人事档案数据库的建立与管理功能实现

人事档案数据库的建立与管理功能实现

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摘要：主要阐述了如何利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发人事档案管理系统，介绍了人事档案管理系统数据库的建立和系统的各项功能及各项功能的实现方法。该系统由主画面和子画面组成，界面美观，操作简单，能大大提高工作效率，适用于企事业单位的人事档案管理。

关键词：数据库；管理；人事档案

1前言

随着信息技术的发展，人事档案的信息化管理已经是企业必然的选择，特别是Internet 以及企业网站的日益普及，各级人员希望能够迅速、快捷地查询档案资料，这就要求人事档案管理系统要具有网上查询的功能。随着人事变动的增加，人事档案数据日益庞大，人事档案管理系统的复杂度也随之提高，要求达到使用高效、安全存储的目的。

为配合企业信息化进程，采用实用型关系数据库V-FOXPROW编写了人事档案管理系统，改系统具有良好的图形用户界面，操作方便，简单易学，它能更好地实现人事档案的微机化管理，减轻人们负担，提高工作效率。

2档案管理系统的功能设置

本系统开发以高内聚、低耦合为基本设计原理，并以自顶向下逐步求精的数据结构流程模式进行问题的分解，结合档案管理系统中业务流、数据流、人机边界、数据接口等将档案系统进行自然语言的流程设计。

根据档案管理的要求和我中心的实际情况，对本系统的运行平台作出如下要求：本系统的客户端程序要求运行在Windows98或以上的Windows操作系统平台上，数据库服务器也采用Windows平台，客户端程序与数据库服务器的连接模式采用Client/Server( C/S) 模式，客户端软件与数据库系统进行直接通讯处理。因本系统中数据处理流程相对简单，数据传输要求较高，因此本系统采用结构简单的单层数据处理方法，所有数据处理流程均在服务器端

完成，从而不涉及中间件的数据处理。客户端软件要求不限制同时在线的操作用户数量。2.1 用户及操作人员权限设置

本系统的用户分管理员和普通用户。管理员的职责是负责对使用用户、数据表式、数据显示格式的设置、修改，以及数据库备份和数据库还原工作。普通用户由于工作职责不同拥有不同的使用权限；档案资料的增加及修改权、档案库的查询统计权、档案报表和各类证明材料的打印权，以及人事代理管理权，各种权限可以进行组合分配。用户在使用档案管理系统时要求根据相应的用户名称及该用户的密码进行登录，登录后系统将根据当前用户所获得的权限分配相应的功能权限。

2.2 查询统计功能

查询统计功能要求有多种较智能化的查询统计方式，在系统中要求将查询统计分类为单项查询、综合查询、单项统计、综合统计四项，单项查询及单项统计是针对档案项目中某一项进行的全匹配或部分匹配的查询统计；综合查询及综合统计则是根据档案库中所有项目进行的全方位智能化查询统计，其查询统计的方式有完全匹配( 即等于) 、大于、小于、包含( 模糊方式) 、范围等，可根据不同的条件进行组合条件查询。

2.3 打印功能

打印功能主要是嵌入在查询统计功能中，要求实现查询统计结果的打印、档案保管证明、工作简历(工龄)证明以及调档函的打印，此外还要能实现常用的档案报表和档案清单的打印。

3 系统的实现环境和总体方案设计

人事档案管理系统是在IBM微机上的WINDOWSXP操作系统下，利用V-FOXPROW FOR WINDOWS环境开发而成的。该系统根据人事档案管理要求，分为人事档案数据库和数据库管理两部分。人事档案数据库根据需要建立34项基本内容，每一项有一个名称、数据的类型和最大长度。一个人员的34项内容构成一个记录。其中数据的类型有：字符型、数字型、日期型、备注型。数据库管理部分按照对数据库的操作不同，分为主画面模块和功能模块。

主画面模块用来完成会员档案管理系统的数据录入、修改和功能设置。整个程序的工作是在主画面模块的控制下，根据用户的要求，选择不同的功能模块来完成对数据库指定的操作。功能模块包括∶姓名查询模块、电话查询模块、前插记录模块、后插记录模块、增加记录模块、删除记录模块、打印记录模块、导向记录模块及综合查询模块，用来完成档案建立

和维护、档案查询、档案输出等系统功能。本系统程序采用模块化设计，有利于扩充程序的功能，以满足用户的各种要求。

4 系统编程调试及运行情况

根据总体方案要求，利用V-FOXPROW提供的开发系统，编写出人事档案管理系统软件。由于该系统为模块化设计，因此采取调试的方法是:单个模块调试→各功能模块与主画面模块相结合调试→整个系统调试。调试正常后，利用开发软件提供的项目管理器及编译功能完成程序的编译，形成XX.EXE执行文件。

该系统软件经调试后，在不同类型的微机上(带有WINDOWS中文版操作系统)安装使用，运行正常。本软件除完成主要功能的程序设计外，还完成了一些辅助功能的设计。如:进入系统需要输入保密口令；检查是否有重记录功能；采取一些保护措施，即使用户操作上有错误，系统也能正常运行，并给出一些提示，帮助你完成任务；系统程序中设计了“序号”自动增减功能，可以大大方便用户，免除了在增减记录和插入记录时修改序号带来的麻烦，提高工作效率；设计中还考虑到画面前后的一致性，在没有查询到记录和打印输出完记录后，仍回到原来的记录；综合查询部分能够对人员的任意情况进行查询、排序、组合，可同时输入26个条件进行查询。所有这些，给用户的使用带来很大方便。

4 使用效果

通过调查和用户反映，该人事档案管理系统运行正常，可靠性强，效果良好。

(1)采用计算机对工会会员档案进行管理，打破了传统式的会员档案管理模式，可以达到高水平的信息存储、查询、打印，它不仅节省人力，使人们从繁琐枯燥的劳动中解放出来，大大提高工作效率，而且可以减少人为的差错，能正确、及时地提供人员档案资料。

(2)传统卡片式管理，会员个人资料项目固定，且内容较少，而工会会员档案管理系统可根据需要，灵活添加所需内容，且项目数量增多，可以包含会员基本情况，使得会员档案管理更具有灵活性和实用性。同时，工会会员档案的调转非常容易。

(3)为科学决策某项工作提供依据。由于各种查询、统计和打印的便捷性、准确性，使该系统成为许多工作不可缺少的助手，为工作的科学决策和顺利进行奠定了基础。

(4)提高了人们使用现代化工具的意识，带动了其它工作的微机化管理，同时也为今后的人员档案信息共享提供了有力的保证。