供电企业档案管理工作存在的问题研究

供电企业档案管理工作存在的问题研究

摘要：企业档案是指企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值

的各种文字材料、图表、声像等不同形式的历史记录。供电企业生产经营过程中

的各项活动，每天都会产生大量的数据记录，这些档案信息资源与企业全盘工作

密不可分，要做好这些海量数据的管理，只有科学、有序、合理地对其进行管理，才能够及时为供电企业各行各业提供准确的参考依据，实现供电企业的稳定发展。因此有必要重视供电企业的档案管理工作，积极采取措施推动档案管理工作的开展。

关键词：供电企业；档案管理工作；存在问题；研究

1当前供电企业档案管理存在的问题

1.1档案管理信息化程度薄弱

随着信息技术的进步发展，各行业领域的信息化进程不断加快，供电企业也紧跟时代发

展的潮流，开始了信息化建设。信息化建设过程中对基础设施的建设要求较高，但是当前供

电企业普遍存在基础设施建设不到位、设施老化、设施设备落后的问题，这些问题的存在使

得档案管理工作的信息化建设动力不足。虽然有些供电企业的信息化建设较为完善，但是由

于档案管理人员信息素养不高的问题，导致实际工作的开展受到阻碍，工作效率也不高。

1.2档案开发程度低

档案开发指的是对档案信息资料的挖掘，并从海量的信息数据中获得对企业发展有价值

的内容，将其记录保存后用作企业发展运营的参考依据，以便保障决策科学，但是当前的供

电企业由于档案管理工作的缺失，导致档案的开发程度较低。

2新时期供电企业档案管理策略

2.1树立大局意识，关注整体利益

企业档案的价值在于服务企业，有些部门及人员为了自己行事方便，置企业整体利益不顾，为此档案部门应发挥主导作用，对各部门的资料员进行档案全面收集重要性的宣传教育，坚持档案工作服务企业大局的原则，为企业整体利益着想。供电企业应将企业文化融入档案

管理工作中，通过推行核心理念，使各部门了解企业档案的价值，从而理解档案收集、归档

的重要性，自觉将手头有归档价值的资料及时归档。

2.2纠正错误认识，全面收集档案

电力企业档案部门要成为企业凭证中心和信息中心，发挥企业信息资源库的作用，这样

才能为企业成长和发展提供可靠的信息资源保障。为此，档案部门应与其他职能部门加强沟通，形成联动机制，使各部门协同一致，推动企业档案工作步入健康发展的轨道。在档案收

集工作中，档案部门应为其他职能部门提供指导，制定收集、归档标准，让职能部门明确哪

些资料要归档，哪些资料不具档案价值，这样职能部门就能充分配合档案部门工作。

2.3重视设施建设，夯实档案基础

档案管理离不开档案基础设施的支撑，档案利用服务更离不开设施建设的支持，所以应

严格按照档案管理标准要求，配置档案库房、密集架、档案盒等硬件设施，同时档案库房应

满足防火、防水、防盗、防潮、防尘、防高温、防有害生物、防日光紫外线照射的“八防”要求。同时，档案库房与办公用房、技术用房、阅览室等房间分开设置。档案资源高效利用的

基础是完善的信息化设施，所以基础设施建设要加强数字化、信息化设备配置，例如，存储

设备、网络设备、服务器和数字化设备等。档案基础设施建设需要资金支持，供电企业应制

定发展规划，有计划地更新设备和改善设施条件。

2.4打破部门壁垒，实现资源共享

信息化给各行各业带来巨大变化，供电企业业务管理通过信息技术的应用极大地提高了

工作效率，然而档案管理信息化并未与其信息化同步，其原因是多方面的，首要原因是对档

案信息化存在误解，例如，很多人认为引进档案信息管理系统就是在推动企业档案信息化建设，其实档案信息管理系统充其量只是档案管理的一个辅助工具，拥有档案信息管理系统不

能宽泛地代表企业档案管理实现了信息化，所以供电企业档案信息化建设要正确理解档案信

息化，不仅要认识到档案信息化的重要性，关键是要转变传统档案管理观念，增强信息化意识。从提升企业核心竞争力的高度，制定发展规划、技术标准。立足改善档案信息化基础条件，还要建立档案信息化的安全保障体系，保证硬件设施安全，保障档案信息安全、网络安全。其次，通过信息化整合资源，实现档案信息在企业内部共享，打破各部门数据壁垒，使

档案收集、归档更快捷，检索、利用更高效，使纸质档案与电子档案同步管理，从而让档案

信息化成为提升企业工作效率、增强企业实力的桥梁和纽带。

2.5加强队伍建设，提升专业素质

新时期对档案人员素质提出了更高要求，需要全面掌握档案管理技能和专项计算机应用

知识才能较好地适应企业档案管理要求，因此供电企业必须加强档案队伍建设，提升档案人

员整体素质。提升队伍素质的途径包括引进高水平复合型人才和强化档案人员的培训，对于

企业需要的人才可通过招聘方式引进，对于普通档案管理人员素质的提升应当通过加强培训

解决，主要是参加档案技能培训、在职深造，对兼职档案人员的培训可由专职档案人员进行

一对一带教。

2.6健全管理制度，强化监督机制

供电企业开展档案管理工作，要建立合理合法的制度准则，才有利于规范企业员工的工作。制定规章制度既要符合国家法律法规及相关政策，同时也要结合企业实际情况，这样才

能最大限度地发挥制度的效用。制度要明确档案工作的职责、管理目标、工作标准、考核细

则等内容，并将档案管理工作纳入企业日常管理工作中，明确分管领导，落实分级管理责任。其次，建立档案工作的标准规范，包括档案收集、分类、保管、查询、利用都需明确的依据，以确保档案资料的完整性。为了严格落实档案管理制度及标准，还必须加强档案工作的监督，通过监督检查发现问题，随即整改纠正，以提高档案管理规范性。

2.7加强网络监督管理措施

对于档案保管利用中保密问题的研究，可以通过加强软件的安全等级，可以请相关专业

的人才利用水印功能等功能，对档案加密，除此之外，档案的保管人员，为了不让档案落入

非法人的手中，在人们使用之前，就要登记个人的信息，例如，身份证号，因为在对于每个

人来说，身份证是一个人所存在的代表，是独一无二，无法代替的。这样人们在网络世界里

可以合法使用，既切实保障了档案的安全。也减少网络带来的隐患。加强网络监管，还应该

建立健全相关的法律制度，来规范人们的行为。这样即使出现了相关的问题，也有法可依。

3结语