新时期档案信息化建设

浅谈新时期档案信息化建设

摘要：在社会经济不断发展和信息技术进程快速推进，使人们的生活发生了翻天覆地的变化，档案工作要想顺应信息时代的潮流，就必须加强其信息化的建设，才能提高档案工作的质量和水平，实现档案工作的价值和作用。本文从档案信息化建设的必要性和重要性出发，对档信息化建设的内涵和现状问题进行了探讨。

关键词：档案管理；信息化；建设

计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及，随之而来的是电子文件在办公自动化领域大量地产生、应用。面对档案事业这一新的发展形势，档案工作发生了新的变革，以计算机技术为核心的档案管理现代化，正迈向信息化、网络化的时代。

1 档案信息化建设的必要性和重要性

随着社会经济的不断深化发展，各个国家、各个地区、各个企业的竞争也日益激烈，而信息战的概念也逐渐被引入到竞争中来，并成为争夺的主要战场和衡量实力的首要标志。电子计算机、网络化、信息化和数字化的普及和深入应用，社会的信息意识也不断增强，作为信息储存并提供利用的档案在社会生活中的作用越来越受到

广泛的关注，在我国档案管理由封闭半封闭向开放型转变的今天，档案信息化管理模式的引入无疑为档案信息的开发和利用奠定了

基础。

另一方面，随着计算机和网络技术的普及，尤其是办公自动化系

统的不断引入，每年在各个领域、各个专业产生的电子文件呈几何式不断增长。电子文件凭借其传输效率高、占用空间少、传播速度快、查询利用便利等优点逐渐取代了纸质文件在办公领域的应用，如何对其进行有效的管理和利用成为了人们研究的重点，相应地档案信息化管理的概念也就引入档案工作中。

2 档案信息化的涵义

所谓档案信息化主要包括两个方面的内涵，一个是指对产生的电子文件实施的实时管理，从电子文件的形成到归档利用或者销毁，建立其一个统一的电子文件管理系统；另一方面是指对原有传统纸质档案的数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。

档案信息化管理的重点主要是按照生命周期理论针对电子文件建立起的对其形成到利用或销毁的整个生命过程的控制和管理系统，实现对电子文件的前端控制和后端管理，并将档案信息的管理纳入到国家信息化体系中来，真正实现档案的价值和作用。

3 档案信息化建设的现状及存在问题

我国开展档案信息化管理的工作已经有很长一段时间，取得了一定成绩的同时也存在着各种问题，主要表现在：

3.1 缺乏完善统一的建设标准规范体系

档案信息的标准化是进行信息化建设的前提，我国虽然在档案工作方面颁布了许多标准，但是很少提及数字化档案，大部分涉及的

是音像以及纸质档案，而档案的信息化建设主要涉及的是数字化的档案管理，因此，需要针对数字化档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

3.2 相配套的基础设施、设备落后

档案信息化建设需要配备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量的费用。现阶段，我国的档案管理机构没有大量的资金进行硬件建设，其收入主要由国家提供，受到很大的限制，难以实现相关硬件建设

3.3 缺乏高素质的信息管理人才

现阶段的档案管理人员大部分文化素质以及身体素质都比较低，数量也比较少，很大部分都不是专门的档案管理人员，几乎都是对档案进行手工操作，对电子档案和文件的收集、利用以及保存等多方面的工作还不能够熟练的掌握，不会使用计算机对档案进行管理工作，没有对数据进行维护、对程序进行设计，大大的降低了档案信息化建设的工作程度，对有效的信息资源不能充分利用，达不到社会经济发展的要求。

3.4 没有统一电子文件管理的工作秩序

档案信息化管理需要深入到电子文件的形成阶段，实现对文件的前端控制和管理，但是我国电子文件产生、流转、转递、利用的整个过程没有建立起统一的标准化的工作秩序，电子文件的无秩序管

理为档案信息化工作造成了阻碍。

4 档案信息化建设中需要注意的问题

档案信息化的管理需要注意的问题一方面是要有统一的领导，统一的标准规范、统一的管理平台、统一的管理系统，这样才能保证信息化脚步的一致，避免信息化建设的重复浪费。档案信息化建设的目的是对档案的科学管理和对档案信息的合理开发利用，只有实现管理的统一才能真正实现新时期档案工作的价值和作用。

另一方面，在档案信息化建设过程需要注意的另一个关键问题就是信息安全问题。档案信息化建设一方面要做好电子文件的原始性认证问题，以保证作为档案的凭证价值，另一方面要保证其在利用过程中的信息安全问题，避免涉及到个人隐私的信息的滥用或者管理过程中的信息泄漏等相关问题。

档案信息化建设的工作是一项复杂、长期的任务，在社会进程不断的推进下，档案信息资源的需求量不断的增大，传统的档案管理模式存在诸多的缺陷和不足，要想有效的解决信息管理工作中存在的诸多的问题，需要对其进行不断的改进，对档案信息化建设进行优化，从资金、人员、技术以及法制等方面进行相关改进工作，才能为社会提供有效的档案信息服务，促进档案信息化建设的发展。参考文献

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[2]刘新喻.科技档案管理信息化发展.青海师范大学学报

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[3]葛红.企业档案信息化建设的实践与思考.档案学通讯[j]2011年第1期

作者简介：李来丽，女，1976年1月出生。