经济应用文写作_第7章

2
第七章 外 贸 函 电
本章学习目标 了解外贸函电的概念和特点 理解外贸函电的写作要求和基本格式规 范 掌握常用外贸函电的写法
3
第一节 外贸函电概述
一、外贸函电的概念 外贸函电是对外贸易活动中使用的信函和电报。 外贸函电即外贸信函和外贸传真的合称。 外贸函电既可以中文写作也可以外文写作。 二、外贸函电的种类 按函电的功能可以分为：寻求建立业务关系的 信函，信用调查信函，询价函，报价函，订购 函，装运函，付款函，索赔和理赔函等。 按文书的形式，可以分为外贸信函、外贸电报 和外贸电传等。
(1) 开头部分说明是哪批次货物出现何种问题。 (2) 正文部分说明对问题情况的详细调查结果，以 客观材料证明责任在对方，并提出具体索赔要求。 (3) 结束语部分表示希望尽快得到对方的赔偿。
19
五、答复索赔函
(一)概念 一 概念 答复索赔函是针对索赔函作出回复的信函。 对索赔函中的赔偿要求表明己方态度、决定。 (二)结构和写法 二 结构和写法 就内容看，答复索赔函应包括如下几个部分。 (1) 开头部分说明收到对方来函的情况。 (2) 表明对索赔要求的态度和看法。 (3) 表示歉意。
8
二、通函(Circular Letters, Circulars)
(一)概念 一 概念 通函指在外贸活动中，为谋求建立业务关系 而发出的信函及传真。建立贸易关系的函电 可由进口商首先发出，也可以由出口商首先 发出。其形式可以是信函也可以是传真。 (二)结构和写法 二 结构和写法 (1) 介绍本公司的经营范围和有关信息。 (2) 向潜在客户表明建立外贸关系的愿望。
5
四、外贸信函概述
(一)外贸信函的基本格式 一 外贸信函的基本格式 通常外贸信函有三种格式。垂直式，缩进式，折中式。 (二)外贸信封的基本格式 二 外贸信封的基本格式 英语信封有两种写法。一种是同面式，一种是异面式。 (三)外贸信函的要素 三 外贸信函的要素 1. 信头 2. 信内地址 3. 称呼 4. 正文 5. 结尾客套语 6. 签名
一、概述 以签订合同为分界线，外贸过程可以大致分为 两个阶段。 之前是合同的商订，即建立外贸关系，之后是 合同的执行，即履行外贸关系。 对于外贸业务的双方而言，前者是双方确定权 利与义务的过程，后者是双方履行义务同时获 得权利的过程。 与合同商订有关的外贸函电包括通函、信用调 查函、询盘函、报盘函、还盘函和接受函。
9
二、通函(Circular Letters, Circulars)
(三)注意事项 三 注意事项 (1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写 法上没有根本的区别，只不过前者按书信格 式书写；后者按传真格式书写。 (2) 开业通知是通函的最常用的形式，多为 内容相同的印刷件，只要在其抬头打上受函 方名称即可。 (3) Circular letters和Circulars的区别。前者 具备书信的一切格式，后者则不具备，仅仅 是印刷体的“通告”(Announcements)，有 时没有日期，也没抬头。
15
七、接受函(Acceptance)
(二)确认订购函 二 确认订购函 1. 概念 确认订购函(Confirm)是卖方对订购函所作的 确认订购函 是卖方对订购函所作的 确认，可以看作是双方合同的卖方签字。 确认，可以看作是双方合同的卖方签字。确定 订购函的格式可参见外贸函电的格式部分。 订购函的格式可参见外贸函电的格式部分。 其内容通常包含如下几个部分。 (1) 卖方确认买方的订购信息。 卖方确认买方的订购信息。 (2) 卖方可重点澄清一个或若干个非常重要 的交易要件，以提醒卖方必须遵守。 的交易要件，以提醒卖方必须遵守。 (3) 表达谢意，同时对未来的更多的合作表 表达谢意， 示期待。 示期待。
(一)概念 一 概念 受盘方不同意报盘的交易条件从而向发盘 方提出修改或变更的意见而发的函，称为 还盘函(Counter Offer)。 还盘函可以分为买方还盘函和卖方还盘函。 还盘函可以通过信函或传真的形式发出。 (二)结构和写法 二 结构和写法 还盘函格式可参照外贸函电的格式部分。
14
七、接受函(Acceptance)
16
第三节 有关合同履行的外贸函电
一、概述
与合同履行有关的外贸函电包括付款函电、通知发 运函、索赔函和答复索赔函等。这些函电是合同双 方权利、义务的体现，也是合同正常履行的必要保 证。
二、付款函电(一)要求源自出信用证的函电由卖方向买方发出的函电，意在通知买方已确认其 订购，准备装运，并要求对方开出信用证。
11
四、询盘函(Enquiry)
(一)概念 一 概念 询盘函又称询价函，其本质是一种要约邀请，是要约 (Offer)的前奏。根据询价方式的不同，询价函可以分 为一般询价函和具体询价函。 (二)结构和写法 二 结构和写法 (1) 初次询价应该在开头说明从何处获悉对方名称及商 品信息，并介绍自己的经营范围及规模，以便对方了 解。 (2) 询问的内容。询盘函的内容可包括商品名称、品质、 规格、单价及其他价格条件、装运、保险、付款方式 等，一份具体的询价函不一定要包含上述所有因素， 可以只涉及其中某一项或几项。 (3) 如有需要对方提供的资料，可在信中直接提出。
(1) 装船日期。 (2) 船名及开船日期。 (3) 销货合同号。 (4) 货物的数量。
18
四、索赔函
(一)概念 一 概念
对外贸易中买卖双方中的任一方因对方没有全部履 行合同所规定的责任和义务而遭受损失时，作为受 损方向对方提出有关赔偿条件的函件。
(二)索赔函的格式可参见外贸函电概述部分相 二 索赔函的格式可参见外贸函电概述部分相 关内容
6
五、外贸传真概述
(一)概念 一 概念
外贸传真指的是在外贸活动中通过传真机发送的文 书。传真是当前外贸活动中远距离传递文件的最便 捷的方式。
(二)格式 二 格式
1. 传真文头 2. 传真标题 3. 称呼 4. 正文 5. 签名及印章 6. 附件 7. 发文单位的联系方式
7
第二节 有关合同商订的外贸函电
20
思考与练习
一、理解以下词语
外贸函电 通函 信用调查函 询盘函 报盘函 还盘 函 接受函 付款函 通知发运函 索赔函 答复索赔 函
二、简答下列各题
1. 信函的格式有哪几种？ 2. 外贸信函包括哪些要素？ 3. 外贸传真的格式包括哪几部分？
三、比较下面每组的两个句子，说说其中哪一 种表达的效果好，为什么？（P259）
4
第一节 外贸函电概述
三、外贸函电的特点 (1) 简洁(Conciseness) (2) 清楚(Clearness) (3) 准确(Correctness) (4) 具体(Concreteness) (5) 礼貌(Courtesy) (6) 体谅(Consideration) (7) 完整(Completement)
(一)订购函 一 订购函 1. 概念 订购函也称订单(Order)，是买方接受卖方的交 易条件之后，决定购买对方货物而发出的信函。 2. 结构和写法 (1) 对收到对方的有关信函表示感谢。 (2) 说明自己所需订购的商品名称与质量、规格 数量、价格、包装方式、装运期、付款方式和 条件。 (3) 希望对方按时发运，并以简短的习惯性用语 作总结。
21
思考与练习
三、写作实践题
1. 试以史密斯公司的名义，给吴氏公司写一封希望 建立业务关系的信函。 2. 以吴氏公司的名义，向花旗银行写一份调查史密 斯公司信用情况的信函。 3. 刘明所在的公司为周年庆典活动向专门经销高级 音像设备的美国的M&M公司订购了五套音像设备。 货物运到后结果发现质量存在问题，刘明的公司决 定索赔。 请根据以上材料，为刘明所在的公司拟写在这一完 整的贸易活动中需要用到的全部外贸信函。其他信 息可以自拟。
12
五、报盘函
(一)概念 一 概念 报盘函又称报价函，是指在外贸活动中， 卖方为答复买方的询价而写的信函。也可 以不经询盘，由卖方直接向买方发出。报 价函可以通过信函或传真的方式发出。 (二)结构和写法 二 结构和写法 报盘函的格式可参阅外贸书信、传真的格 式部分。
13
六、还盘函(Counter Offer)
10
三、信用调查函
(一)概念 一 概念 信用调查是外贸活动中，减少交易风险的重要 手段。信用调查的范围包括对方的资金情况、 经营能力、商业信誉等。 (二)结构和写法 二 结构和写法 (1) 说明调查对象及调查项目。 (2) 介绍交易情况并征求对方对交易方的信用评 价。 (3) 保证对对方提供的资料保密。
(二)通知开出信用证函
1. 概念 2. 结构和写法
17
三、通知发运函
(一)概念 一 概念
买卖双方达成交易后，卖方就要履行合同，按规定 期限将货物通过一定的运输方式发运出去。通知发 运函就是卖方为将有关货物发运情况及时通知买方 而发的信函。
(二)结构和写法 二 结构和写法
从内容看，通知发运函电应包括：