内勤工作管理办法(修订)
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内勤工作管理办法
一、总则
为规范部门日常行政管理,对部门的后勤保障工作实施责任归口,通过内勤人员对部门事务性工作的梳理,促使部门内部各项事务的正常推进和顺利执行,不出现漏项,特制定本制度。
二、适用范围
本办法适用于集团公司和下属各公司所有人员。
三、管理职责
1、各级内勤为本公司、部门的各类行政后勤事务的归口管理人。
2、各级内勤为本公司、部门与其它公司、部门工作信息交流的平台,承担部门之间协调和联系工作,是各公司、部门日常事务关联的纽带。
3、各公司行政内勤为内勤召集人,集团行政内勤为内勤总召集人。
四、工作内容
(一)、行政内勤
1、负责公司日常行政事务的推行,及时传达、收集、整理相关工作信息,为员工提供工作信息咨询。
2、负责实物资产管理,职责详见《实物资产管理办法》。
3、负责办公用品管理,职责详见《办公用品管理办法》。
4、负责图书管理:对公司购置的图书进行登记、编号、造册,完善借阅与归还登记手续,并每季度公布一次库存图书栏目,方便员工借阅。
5、物业监督:负责督导工作区域的物业服务品质及管理费用划拨。
6、负责办公区内空调、复印机等办公设施设备的维护保养,出现问题及时通知相关人员维修,确保正常办公需要。
7、负责公司库房管理。
8、负责办公区域内公共设施的合理安排使用。
9、负责召集各级内勤管理人员定期召开工作联系会议。
(二)、部门内勤
1、督导部门各项日常行政事务的正常推进,及时传达收集整理反馈相关工作信息。
2、承担部门实物资产管理职责,负责本部门内固定资产的日常管理和资产登记、转移、报损等具体手续,工作职责详见《实物资产管理办法》。
3、负责本部门办公用品的申报、领用和发放,工作职责详见《办公用品管理办法》。
4、协助部门人员的入职引导、离职手续等的办理。
5、根据部门领导的要求,作好本部门会议纪要并通报相关部门、人员。
6、对部门内文件进行打印、修改、校对、报批、存档。
7、按照公司档案管理制度的要求作好部门内档案管理工作,督促各岗位人员收集和整理工作资料,并协助公司档案管理员对各部门资料的日常检查和归档工作。
8、部门帐务清理工作:每月应根据财管中心提供的信息,汇总本部门员工借款及报销情况,积极监督部门内员工及时还款销账,了解部门预算执行情况,出现异常时向部门负责人进行汇报。
9、负责部门员工通讯录的修改,原则上每周更新一次,由部门内勤统计后报公司电脑硬件维护人员,统一上载公司办公网络。
10、办公环境管理:部门内勤应督导部门员工按照公司《办公区域管理制度》的相关规定,维护良好的办公环境和秩序。
11、掌握部门人员的出勤状况。
五、其他
1、各部门员工应积极配合内勤工作,主动将个人工作信息及时通报内勤人员。
2、工作时间离开办公区,应主动通知内勤,说明外出地点、办事时间及所办事由。
3、接受内勤人员的督导。
六、本办法由集团董事会办公室负责解释并归口管理。
七、本办法自发布之日起执行。
集团有限公司年月日