系(部、中心)办公室秘书岗位职责

系（部、基地）办公室工作职能

系（部、基地）办公室是该单位行政、教学管理工作的综合协调部门和日常办事机构。其主要职能是：

1．综合协调本单位的行政、教务及事务性工作安排，督办落实学校和系（部、基地）布置的工作。

2．按照系（部、基地）领导要求草拟各类文件（包括本单位发展规划、工作计划要点、工作报告、会议纪要等）；办理公文流转、通信、具印、文书立卷归档。

3．履行本单位教务管理、学务管理日常工作；收集、整理教学资料信息并归档保存。

4．按照系（部、基地）领导要求做好本单位内部的人事、财务管理，行政设备、办公家具的帐、卡、物管理；协调本单位的安全管理、信息与保密工作。

5．承担与本单位业务相关的各类对外联系、接待、会务组织工作。

6．负责本单位Web网站建设工作。

7．按照学校要求上报各类统计信息。

8．承办学校和系（部、基地）领导交办的其他工作事项。

系（部、基地）办公室主任岗位职责

系（部、基地）办公室主任岗位职责是在系（部、基地）主任的领导下负责全面履行办公室的工作职能。其主要职责是：

1．负责办公室工作人员的分工和协调，具体实施教学、行政管理的各项工作，并对工作落实情况进行督促检查，对办公室工作人员考核提出意见；

2．与学校有关职能部门保持密切联系，每天负责浏览学校内网和办公系统，及时向系领导报告学校重要工作和有关会议安排，督促有关人员按时参加相关会议和活动；

3．负责本单位重要会议、重要活动的组织与协调工作，做好系务会议的记录、整理、会议纪要编发，督办落实上级布置的重要工作及本单位决议、决定的落实工作；

4．负责本单位文书与印章的管理，按学校公文处理流程及相应规范起草计划、总结、请示、报告、内部规章制度等，并按学校要求及时报送有关材料（含电子文档）；

5．负责管理本单位行政设备、用车、通讯保障等，承担档案管理、统计和保密工作；

6．负责本单位Web网站建设与管理工作，按学校网站建设管理办法承担或落实信息管理员的工作，及时更新网站内容，并负责网站信息安全工作；

7．负责本单位对外联系、接待、会务组织工作（含学术研讨、校企合作、用人单位招聘等活动的组织）；

8. 完成本单位领导交办的其他工作。

系（部、基地）办公室教务员岗位职责

系（部、基地）办公室教务员岗位职责是在办公室主任领导下完成日常教学管理工作和分管系（部、基地）主任布置的专项工作。其主要职责是：1．编制教学短计划，下达教学任务书，汇总教学任务明细表，编排课表，上报教材采购计划，MIS系统课程信息录入，落实考试安排；

2．及时向学校报送学生成绩单，按学校要求进行学分清理及学籍异动工作，管理学生学籍档案和成绩档案；

3．协助教师办理调、停课手续，处理教学运行过程中其他临时性变动（更换教室、更动考试时间或场所等），保证正常教学秩序；

4．负责学生学历、学位的初审、资料整理工作并上报，向学校档案馆提交学生毕业成绩册；

5．协助学校完成全国大学英语四、六级考试报名及考试工作；

6．统计教师教学工作量，经系领导签字后上报校教务处；

7．负责教学资料（教学日历、试卷等）、教学信息、任课教师信息等收集、整理、归档工作，反馈教学运行信息；

8．做好系领导、办公室主任交办的其他工作。

系（部、基地）办公室干事岗位职责

系（部、基地）办公室干事岗位职责是在办公室主任领导下完成日常行政事务管理工作。其主要职责是：

1．协助办公室主任做好本单位有关人事、财务、安全方面的工作,做好网站维护、更新工作；

2．按照办公室主任安排，协助教务员完成相关任务；

3．负责本单位各种文件、资料的文印工作；负责处理各类文件、信函、信件的登记、送阅及保密工作；协助办公室主任做好其他文秘工作；

4．负责做好本单位坐班制人员的考勤记载及报送工作；

5．负责本单位办公用品的发放，并做好办公设备的登记及保管工作，做到账、卡、物相符；

6．做好本单位人员通讯录的管理及保密工作，及时向校办综合科提供本单位领导及相关人员电话号码变更情况，并协助办公室主任督促本单位人员参加学校会议及有关活动；

7．做好系领导、办公室主任交办的其他工作。