如何做好接待工作ppt课件

怎样做好接待工作
❖ 作者 王秋云 ❖ 2011年5月
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主要内容
❖ 怎样做好接待工作 ❖ 接待礼仪及注意事项
❖ 什么是接待工作
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第一部分 什么是接待工作
❖ 字典中对接待的解释是迎接招待的意思 ❖ 公务接待是指为完成组织和单位的接待任务而进行的筹划、
组织、协调、实施和服务等一系列活动。
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为什么要做好接待工作？
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
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参观安排和组织举办舞会
参观安排要结合来访客人的目的、意愿、兴趣和要求进行安排。 注意事项：
（1）精心选择参观点、反复预看路线，做好参观考察的各项准备工作。 （2）明确领导和随行陪同人员。 （3）做好宾客在外的相关服务工作和联络协调工作。 （4）协助接待地做好接待过程中的有关突发情况的现场处理。 （5）安排好沿途解说人和解说向客人进行介绍和讲解。
（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。
2.座次排列：
只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位 主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐第二主人右侧，4号 来宾坐在第二主人左侧，其他来宾依次就座。
第一主人
1
2
主人
1
会见会谈的程序
❖ 我方人员应先到会客室； ❖ 工作人员在门口迎接客人，客人进入会议室后，我方人员应立即起身表示欢迎； ❖ 如要合影，宜安排在宾主握手后，合影再入座； ❖ 记者来访一般安排在正式会谈前； ❖ 会见结束后，将客人送到车前或门口，挥手告别并目送客人
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宴请安排
两个熟悉
（1）熟悉宴请安排的内容， （2）熟悉宴请的环节。
宴请安排的内容
（1）预先把宴会的时间、地点告知客人和陪同的领导。 （2）掌握宴请的人数、时间、地点、宴请方式和标准，并提前通知餐饮部门。 （3）要求餐饮部门做好宴会设计，编制好宴会菜单。 （4）提前一小时到宴会厅，督促检查有关服务。对座签的摆放进行确认核对。 （5）严格按宴会菜单进行准备，遇有服务对象的特殊要求，要及时予以安排。 （6）做好引导和服务。
组织举办舞会
（1）举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8：00—10：00。 （2）安排参加舞会的男女人数要相当。 （3）舞会期间，男士要主动请女士跳舞，女士可以婉拒；女士请男士跳舞，男士不能拒绝。
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客人离去后的有关工作
客人离去（后）的工作主要是欢送客人和资料归档
注意事项：
（1）核实客人离去所乘航班或车次抵达时间、地点有无变化，以及飞机（火车）
2
5
6
51
第一 主人
26
3
4
8
7
4
3
5
84
第二
37
6
主人
第二主人
7
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乘车位置的排序
乘车位置的排序 ❖ 乘坐轿车有专职司机开车时，司机的右后方为上座。其次是正后方。 ❖ 如果是主人自己开车，主人的右侧（副驾驶）为上座 ❖ 乘坐中大型面包车时，司机后边的第一排右侧临窗的位置为上座。其他位置，前座高于后座，右座高于
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“四个知道”
❖ 知道客人的基本情况、人员信息 ❖ 知道客人来访的主要目的、抵离时间以及客人抵达时所乘交
通工具 ❖ 知道客人的活动日程、意见和要求 ❖ 知道我方的接待指导思想和接待规格
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Hale Waihona Puke Baidu
接待方案中需要做到的“九个明确”
制定方案在接待工作中起到规划指导和沟通和协调的作用，要 做到九个明确
1. 迎送安排要明确 2. 住地安排要明确 3. 就餐安排要明确 4. 活动和日程安排要明确 5. 车辆安排要明确 6. 宴请安排要明确 7. 费用支持要明确 8. 新闻报道要明确 9. 分级接待要明确
停靠的情况。 （2）按照接待方针和接待方案，设计和实施欢送礼仪。 （3）为表隆重，参加接待服务的人员在客人住地列队欢送。 （4）欢送人员目送客人所乘汽车、火车、飞机启动后，再返回。
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宴请座次排定图
1.桌次排列：
主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有讲台时临 台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。
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第二部分 怎样做好接待工作
做好接待工作应从三个方面入手
❖ 第一，坚持高起点，达到优质化。 ❖ 第二，坚持高标准，实现规范化。 ❖ 第三，坚持高效率，力求科学化。
做好接待工作需要发扬的"四种精神"
❖ 一是顾全大局、密切协作的精神。 ❖ 二是任劳任怨、无私奉献的精神。 ❖ 三是克己自律、廉洁勤政的精神。 ❖ 四是真诚好客、礼貌热情的精神。
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接待程序
接待的有关程序
❖ 客人抵达前的准备 受领任务，制定方案，分清接待级别，拟写签报及内、外部指南，分工衔接，检查落实
❖ 客人抵达后的接待服务 做好迎接安排，在西昌安排用餐并 落实到每一点，与工地每一环节做好沟通协调工作，做到跟踪服务， 处理突发事件、 达到领导要求
❖ 客人离去（后）的有关工作 清点宴请酒水，做好送行安排，落实客人返程情况，做好账务结算
接待工作意义重大，主要体现在三个有利于：
❖ 第一，有利于增进上下级间和单位之间的了解，为领导和同志们开展工作提供方便。 ❖ 第二，有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动企业发展。 ❖ 第三，有利于扩大企业对外影响，提高企业的知名度，同时，也能开阔视野，学习其
他单位的好的经验。
接待工作的四个作用
❖ 服务保障作用 ❖ 交际结缘作用 ❖ 形象展示作用 ❖ 促进工作开展的作用
左座；距离前门越近，座次越高。
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第三部分 接待礼仪及注意事项
如何称呼
❖ 称呼的方式列举以下四种
泛尊称：女士、先生、小姐
职务称：局长、主任、书记、阁下
职称称：高工、教授
职业称：老师、律师、医生
❖ 称呼用语要求
举止文雅 表达恰当
言简意赅
表情自然
声音优美 注意口腔卫生
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客人抵达后的接待服务工作
一、客人抵达后的接待服务工作包括： 通知领导迎接客人、参观工地、会议、 宴请、娱乐等。
二、在接待的过程中，特别是负责人， 一定要掌握全局，整合好各方面的力量。
三、在迎接客人时，一定要提前 做好沟通，掌握到达和离开的时间、确定迎送规格。
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会见会谈的注意事项和程序
注意事项
❖ 了解会见和会谈的基本情况。包括会见会谈的人员、职务、人数、会见会谈的目的和性质。 ❖ 通知有关人员和部门做好准备。 ❖ 安排好会见（谈）程序。 ❖ 安排好座次。