文书处理与档案管理复习资料

第二节收文办理、

公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序

（一）签收

1. 1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核

对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。

3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二）登记

1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。

2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用

3.登记的范围：

（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件

（2）下级机关的请示性、报告性文件

（3）重要的、带有密级的刊物、资料

（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1）各种公开的和内部不保密的出版物

（2）一般性的简报

（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续

简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上

级、下级、平行），查找、使用方便。

5.登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三）初审

初审的重点：

1.是否应当由本机关办理

2.是否符合行文规范

3.文种、格式是否符合要求

4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签

5.是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100

密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。

（四）承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。

承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。

1.承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。

批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。

紧急公文应明确办理时限。

2.拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过

程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。

3.承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围

B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。

D．注意时限要求。

（五）传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）

之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。

1.传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。

B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。

C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用

2.传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线

第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。

（六）催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。

1.催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办

第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办

第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”

或“重点催办”戳，以示区别。

从催办的范围上分，可以分为两个方面：

第一，针对收文的催办，称对内催办

第二，针对发文的催办，称对外催办

2.催办的方法

（1）电话催办，口注办

（2）书面催办、催办通知单、催办函

（3）登门催办

（4）会议催办

3.催办的注意事项

（1）要有组织上的保证

（2）要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办

（3）及时向领导汇报汇报催办情况

（4）定期公布催办后果。

（七）答复