公文写作与处理名词解释

甲骨文书：在三千多年前的商代后期，出现了一种体式较为完整的甲骨文书。

它是书刻在甲骨上的商代后期五室占卜活动的记录文字，即“甲骨卜辞”。

尚书：自商周战国期间长期汇集而成的＜书＞，汉初称之为＜尚书＞，即上古之书。

这是我国最早的一部政治文件汇编本。

公务文书：是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料。

公文法定的作者：是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

行文单位：指能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位。

对外文件：简称发文。

是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。

收来文件：简称收文。

是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。

内部文件：就是指制发和使用都限于机关内部的文件。

上行文：是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，故称上行文。

平行文：是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。

下行文：是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。

秘密文件：是内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。

普通文件：是相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件。

公布文件：就是向人民群众和国内外公开发布的文件。

法规文件：是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。

法律文件：是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。

法令文件：是指根据宪法的有关规定所制发的一
种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理
的名义发布的。

行政法规与规章文件：行政法规是国务院为领导
和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规
定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各
类法规总称。

这里所说的行政法规与规章文件，除国
务院制定的行政法规外，还包括各种地方性法规，部
门规章和地方人民政府规章。

行政文件：主要是指国家机关在日常公务活动中
所形成和使用的文件。

党的文件：是指由中国共产党的机关、组织形成
和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建议
等活动。

指挥性公文：是指上级领导机关对下级机关或群
众发出的用以领导和指导工作的公文。

规范性公文：是指由机关、组织、社会团体制定
的，要求其成员在活动，工作等方面严格遵守的行为
规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强
和规范性和强制性，例如条例、规定、办法、细则、
章程、规则等。

报请性公文：是指下级机关向上级机关汇报工作、
反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。

如报告、请示等。

知照性公文：是指机关单位发布的需要周知或遵
守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用
的公文。

如公报、公告、知照性通知、通报、函等。

记录性公文：是指各机关、组织用以记载公务活
动以备查考的公文。

如会议记录、电话记录、会议纪
要、大事记、值班日志等。

公文格式代码：又称文件检索代码，是指代表文件格
式类型的标记符号，由九位阿拉伯数字组成，标识于
文件首页发文机关版头左上角。

印制顺序号：又称公文份号，是指依据同一文稿
印刷若干份时每份的顺序编号。

秘密等级：简称秘级，是指公文秘密程度的等级，
分绝密、机密、秘密三级。

紧急程度：是对公文送达和办理的时间限度。

收文处理标记：包括收文机关名称、收文编号、
收文时间、档号等项目。

发文机关版头：简称“文头”。

文头是发文机关用
来制发正式文件时使用的有固定格式的发文机关标
识。

发文字号：是指由发文机关编排的文件代号。

签发人姓名：是表示公文生效并对该公文内容郑
重负责的一个标志。

公文标题：由发文机关名称、公文主题（事由）
和文种组成，是对公文主要内容准确、简要的概括和
提示。

题注：是指对公文标题的注释说明。

正文：是公文的主体部分，用来表达公文的具体
内容，体现发文机关的意图，是公文的核心。

主送机关：是指对主要受理公文的机关。

无正文说明：是指由于篇幅所限，使公文生效标
识（即落款、印章与成文日期）与正文不能同在一个
页上而出现分离状况时，为维护公文的完整性而作的
说明。

附件说明：是用以说明附属在公文正件之后的有
关文件材料的名称及件数的。

成文日期：是指文件形成的时间。

机关印章与领导人签署：机关印章是公文制发机
关对文件生效负责的凭证；领导人签署是指发文机关
领导人在公文正本的落款处，本人职务名称的后面签
字或盖章，以证实文件的效用。

注释或特殊要求说明：是用以说明公文中在其他
区域不便说明的各种事项。

阅读（传达）范围：是指根据公文内容和工作需
要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。

主题词：是指能够准确表达公文主题内容的规范
化名词或名词性词组。

抄送机关：是指除主送机关以外的其他需要告知
公文内容的有关机关。

印发说明：又称印制版记，是指文件制发（含翻
印）情况的说明记载，包括文件制发单位的名称、印
发日期和印制份数等。

页码：是指公文每一张页的顺序编号。

文稿：是指公文在起草过程中形成的一次又一次
的稿子，包括草稿、定稿两种。

草稿：是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿
件。

定稿：又称“原稿”、“底稿”、“正稿”。

是指草稿经过修改、审阅，并由领导人签发或者会议讨论式通过的最后完成的定型文稿。

文本：同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本些法规文件又有试行本、暂行本的形式；同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

正本：根据已经签发的定稿制发的正式文件，称为“正本”。

正本最突出的特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署，以证实文件的效力。

副本：又称抄本。

凡是根据公文正本复制、誊抄的其他稿本称为副本。

存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印刷本。

修订本：是指对于已经发布生效的文件，在实行一个时期以后，文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充，这种重新予以修改补充再行发布的文本，称为修订本。

从修订本发布之日起，原文本即行失效。

试行本、暂行本：大多用于一些法规性文件，在制发机关认为文件内容还不十分成熟，还必须经过一定时期的实践检验，再行修改时所使用的文本。

各种文字文本：第一是指我国少数民族自治地区，为便于工作，党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉字文件和少数民族文字文本。

第二是指在外交工作中所使用的文件，往往有中文文本和外文文本。

命令：简称令，是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

公布令：也可称为发布令或颁布令，它适用于国家公布法律，国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。

嘉奖令：是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。

议案：是有议案提出权的机构或人民代表，向同级人民代表大会或其常务委员会，提请审议事项的建议性公文。

决定：是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。

个案型决定：对某些性质重要、影响较大的个人或事件作出的决定，目的是引起注意或警惕，扩大正面影响，缩小消极影响。

决议：是经领导机构主持召开的会议通过的对重
要事项进行决策部署的指导性公文。

指示：上级机关对下级机关指导工作的公文。

意见：是党政机关对重要事项发表的对工作有指
导性质的文件。

公告：是机关、团体向公众宣布重要事项的告知
性文件。

通告：是机关、团体在一定范围内公布事项的告
知性文件。

涉及法定事项的公告、通告：在宪法、法律、法
规赋予的权力范围内，有关机构可以发布公告、通告，
规定一些事项，有关人员必须遵守。

知照性公告、通告：这类公告、通告发布的目的，
只是让群众或者有关人员知道，并不需要大家去遵守
或者执行。

公报：是公开发布重要决定或重大事件的告知性
文件。

会议公报：一般用以公布党的重要会议召开的情
况及会议所作的决定。

统计公报：用来发布国民经济和社会发展各方面
情况的统计数字。

外交公报：涉及两个或两个以上国家的政府、政
党、团体等在会谈或交往后发表的文件，主要公布会
谈各方的观点及取得的共识。

通知：是向特定受文对象告知或转达有关事项或
文件，让对象知道或执行的公文。

发布性通知：用于发布行政规章制度及党内规章
制度。

批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文
（如请示、报告等）给所属有关人员，让他们周知或
执行。

转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关
的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。

指示性通知：用于上级机关指示下级机关如何开
展工作。

任免性通知：用于任免和聘用干部。

事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事
情。

通报：是在一定范围内表彰先进、批评错误、传
达事项的告知性文件。

表彰先进型通报：用于表彰个体或群体的先进人
物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他们
的先进思想，指出应该向他们学习什么。

批评错误型通报：用于批评犯错误的个人或群体，
公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错
误的性质，指明应吸取的教训。

传达事项型通报：用于将领导掌握的精神或情况
传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做
到心中有数。

报告：是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性
公文。

综合报告：多属例行报告，即每隔一定时间，如
一季、半年、一年，下级必须将工作情况全面向上级
汇报一次。

专题报告：是就某件事或某个问题专门写的报告，
多半是不定期的，根据实际情况的需要而撰写。

请示：是下级机关向上级机关请求指示或批准的
报请性公文。

批复：是答复下级机关请示事项的指示性公文。

表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或
同意，或不同意。

指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，
提出处理意见，带有指导下级工作的性质。

指示性批
复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精
神执行。

函：是机关之间办理日常公务的交往性公文。

商洽函：用于机关之间商洽工作、讨论问题，如
商量业务培训、人员调动、信息交流、物质供应等等。

问复函：用于机关之间提出询问和答复询问，如
疑难询问、调查询问、统计询问等等。

请准函：用于向没有录属关系的有关主管部门请
求批准。

知照函：用于把自己管辖范围的事项告诉有关的
机构。

会议纪要：是记载会议情况和精神用以公布或传
达的纪实性文件。

条例：是由党政领导机关制定和发布的系统规范
某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。

规定：是各级党政机关、社会团体、企事业单位
规范某方面工作的规章性公文。

规章类文书：是规范工作、活动、行为等的法规、规章类文书，适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及各类组织机构。

办法：是对某一项行政工作作比较具体的规定。

实施细则：就是实施法律、法规的细小规则，它多半是主管部门实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则，目的是加强法律、法规的可操作性，保证法律、法规的顺利实施。

章程：是一定的组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。

守则：是特定范围内的全体成员必须遵守的行为准则。

计划类文书：是机关团体为达到某一目标或完成某一任务，对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

规划：实现目标的期限较长，往往是五年、十年、二十年，甚至更长的计划类文书。

计划：实现目标的期限较规划短，以年度计划和一年以内的短期计划为多的计划类文书。

安排：指较短时间段内对工作的具体安排。

总结：是机关团体在实施计划或完成任务之后，对已做工作进行概括及评估的文书。

综合性总结：是关系全局的总结，内容涉及多方面的工作。

专题性总结：只就一个方面、一项工作，甚至一个问题进行总结，内容比较单一。

调查报告：是针对现实中发生的较重要的问题，作专门调查后利用调查材料写成的书面报告。

新闻性调查报告：多半由新闻工作者调查采访后写成，内容一般是社会普遍关注的问题或他们在采访过程中发现的问题。

政务性调查报告：一般由政府工作人员调查后写成，调查内容、范围由领导机关决定，目的是为制订方针政策、法律法规，解决工作中的种种问题，提供可供决策参考的情况。

个案性调查报告：针对工作中遇到的特殊个案写
成的调查报告，目的是为解决问题提供事实根据。

调
查人员一般临时组织，涉及专业技术的还要请专家学
者参加。

讲话类文书：就是人们在各种特定的场合发言时所依
据的各类文稿的总称。

从广义上说，它不仅包括领导
同志在各种会议和群众集体上发表讲话时的文稿，也
包括只代表个人意见的、以群众身份所作的各类讲话
的文稿，它是在公众场合经常使用的文书。

讲话稿：通常是指各级领导在各种会言上宣读的
文稿。

幕词：是在大会开始时，由主要领导人向大会宣
读的阐明会议宗旨、说明会议议题和议程、向与会代
表提出希望的书面文稿。

闭幕词：是在大会结束时由主要领导人向大会宣
传的概括大会主要精神、总结大会成果、指出会后努
力方面的文稿。

欢迎词：是对客人的到来表示热烈的欢迎的五种
讲话类文书。

欢送词：是送别客人时表达良好祝愿的一种讲话
类文书。

答谢词：是宾客在受到主人的热情款待时，向主
人表示感谢的一种讲话类文书。

会议记录：是如实记载有关会议基本情况和主要
内容的文书。

电话记录：是在用电话处理公务时，记载有关通
话内容的文书。

接待记录：是指在接待群众来访时，记载有关接
待内容的文书。

大事记：是将本机关本部门工作的重大公务活动
或重大事件按年、月、日的先后进行如实记载的一种
记录性文书。

简报：就是简明扼要的书面报告。

简报类文书：是用于汇报工作、反映问题、交流
经验、沟通情况、推动工作开展的一种简短的、摘要
性的信息载体。

简报类文书只是一种统称，常见的名
称有“简讯”、“快讯”、“快报”、“动态”、“信息”、“工
作通讯”、“情况通报”、“情况反映”、“内部参考”、“摘
报”等。

会议简报：即专门报道、交流有关重要会议的内
容和情况的简报。

工作简报：就是反映本部门、本系统各方面工作
情况的简报。

提案：是指提请机关或一定组织的会议讨论、处
理的意见或建议的文书。

建议：是组织、单位或个人对某项工作、某项活
动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的
文书。

公文办理程序：就是指公文在机关内部从形成到运转
处理所必须经过的一系列环节。

收文：是指机关文书部门收进外单位发来的文件
材料。

收文办理：是指文书部门收到材料后，在机关内
部及时运转直到阅办完毕的全过程。

收文办理程序：组成收文办理这一过程的一系列
相互衔接的环节称之为收文办理程序。

签收：是指收到文件材料后，收件人在对方的公
文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，
保证公文运转的安全可靠。

登记：就是指需要登记的文件在收文登记簿上编
号和记载文件的来源、去向，以保证文件的收发和处
理。

分发：亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记
以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准
确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人
员阅办。

传阅：是指单位或份数很少的文件以及一些非承
办性文件，需要经机关各位领导人和许多部门阅知
时，由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

轮幅式传阅：传阅文件应以文书人员为中心进行传递，这种传阅文件的方法称为“轮幅式传阅”。

拟办：是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。

批办：是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

承办：是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办：是指根据承办时限的要求，及时地对那些必须办理答复的文件承办的情况时行督促和检查。

查办：是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处，解决的一项承办性工作。

注办：是指对公文承办的情况和结果，由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

发文：是指机关文书部门根据本机关的工作需要向外发出文件材料，包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。

发文办理：就是指文件从拟稿到印制发出的整个运行过程。

拟稿：是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

审核：是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发之前，对公文的内容、体式进地的全面审核和检查。

签发：是指机关领导人对文稿的最后审批。

核发：是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

缮印：是指对已经签发的公文定稿进行印刷。

校对：是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领
导签发的原稿核对校正，以修改和消除书写、排字上
的错误。

用印：是指在印好的文件上加盖机关印章。

发文登记：与收文登记一样，主要是为了便于对
文件的管理和查找等。

封发：是指对准备发出的文件进行分装和发送。

公文立卷：是指机关文书部门将已经办理完毕的，
具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成
过程中的联系和一定的规律组成案卷。

案卷：是指有关某一问题或某项工作活动的系统
的具有密切联系的文件材料组合体。

文书部门立卷制度：指由机关的承办和处理公文
的部门负责进行立卷的制度。

问题特征：是指文件材料的内容所反映的问题、
事物、事件、人物、工作性质等具有的共同特点。

时间特征：是指文件形成的时间和文件内容所针
对的时间。

名称特征：又称文种特征，是指公文文种的名称。

作者特征：是指制发文件的机关、单位或个人。

地区特征：又称地理特征，指的是文件内容所涉
及的地区，又指文件作者所在的地区。

通讯者特征：是指文件的收发或问答双方。

立卷类目：也称归卷类目、案卷类目。

编制立卷类目：是指机关文书部门在一年的实际
文件没有形成以前，根据本机关工作活动的规律，预
测该年可能形成的文件，按照立卷的原则要求和方
法，事先拟制出来的归卷条目。

平时归卷：是指机关的公文立卷人员根据已经编
好的立卷类目，将已经处理完毕的文件，随时按类目
上的有关条款归入卷内。

调整卷定：是指在平时归卷的基础上，详细检查每一
条款中所积累的文件材料，进行适当的调整，并且最
后确定组合案卷的一项工作。

卷内文件排列：是指将每个案卷内的文件按照一
定的规律和顺序进行系统化排列，保持文件之间的有
机联系和条理性，使每一份文件在案卷内都有一个固
定的位置。

案卷标题：也称案卷题名，是案卷的名称，是对
卷内全部文件内容的总概括。

案卷编目：是指在卷内文件排列编号的基础上，
填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

卷内文件目录：是案卷的组成部分。

卷内备考表：是用以注明卷内文件材料需要说明
的情况的表格，以备案卷移交档案部门管理人员和查
档人员对此卷有一概括了解。

案卷封皮：是指用以保护卷内文件、标注案卷内
容的卷皮，用牢固厚实的牛皮纸统一制作，使用毛笔
正楷字填写，起醒目作用，并便于长期保存。

全宗号：是档案馆指定给立档单位的编号，在一
个档案馆内全宗号不能重复。

目录号：是全宗内案卷所属目录的编号，在一个
全宗内案卷目录号不能重复。

案卷号：是目录内案卷的顺序编号，在一个案卷
目录内案卷号不能重复。

案卷目录：是对经过分类排列和编号的案卷进行
登记所形成的。