Excel中工资条的制作方法

实例Excel中工资条的制作方法

工资条的制作是各单位工资管理中必不可少的一个环节，通过发放工资条可以使职工清楚地知道自己工资的组成部分以及扣除的部分，比如保险、考勤、个人所得税等。工资条的最终结果就是一行工资表的表头对应一行员工的工资数据，通常做好的工资表都是只有第一行有表头，下面全部是数据，如果能从第二行开始，每一行都能对应工资表表头中的明细目就好了。Excel完全能够做到这一点，利用Excel制作工资条的方法有很多，下面我们就介绍几种在Excel中常用的方法。

方法一：利用排序法制作工资条

操作步骤

（1）操作步骤启动Excel 2003，打开本例中的“员工工资表”。如下图所示：

（2）在表头“实发工资”后插入一列输入“标注”栏。依次向下填充入1，2，3…等步长为1的序列数，一直到所有的员工数据全部输入序列数。

（3）选中““员工工资表””表头下（表头行不选）第2至最后一行内容。点击“插入”- “行”，将出现许多新增空行（选择几行，就会增加几行）。下图中为了看出增加行的效果，有些插入的行被隐藏。

（4）选中A1：J1复制表头明细目，再选择新增的空行进行粘贴。

（5）“标注”列中输入1.1，2.1，3.1…等步长为1的序列数(或为1.5，2.5，3.5…等序列皆可,只要是比1，2，3…大的序列)。

（6）再次选中第2行至最后一行，点击菜单：数据-排序-按“标注”列（递增）排序，点击确定。或单击“标注”列任一单元格，单击常用工具栏上的“升序”按钮，这样就出现了如下图所示的工资条。

（7）单击右键：“隐藏”或“删除”“标注”列，工资条即基本制作完毕。

（8）制作完成的工资条裁开后就可以分发给员工了。您如果觉得此表格过于拥挤，还可用类似的方法在每个人之间插入空行。

（9）同样,可“隐藏”或“删除”“标注”列，以下为加空行的工资条。

方法二：利用定位空值法制作工资条

操作步骤

（1）启动Excel 2003，打开本例中的“员工工资表”。在工资表表头右侧两列中，交叉输入任意数字（主要是为了后面的“空位”空值，所以数字可任意输），输入的位置要注意在即将插入“空行”的一行中。

（2）选中交叉的四个单元格，双击右下角的“填充柄”，使这种格式一直填充至员工工资表的结束行。

（3）单击“编辑”—“定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中，选择“空值”，然后单击“确定”按钮。

（2）单击“插入”—“行”命令，就会从第四行开始，每一行的前面插入了一个空行。

（3）复制表头的工资明细目标题，选中员工工资表A列的数据区域，执行“编辑”—“定位”命令，在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，在打开的“定位条件”对话框中，选择“空值”，然后单击“确定”按钮，这时会选中刚插入的空行。

（4）执行“编辑”—“粘贴”命令，此时工资条如下图所示。

方法三：利用Excel函数制作工资条

操作步骤

（1）打开“工资表”工作簿。

（2）选择sheet2工作表，选中A1单元格并且输入以下公式：

=CHOOSE(MOD(ROW(),3)+1," ",Sheet1!A$2,OFFSET(Sheet1!A$2,ROW()/3+1,))（3）输入完以上公式后在A1单元格出现“姓名”，如下图所示：

（4）选中单元格A1，鼠标置于单元格右下角填充柄，当箭头变成十字形时向右拉至J1单元格。然后再选中A1：J1向下拉，直至公式结果出现空白。此时工资条效果见下图：

（5）从图中可以看出，此工资条工作表没有任何格式，可以对其添加边框，对表头行添加底纹，通过这些格式的设置，工作表会变得比较美观。若想出现第三行不加边框，表头行皆有底纹，则可以先设好一名员工的格式再向下拖拉。如下图：

下面对以上的函数加以说明：

1.CHOOSE函数是选择函数，支持30个参数。EXCEL中CHOOSE函数从参数列表中选择并返回一个值。第一个参数是选择序号(数值)，其余参数是被选值。第一个参数是N 则结果返回其余参数中第N个数值。

2.MOD函数是求余数函数，支持两个参数，第一个参数是被除数，第二个参数是除数，结果返回余数。

3.ROW函数是返回指定行行号的函数，如果省略参数时则返回当前行。

4.OFFSET函数是返回偏移量的函数。支持5个参数，分别是[基点]、[向下偏移行数]、[向右偏移列数]、[引用区域的高度]、[引用区域的宽度]。

基点,可以是一个单元格,也可以是一个连续单元格区域。

引用区域的高,即行数

引用区域的宽,即列数

5. ““表示空白，返回空。

本公式巧妙运用MOD和ROW函数产生一个循环的序列，再通过CHOOSE函数参数的变化动态地引用工资表的明细数据，其中““的作用是当前行行号为3的倍数时返回空，从而产生一个空白行，方便制作工资条后裁剪。

除了以上的函数外，利用条件函数如IF函数也可以达到同样的效果。

=IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$2,IF(MOD(ROW(),3)=2,OFFSET(Sheet1!A$2,ROW()/3+ 1,0)," "))

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