浅谈工程档案电子文件归档管理

浅谈工程档案电子文件归档管理

前言：近年来，随着信息化的迅猛发展，建设领域电子文件与电子档案大量产生并广泛应用，如何保证信息时代城乡建设活动的真实历史记录长期保存和随时利用，已成为各地建设部门，特别是城建档案管理部门、建设系统各业务管理部门以及工程建设、施工、勘察设计、监理等单位所面临的一项紧迫而艰巨的任务。为保证建设电子文件与电子档案的真实性、完整性和有效性，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，二○○七年十一月，国家建设部办公厅制定并发布了行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》cjj/t117-2007，并于2008年1月1日起实行。本文结合本单位的工作实际，浅谈有关电子档案管理的应用体会，愿与有关从业人员共同探讨。

关键词：档案、电子文件

一、电子文件特点

电子文件归档管理区别于传统的纸质档案管理，它有如下特点：1、信息的非人工识读性

电子文件使用了人工不可识读的记录符号——数字式代码，这种代码人工是无法直接破译它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。电子文件只有依赖于计算机系统，才具有生命力，才能发挥作用。

2、信息的可变性

电子文件的增删十分容易，不留痕迹，计算机系统中的静态文档被大量动态文档所取代，动态文档中的数据不断地被更新或补充，以反映最新信息。

3、信息存储的高密度性。

电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。档案管理长期存在着文件的数量与存储能力的矛盾。随着技术的进步，电子介质的存储密度将继续加大，把一个档案室库藏档案全部装进一只皮箱不再是神话。

4、信息的可操作性。

电子文件可以随时适应人们的需要，修改、调阅可以跨越时空界限。

二、电子文件归档现状

1、电子文件归档不到位

由于计算机电子文件涉及的技术环境较复杂，采用标准化的方法管理会更细致、周全、易于操作。目前电子文件收集，常常执行不到位。

2、电子文件归档管理人员职责不明确

很多单位电子文件归档管理主要由计算机人员操作，多数计算机操作人员对档案工作较为陌生，而档案管理人员管理对档案管理比较专业，但对计算机应用还不熟悉，这样容易对档案管理造成脱节。

3、归档的电子文件质量较差，内容真实性无法保障，且缺乏可读性。

目前很多部门档案管理仅处于坐等电子文件归档阶段，且归档的电子文件仅从形式上进行鉴别，对其内容的真实性、可读性未把关，草率整理刻盘归档，致使归档的电子文件不齐全，内容不真实，形成电子文件的背景信息及元数据未同时归档，无法提供可利用的资料。

三、电子文件在我处的应用

2000年，我处开展企业升级达标工作，购置了一批奔腾ⅲ电脑，引进了宝业预算软件，使用acad2000进行道路工程设计。经过多年实践，设计人员已经熟练使用计算机辅助设计软件，cad的应用减少了劳动强度，大大地提高了工作效率。“扔掉图板，使用cad

进行绘图和设计，”如今这已成为设计人员自豪的现实。

2006年4月，我处有关人员参加了由大连市政工程监督站举办的《大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》使用培训班，并购置了《资料大师》软件。由大连市政工程监督站和北京筑业新技术有限责任公司联合开发的《资料大师—大连市市政基础设施工程质量监督资料管理系统》软件，为从事市政工程内业档案人员带来了福音，同时也带来了挑战。利用这个软件，我们可以很方便地整理出完整的工程档案。更重要的是由于软件的推出，使我们市政施工档案、监理档案、工程报监及工程验收备案变得更加规范。虽

然该软件有排版不灵活、缺少上脚标、缺少施工管理方面内容等不足，相信随着软件的不断升级，这套资料大师软件一定会为我们带来更多的惊喜更多的便利。

虽然单位在计算机应用方面取得了一定进展，但在电子档案管理方面还有很多工作要做，例如，现仍是沿用传统的方法，只对纸质进行验收，电子文件散落在设计人员手中。随着时间的推移，电子文件逐渐丢失，各种信息被逐渐忘却，再重复利用查找相当困难。而设计行业设计文件的重复利用率又比较高，电子文件的归档工作就显得更迫切。另外，电子文件内容复杂、专业性强，档案部门不一定能够保证电子文件完整、准确、系统。因此，需要领导高度重视，各个部门通力合作，才能使单位的电子档案管理工作更上一台阶。

四、电子文件归档注意事项

在电子文件归档过程中，应注意以下几个方面：

1、明确指责、完善制度，措施到位。

应根据本单位情况，依据电子文件全程管理、前端控制原则及完整性、真实性、可读性保障原则，制定本单位电子文件归档管理制度。必要时辅以一定的行政、经济手段，保证电子档案的质量。

2、统一电子文件归档格式。

在工程项目中，电子文件管理系统应建立一系列标准，制定统一的格式。由档案管理部门对工程项目电子文件进行编号、著录、刻

录、标识，保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

3、合理配置资源，包括设备和人力资源。

电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此充分配置电子文件管理所需设备是从事电子文件归档管理的前提。此外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成，尽快培训一批档案人员来负责电子文件的管理。

4、尊重并贯彻前端控制思想

对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案的质量。电子文件归档与传统纸质文件归档不同，传统的做法可以不管文件形成过程中的具体细节，只要根据文件的保存价值，在工程项目结束后对其进行收集、整理、归档、保存，但电子文件沿用这种方法行不通的。电子档案的归档从工程项目立项、设计文件形成之时起，档案管理者就要立即介入，进行监督、指导，提出文件运行的环境背景、元数据，划定该归档的文件范围，敦促其进行适时归档，防止电子文件的丢失，保证电子文件的完整、准确。

5、重视技术鉴定

工程项目电子文件的归档与验证应同步进行。电子文件的技术性鉴定包括对信息的真实、可靠、完整、可读性的认定和对文件载体