加强声像档案管理工作刻不容缓

加强声像档案管理工作刻不容缓

声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像

带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记

录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊

载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混

乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有2 1个单位没有声像设备，占13%, 87%的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达6 7 1台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有10 1个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求, 占62%,致使有的设备闲置, 没人会用,难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中,没有合理利用；有的设备使用人

员不明确或频繁变动, 设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软

件软"的现状，而且"软" 的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着" 一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的4 4 3名摄录人员中，有专职15 6人，兼职2 8 7人，平均年龄3 5岁，大专以上文化程度的占7 2%。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是”强”的一面；" 弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％， 5年以上者仅占14%。经过专业培训的共68人，仅占16%，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84% 的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完

整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

事实证明，摄录人员"弱" 的一面影响了" 强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢" 了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占4

7%,有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占2 6%;二是各科室一年一次移交档案室，占3 5% ;三是由科室分散保管或个人保存，占39%。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理, 缺乏必要的管理制度,或有的单位虽有管理制度, 但落实不够, 缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强,声像档案难以及时完整归档声像档案有较强的

时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同

时归档,影像需辅以文字说明,如果不及时归档,日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20%的单位有积存照片没归档,且多数照片、底片早已分家或已无底片,文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片, 却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看,更令人担忧, 相当一部分单位都是"一盘带子反复用" ，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人

手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况"喜叫忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单

位，占6.8% ;而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40%,两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有2 0 0 0 0余张，其余16 0 个单位2 0 8 6 0张，平均13 0张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存声像档案的保管条件比纸

质档案要求更严格。而调查发现，只有

广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不