机关档案管理工作(ppt 32页)

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————保存历史 鉴往知来 服务现实 惠及千秋万代
第一部分 档案和档案的种类
一、几个档案的概念： 1、立档单位：构成档案全宗的国家机构、社会组
织或个人。
2、全宗：一个国家机构、社会组织或个人形成的
具有有机联系的档案整体。
3、档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动
中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
收集
收集的三个层次：
一是按照本机关需要归档的档案范围接收档案; 二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保 存价值的档案的集中和接收工作; 三是档案馆对历史档案的接收和征集工作.
具体到一个机关,保证文书档案收集工作的方 法是制定文书档案归档制度,包括归档范围、归档 时间和归档要求。
1、归档范围
根据《机关文件材料归档范围》8号令前半部 分，编制本单位文件材料归档范围：
2、分类 年度——问题分类法和年度——保管期限分类法两种. 3、装订 装订前要先检查文件的齐全完整,对不符合长期保管要求
的要采取补救措施,如裱糊,复制等，采用文件左上方斜角线装。
4、文件排列 采用保管期限——年度——问题(机构)法排列 5、加盖归档章并填写档号章内容 一般在文件首页上边的空白处,
整理
整理工作的内容
通常分为系统化和基本编目两个部分。系统化指档案 的分类,盒内文件的排列和档号的编制;基本编目原先指编 制案卷目录，现在随着计算机管理档案的应用程度不断提 高，档案编目部分是通过在提前设定好的著录界面（著录 项目）进行档案的计算机著录完成（形成规定格式的归档 文件目录或案卷目录）。
二、档案的种类： 1、文书档案 按年度-机构（问题）-保管期限的分类方法，可继续划分二
级类目。 2、会计档案 会计档案分为会计凭证、账簿、报表、其他等类型。 3、基建档案 基建档案分为办公房屋、职工宿舍、专用基建项目等。 4、 设备档案 分为车辆、办公设备、专用设备等。 5、声像档案 可按年度-介质分类-保管期限的分类方案管理。 6、 人事档案 参照《干部档案整理工作细则 》进行整理。（党员、团员） 7 、实物档案
3.5、负责对本机关的全部档案及有关资料实行综合 管理，积极提供利用，为本机关各项工作服务，并为党和 国家积累档案史料。
3.6、根据国家和当地人民政府的规定，定期向有关 档案馆移交档案。
3.7、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
二、档案实体管理
收集 鉴定 统计 编研
整理 保管 编目和检索 提供利用和开放
3.2、制订本机关或本系统和直属单位的档案工作计 划、管理办法、规定等。
3.3、在统一领导，分级管理的原则下，根据本专业 的管理体制，负责对直属单位和各部门的档案工作，以及 本机关各部门形成的各种文件材料（包括文字、图表、声 像等）的平时积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指 导。
3.4、负责对本机关、本系统和直属单位的档案工作 人员进行专业培训。
2、实际工作需要
机关在工作活动中直接形成的各种门类和载体 的全部档案，是本机关工作活动的历史记录，是提 高本机关工作效率和工作质量的必要条件，是国家 的宝贵财富，必须由本机关的档案机构或档案工作 人员负责进行综合管理。
3、机关档案工作机构或档案工作人员的基本任务：
3.1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政 策、法规和档案行政管理部门制订的有关规定、办法、细 则。
8、 专业档案
序号 1
2 3 4 5 6 7 8 9 …
档案名称 信访档案
纪检监察案件档案 诉讼档案 行政复议档案 社保业务档案 地名档案 婚姻登记档案 审计档案 公证档案 ……
序号 10
11 12 13 14 15 16 17 18 …
档案名称 统计档案
山林权证档案 税收征管档案 金融监管档案 环保档案 工商业务档案 公安业务档案 国土资源管理档案 房地产档案 ……
各机关可根据实际需要进行分类管理。（社保、低保、婚姻、 林权、土地管理（土地承包、拆迁、补偿等））肥西县我们已验收 的几家乡镇，档案分类有16大类。
第二部分 机关档案工作内容
一、对本机关的档案进行管理
1、法律法规关于“集中统一管理”的要求 《档案法》第十条： “对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定， 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理， 任何个人不得据为己有。” 《机关档案工作条例》第三条： “各机关在工作活动中形成的全部档案均由本机关档案 部门集中统一管理。”
如何做好档案收集工作
1、严格按归档制度规定进行接收. a 机关文件材料归档范围 b 部门立卷归档制度
2、建立相关制度加强零散文件的收集 a 将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制. b 建立外出开会人员带回材料归档制度. c 保证工作变动人员手中材料归档制度
3、明确具体人员职责,保证归档文件齐全完整 a 通过公文处理程序运转的文件,应明确由文书人员负责收 集. b 对于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员 负责收集并向档案部门移交. c 本单位的综合性文件,如规章制度,计划,总结,报表等应由 文书人员负责收集.一般指不走收发文程序的文件. d 对于各部门形成的文件,应由该部门指定的兼职档案员负 责收集并向档案部门移交.
a上级针对本机关的指导性公文 b本级机关主要职能活动中形成的公文材料 c下级机关呈送的报请类公文 d同级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
2、归档时间：
一般在第二年6月底之前
3、归档要求：
a 确定归档文件的种类、份数以及每份文件的页数 b 档案盒封面填写,盒内文件排列,编页,目录及备 考; C 盒内文件要系统排列,交接时履行手续; D 字迹材料要符合耐久性要求; E 公文必须是正式的生效的公文
整理工作的原则
1,充分利用原有的整理基础. 2,保持文件之间的历史联系. 3,便于保管和利用.
文书档案整理工作的方法和步骤
1、鉴定 工作包括两方面的内容：放入鉴定工作专门讲述
一是是否留存,也就是对照归档范围看是否属于归档范围之内,从而剔 出没有保存价值的文件. 二是给留存的文件确定保存期限.这两部分内容的确定都要依据《归 档范围和保管期限表》.文书档案的保管期限有三种:永久、30年、10 年。