第五章 会计账簿

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第五章会计账簿知识目标：⒈识别会计账簿的类别，知晓各类账簿的特点及适用范围；⒉明确会计账簿的启用、登记、更正错账、更换保管规则；⒊能结合实例说明记账、对账、结账的要领。

技能目标：⒈能运用所学知识进行会计账簿体系的初步设计；⒉能运用正确的方法完成相关业务的记账、对账、结账工作；⒊能正确进行错账更正。

案例故事：张晓旭在上次应聘失败之后，回家郁闷了好些时日子，重新学习了会计的一些基本知识后，再次来到某招聘现场。

当招聘人员问其是否会做假账时，答：会。

又问其怎样做，答：比如销售收入设置两套账，设立小金库。

问公司财务部经理根据总经理批示，调整了财务人员的工作分工，安排主管会计兼任出纳员，财务部经理自己保管并登记银行存款日记账，同时为了减少记账工作量，正式账簿中不设现金日记账和材料日记账，只作为备查簿设置。

这样的调整是否科学合理可行。

张晓旭仔细想了想，既是公司老总的意思，又是财务部经理的安排，这样的做法肯定错不了，于是回答：当然赞同。

招聘人员听完后告诉他，我们不敢用你。

思考题：⒈为什么招聘人员说不敢用张晓旭？⒉上述问题中财务部经理的安排是否合法？如不合法错在哪里？会造成什么后果和影响？第一节账簿的意义和种类一、设置和登记会计账簿的意义会计账簿是以经过审核的会计凭证为依据，对全部经济业务进行全面、系统、连续、分类地记录和核算的簿籍，是由专门格式并以一定形式联结在一起的账页所组成的。

设置和登记账簿是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。

各单位通过会计凭证的填制和审核，可将每日发生的经济业务记录反映在会计凭证上。

但会计凭证数量多、资料分散，每张凭证只能记载个别经济业务，所提供的资料是零星的。

为了全面、系统、连续地反映企事业单位的经济活动和财务收支情况，需要把会计凭证所记载的大量分散的资料加以分类、整理。

这一任务是通过设置和登记会计账簿来实现的。

通过账簿记录，既能对经济活动进行序时核算，又能进行分类核算；既可提供各项总括的核算资料，又可提供明细核算资料。

设置和登记账簿，是对会计信息进行加工整理的一种专门方法，是会计工作的一个重要环节，它对于提供会计核算资料，提高经营管理水平，具有重要的意义。

主要表现在以下三个方面：1．通过设置和登记账簿，为信息使用者提供系统、完整的会计信息。

通过账簿的序时核算和分类核算，将会计凭证所记录的交易或事项全部记入有关账簿，从而将分散的会计资料加以系统化，把企业经营活动情况，收入的构成和支出情况，财物的购置、使用、保管情况，全面、系统地反映出来，用于监督计划、预算的执行情况和资金的合理有效使用，促使企业改善经营管理。

2．通过设置和登记账簿，为编制会计报表提供数据资料。

通过设置和登记账簿，对各项交易或事项进行分门别类的记录和反映，积累全面、系统的核算资料，根据账簿记录的费用、成本和收入、成果资料，可以计算一定时期的财务成果，检查费用、成本、利润计划的完成情况。

经核对无误的账簿资料及其加工的数据，为编制会计报表提供总括和具体的资料，是编制会计报表的主要依据。

3．通过设置和登记账簿，促进企事业单位提高经济效益。

通过设置和登记账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。

如资金使用是否合理，费用开支是否符合标准，经济效益有无提高，利润的形成与分配是否符合规定等做出分析、评价，以便总结经验，发现问题，挖掘潜力，提出改进措施，进一步提高经营管理水平和经济效益。

二、会计账簿的种类会计账簿的种类多种多样，为了正确设置和登记会计账簿，需要对会计账簿进行分类。

（一）会计账簿按用途分类账簿按其用途分类，可以分为序时账簿、分类账簿和备查登记簿。

1．序时账序时账亦称日记账，是按照交易或事项发生或完成时间的先后顺序，逐日逐笔进行登记的一种账簿，用以反映某类经济业务随时间变化的情况。

因此，设立日记账有利于核算和监督单位不同时日的资金情况，如对现金收付业务设置现金日记账，对银行存款收付业务设置银行存款日记账。

2．分类账。

分类账是对交易或事项进行分类核算的账簿。

按照提供核算指标的详细程度不同，分类账又分为总分类账和明细分类账。

总分类账简称总账，是按照总分类账户设置的，用来分类、总括核算各项交易或事项的账簿。

明细分类账简称明细账，是按照明细分类账户设置的，用来分类、详细核算各项交易或事项的账簿。

总分类账和明细分类账所提供的会计信息是相辅相成，互为补充的。

设立分类账主要用于反映和监督某类经济业务所引起的资金增减变化和结存情况。

3．备查簿。

备查簿又称辅助账，是对在序时账、分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。

备查簿主要用来记录一些供日后考查的有关经济事项。

如“租入固定资产登记簿”、“应收票据备查簿”“代保管商品物资登记簿”等。

备查簿只是对账簿记录的一种补充，它与其他账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系，其账页格式没有严格限制，可根据企业单位需要自行设计。

（二）会计账簿按外表形式分类账簿按外表形式的不同，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三种。

1．订本式账簿订本账是将一定数量的账页在启用之前就按顺序编号并装订成册的账簿。

账簿固定账页，能够避免账页散失和非法抽换，保证账簿的完整性。

但预留账页和实际使用账页往往不一致，账页不足影响记录的连续性，账页过多又造成浪费，而且不便于分工记账。

订本账常用于设置总分类账、现金日记账和银行存款日记账。

2．活页式账簿活页账是把账页不固定地装订在账夹内，并可以随时增添或抽取的账簿。

这种账簿在记账时可以根据实际需要，随时增加空白账页，或抽掉不需要的账页，使用灵活，便于分工记账。

多余的空白账页可取出，防止浪费。

但这种账簿账页分散，容易丢失或抽换。

因此，使用活页账，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。

装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。

另加目录，记明每个账户的名称和页次。

活页账适用于明细分类账。

3．卡片式账簿卡片账是由具有不同于一般账页格式的卡线表格式的账页卡片，按一定顺序码放在卡片箱内组成的账簿。

这种账簿一般由分散的卡片组成，每一卡片用正面和背面两种不同的格式，来记录同一项财产物资的使用等情况。

卡片数量可以按交易或事项的发生情况随时增减，如“材料卡片”、“固定资产卡片”等。

这种账簿的优缺点同活页账，它不需要每年更换，可以跨年度使用。

使用完毕可将卡片穿孔固定以便于保管。

卡片账适用于设置固定资产、低值易耗品等使用时间长，但日常记录少的明细账。

（三）会计账簿按账页格式分类会计账簿按账页格式的不同，可分为三栏式账簿、数量金额式账簿、多栏式账簿和横线登记式账簿四种。

1．三栏式账簿。

是指设有“借方、贷方、余额”三个金额栏目的账页组成的账簿。

三栏式账簿的账页格式是最基本的账页格式，其他账页格式都是据此增减栏目而来。

其格式如表5-1、5-2所示。

各种日记账、总分类账和债权、债务明细账等都可采用三栏式账簿。

表５-1 总分类账账户名称：第页表5-2 明细账这种账簿中账页的基本格式为“收入”、“发出”、“结存”三栏,每一栏内都分设数量、单价和金额三小栏。

其格式如表5-3所示。

原材料、库存商品等明细账一般都需要采用数量金额式账簿。

表5-3 存货分类账3．多栏式账簿。

多栏式明细分类账是根据交易或事项的内容和管理需要，将属于同一个总账科目的各个明细科目合并在一张账页上进行登记，在一张账页的借方或贷方按明细账户或明细项目设置若干专栏，登记交易或事项的一种账簿。

其格式如表5-4所示。

这种账簿主要适用于成本、费用、收入成果类科目的明细核算。

表5-4 多栏式明细分类账4．横线登记式账簿。

这种账簿中账页的结构特点是在同一横行内对同一笔交易或事项的相关内容进行详细登记，以反映每笔业务的进展和完成情况。

其格式如表5-5所示。

这种账簿适用于材料采购业务、应收票据和一次性备用金业务。

表5-5在途物资明细分类账材料名称或类别：第二节账簿的设置和登记一、日记账的设置和登记日记账是逐日序时登记经济业务的账簿，有普通日记账和特种日记账两类。

西方会计通常设置普通日记账代替记账凭证，我国会计采用记账凭证，一般不设普通日记账，而只设置“库存现金日记账”和“银行存款日记账”两种特种日记账。

（一）库存现金日记账1．现金日记账的格式。

现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入、支出和结存情况的账簿，其格式有三栏式和多栏式两种。

无论采用三栏式还是多栏式现金日记账，都必须使用订本账。

2．现金日记账的登记方法。

现金日记账由出纳人员根据审核无误的现金收付凭证，按时间顺序逐日逐笔进行登记，并根据“上日余额+本日收入-本日支出=本日余额”的公式，逐日结出现金余额，与库存现金实存数核对，以检查每日库存现金的收、付、存情况及库存现金限额的执行情况。

格式及登记示范如表５-6所示。

借、贷方分设的多栏式现金日记账的登记方法是：先根据有关现金收入业务的记账凭证登记现金收入日记账，根据有关现金支出业务的记账凭证登记现金支出日记账，每日营业终了，根据现金支出日记账结计的支出合计数，一笔转入现金收入日记账的“支出合计”栏中，并结出当日余额。

表5-6 库存现金日记账（二）银行存款日记账银行存款日记账是由出纳员根据银行存款的收付款凭证，逐日逐笔记录和反映银行存款的收入、支出和结余情况的账簿。

银行存款日记账也必须采用订本式账簿，按企业在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账，不得用银行对账单或其他方法代替日记账。

银行存款日记账的格式和登记方法与现金日记账基本相同，但银行存款日记账在“摘要”栏和“对方科目”栏之间增设有“结算凭证种类和号数”栏，用来填写办理银行存款收付业务时所依据的结算凭证种类和号数，以便于和银行进行账目核对。

此处应填加银行存款日记账格式及登记二、分类账的设置和登记 （一）总分类账1. 总分类账的格式总分类账也称总账，是按总分类账户（会计科目）进行分类登记的账簿。

总分类账最常用的格式为三栏式，设置借方、贷方和余额三个基本栏目，格式如表5-2所示。

总分类账能全面、总括地反映和记录经济业务引起的资金运动和财务收支情况，并为编制会计报表提供数据。

因此，每一单位都必须设置总分类账。

2.总分类账的登记方法根据企业采用的会计核算程序不同，总分类账可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。

格式及登记示范如表５-7所示。

表５-7 总分类账~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~ （二）明细分类账明细分类账也称明细账,是按照分类账户(子目或细目)进行分类登记的账簿。