胁的迹象；

②概括表达自己的理解时，谨慎措辞；如有可能，将自己所理解的付诸文字，并注意表述的得体谦卑；

③愿意让他居功；将结果与上级的权力和形象挂钩；

④使他了解你工作中的最新情况；

⑤适度开放，表现你直率、坚定的形象。

（ 2 ）与顺从—敌意型上级的沟通准则

①不要过于咄咄逼人而对上级的安全感造成威胁；

②不要过于热衷于社交和显得太活跃；

③通过实际的行动赢得信任（而不是夸夸其谈）；

④不要在工作态度和工作业绩上造成过于急速的变化；

⑤将结果与其安全感的需求（如单位运作、顺利完成上级任务等）结合起来。

（ 3 ）与顺从—温和型上级的沟通准则

①对与上级漫无目标的沟通行为不予控制；

②将结果与上级的受欢迎度及认可度结合起来；

③帮助他管理，实行进度督查；

④提议和报告始终简洁明了；

⑤留出一定的时间进行社交。

（ 4 ）与支配—温和型上级的沟通准则

①强调任务目标的实现；

②坦诚、直率的表达自己的观点（感受）；

③对异议坦然接受。

（ 5 ）支配—温和型：理想的下—上级人际沟通行为模式

①在态度上确立自己支配—温和型的沟通行为模式；

②在具体的沟通活动中注意基本的沟通技巧。

3. 同级之间的人际沟通

（ 1 ）不同沟通行为模式对待同级关系的态度

1 ）支配—敌意型对于同级关系的看法

通常很了解同级之间的权力状况，并且不满意于这种状况，试图获得对同级的控制权。

2 ）顺从—敌意型对于同级关系的态度

①针对同样属于顺从—敌意型的沟通对象，其评价多为“懵懂，不知道自己在做什么”，并

认为由于他们缺乏能力和技术，和这种同级共事是很危险的事情。

②针对顺从—温和型的漫谈和无目标，他（她）会以“不安分的”、“拒绝严格按章办事”来评价同事，并同样将与这种同级共事视作是有很大风险的事情。

③针对支配—敌意型和支配—温和型的同事，其通常会认为对方是“能干”而“有野心”的。

3 ）顺从—温和型行为模式对同级关系的态度

通常对权力并无太大兴趣，重要的是大家和睦相处。

4 ）支配—温和型行为模式对同级关系的态度

不将同级视为有威胁的竞争者，也不视其为亲密朋友；他们的目标指向合作—问题解决和目标实现。他们希望通过共同配合和努力来完成任务，并使每个人的优势都得到发挥。

5 ）与支配—敌意型行为特点的同事争夺控制权；对顺从—敌意型行为特点同事的犹豫观望

提出警告；对顺从—温和型行为特点同事的散漫及盲目乐观加以引导

二、专业技术人员的大众媒体沟通

（一）以合作心态对待媒体

1. 媒体是我们的“工作伙伴”

第一，新闻媒体可以通过其广阔的传播覆盖面，向公众传递党和政府以及各行各业的有关信息，唤起公众对决策内容和各类信息的关注和参与，减少公众对事件真相及有关决策的误解和抵触。

第二，新闻媒体通过提供真相，反映情况，可以促使决策层更加了解真实情况，特别是当某些政府机构或部门欺上瞒下、官僚主义等原因而造成信息流失或失真时，新闻媒体通过行使其舆论监督功能，打破消息封锁和撕破谎言，就可能唤起上级领导对有关问题的关注，从而加快某一问题的解决。

第三，新闻传播机构拥有专业性的人员队伍和技术设备，它的时效性、客观性等职业特性所带来的社会信任度，比之当事单位自身的传播，具有更有效的说服力。

第四，新闻媒介可以运用自己独特的表现方法，把传播者传统的组织传递方式转化为生动逼真、感染力强的传播手段，从而让公众心悦诚服地接受传播者的政策法规和处置措施。

2. 与媒体沟通的原则

（ 1 ）遵循新闻传播规律，尊重记者的工作责任和职业特性

①尊重记者维护事实真实的立场和维护社会良性发展的责任心

②了解记者关注的新闻点

1 ）未来将要发生的事件；

2 ）当事方不让报道或对报道有争议的内容；

3 ）与受众切身利益相关的事情；

4 ）拓展公众想象空间的话题等。

③尊重媒体的立场和新闻策划

（ 2 ）接受采访是最好的媒体沟通方式

1 ）以时效性抓住媒体的眼球；

2 ）新闻的时效性决定新闻发布的若干时态法则；

①新闻发布要写明事件发生的具体时间，向记者报告特定的时间，最好精确到“×时×分”，突出事实的“现在进行时”；