会议筹备纲要

会议筹备纲要

宏观

1，确定会议目标（与已有客户增进感情、进一步把握准客户、提高行业美誉度、赢取行业关注）

2，确定会议名称（主名称、二级名称，如“分享提升发展——企业及政府信息化应用技术研讨会”

3，确定合作伙伴及主办单位、协办单位（考虑那些与自己的会议目标有交叉，并且有共同利益的合作伙伴，这样可以扩大会议效果，并分摊一部分市场费用）

4，确定会务组人员，并粗步划分权责

5，安排会议日程，并确定演讲人和演讲题目。

微观

1，邀请拟定名单上的政府、客户、媒体、渠道人员，并依据会议档次及预想效果决定邀请人员层次。

2，与拟定合作伙伴洽谈合作意向，此阶段可能会产生对方要求你提供客户名单以及撰写邀请函、反馈表的情况。如果合作伙伴在异地，可能还需要快递或派专人寄送合同事项

3，撰写并制作邀请函，此处可能需要去购买或之作与企业形象一致的请柬。并依据这些客户的种类，来决定联系人。一般来说，销售经理与客户的关系最好，而市场经理则适合邀请媒体和渠道合作人员。政府高层则可能需要公司老总出面。

4，准备礼品。这有两种情况：（1）购买现成礼品；（2）制作礼品。购买现成礼品主要是通过114查询台或黄页查询礼品公司情况，并让他们在规定时间内将样品送到公司。与他们沟通需要语气较为强硬，这样能够激起他们的紧张感，方能在你规定的时间之前将样品送给你的公司。而且很有意思的是，很多你并没有电话咨询过的礼品公司也会主动将礼品样品送到你的公司，让你不得不感叹信息时代的无孔不入。制作礼品则较为复杂，如果会议准备周期较长，可以考虑通过南方礼品公司在本地的代理进行制作。优点：价格便宜、制作精美；缺点：如果礼品有纰漏，修改周期会很长。

5，寄送邀请函，并确定回执。寄送邀请函，肯定有一些人不参加，而且还会有一些关系人中途添加进来，这会给寄送邀请函的工作增加很大负担。

6，确定会议地点，并考察会场价格、可容纳人数、是否适合公司需求（做论坛、演讲或是讲座）、是否有会议背板、是否有拉网展架（这关系到是否需要自买的问题）；考察会议地点午餐、晚餐价格、档次、可容纳人数以及可返折扣。如果会议议程中并不包括餐饮的话，那么可以不考虑后面的这些问题了。

7，确定与会人员居住酒店。一般情况下，并不需要为客户负担住宿费，但对于一些关键客户，可能需要特殊照顾，来保证公司目标的顺利达成，比如说金牌客户以及非常有可能签成大单的客户。价格在非高峰期间，讲到150元左右便可以了；在高峰期间，比如说哈尔滨冰雪节，讲到180元左右就可以了。其他地区，比如北京、上海、深圳、广州等地区，价格应有所上升。

8，确定喷绘公司。通过114或黄页查询喷绘公司，了解灯箱布、高光相纸的价格。如果会场没有拉网展架，也需要了解相应价格。灯箱布价格为10元/m2，高光相纸为25元/m2左右。拉网展架为1000元左右，易拉宝为100元一套。选择价格较为低廉、而声誉良好的企业，并让他们提供样品。灯箱布的样品，起码要30*30以上，过小的样品无法提供你所需要的效果。高光相纸的样品则没有尺寸限制。灯箱布、高光相纸的尺寸与会议背板尺寸息息

相关，需要精确到毫米。

9，确定喷绘图案。一般来说，喷绘公司会为你进行一些简单的设计并且免费。但是如果需要体现公司独特形象，可能会需要公司内部专人进行设计。这里，也需要明确灯箱布、高光相纸的尺寸，以便直接付印。

10，布置会场。需派专人带领喷绘公司负责此事。此处包括：张贴灯箱布、高光相纸；设置易拉宝；设置茶歇区，并购买小食品、饮用水、水果；印制主要参会人员名牌，并按照合适的顺序，放置在桌面上；安排摄像机、投影仪摆放地点；如果有需要的话，找一张空桌，放几台安装了产品DEMO或是产品介绍PPT的笔记本电脑，供有兴趣的客户实际操作、感受。

11，确定工作餐菜单以及价格。因为各酒店商务套餐都有几种备选，从中选取一种便可。旅游地点的用餐，也可采用酒店提供菜单当中的一种，并拿到折扣价。一般来说，商务用餐是不允许携带酒水的，但是如果关系很好的话，可以自带白酒，这样每瓶酒最少可节省50元。积少成多，能够节省1000元左右的样子。

12，印制参会人员代表证、嘉宾证、贵宾证和每个人的用餐名牌。代表证、嘉宾证、贵宾证最好采用统一形式，上面要印有会议名称、主办单位、承办单位，但是背景色需要有明显的差别，一般来说，黄蓝搭配是主流设计，可以用作代表证。另外，贵宾一般来说都比较少，也可以考虑用戴胸花的形式来区分。

13，安排接站及签到。对于一个大公司来说，如果要举办一个较大规模的客户年会或是大会的话，本地以外的客户会占据相当大的比重，这样，接站以及签到的工作便显得尤为重要。接站信息主要来源是回执和销售人员的电话联络。根据客户的信息来安排车辆，如果车辆比较稀缺的话，那么应该顾及关键的客户和准客户，并与时间冲突的客户联系，将签到地点详细告知，并且诚挚地表示遗憾，还要在会议期间对这样的客户多进行沟通，以免让他们留下不好的印象。签到一般需要安排2——3人，请客户留下名片并分发会议资料是最基本的工作，但是如果会议安排较为复杂，那么可能还包含留下客户所在房间、是否需要帮助定票、是否参加会务组举办的旅游活动等等。如果准备的礼品属于非常个性化，并且是一一对应的话，那么礼品最好也是在签名的时候发，这样可以节省很多时间，并避免发错。这里有个小窍门，那就是把礼品放入编好编号的袋子里，而编号则与签名本上每个人的编号相同，这样就能够非常快捷地把这样的礼品送到客户手上。

14，安排引导人员。引导人员包括引导入会场、引导入酒席、引导上车去旅游地点。引导工作没有什么难处，只要注意在比较长的通道里，在拐角处多安排几位引导人员即可。另外，水牌的摆放也要明显，易懂。

15，安排酒席座位。一般来说，把客户与各个客户代表（老总、市场经理、销售经理）一一对应，并按照职级高低安排座位。比如说，面对餐厅大门的席位是主位，要请最尊贵的客人入座。身分比较低的人，则要安排在末座。安排座位，就要靠之前已经准备好的客户名牌，引导入座。

16，安排旅游。一般来说，旅游不会是全天的，而且很多客户会直接坐当天晚上的车离开，这样一般在早上就会退房。这样，公司方面应该开一个房间，让客户将行李放在房间里保存。此房间不需要留人，只要在客户旅游结束之前去开门，预备好迎接便可。旅游过程中，安排一至两人与客户直接接触，在游玩中与关键客户增进感情，另有专人负责照相和摄像，还应有几人不参加活动，暗中保护大家的安全。

最近这次会议，主要给我留下的感觉就是这些，希望在今后的工作中，能够继续总结，让自己的工作做得更好。