个人知识管理常用软件、工具介绍

田志刚：个人知识管理常用软件、工具介绍

一把菜刀，厨师可以用来做出可口的美味佳肴，也可以被犯罪分子利用作为伤害人的凶器，这就是工具的特性，个人知识管理的工具、软件也是如此。

个人知识管理工具、软件和系统是个人管理自己知识的一个热点问题，我们认为在工具的选择和使用上主要需做到知理、知己、知彼、知用。

知理：大部分工具是客观存在的，如果你不掌握相关的理念和方法，即便将工具放在你的面前，你也不知道去选择，所以选择这些工具和方法的前提是掌握相应的理念和方法，这有这样你才能根据自己的需求积极主动的选择相应工具。

知己：你的需求是什么，你的主要问题是什么，制约你发展的瓶颈在那里？你只有知道自己的状况，才能确定自己选择工具和方法的原则，才能找到适合个人状况的工具。

知彼：“不知道自己不知道的东西”对于个人来讲无法选择，本文列出了普通用户可以得到的一些工具和方法，并对这些工具和方法进行了简单介绍。当你知道这些东西存在的时候，如果有更进一步需求的时候就可以用相关搜索引擎工具去查找。在知识管理中心（Knowledge Management Center）的社区中也有相关工具和方法的介绍。

知用：同样一个工具和方法，有人可以用的游刃有余而有人则只能浮在表面无法深入，所以在你选择了工具和方法后，你还需要充分发挥这些工具的作用，做到知到如何用、如何用的更巧妙等。

《你的知识需要管理》中涉及到了许多知识管理软件、工具，我们在选择和推荐相应工具和方法时，遵循了以下两个原则：

1、主流：本书中的工具和方法都是被实践证明过比较主流的应用，他们的提供商都有一定的实力，其在用户中也拥有良好的口碑，跟大部分应用可以集成。

2、经济：普通人不大可能投入大量的资金在这些工具上，所以我们推荐的工具和方法大都可以免费或者以很低成本得到，使这些空间和工具的使用没有门槛。

个人知识管理常用软件工具：

(本文软件和工具整理自田志刚的个人知识管理专著《你的知识需要管理》一书，该书详细信息可以访问《你的知识需要管理》介绍。)

myBase 是一款用于分类管理自由格式资料的数据库软件，对个人用户在微软视窗( Windows )桌面上实现文档、知识、笔记、日记、图片和网页的分类管理任务相当有帮助。与传统意义上的数据库软件不同，myBase 通过内置的RTF 编辑器接受图文信息的输入，并按树形列表分类保存，同时接受任意磁盘文件作为树形列表条目的附件。myBase 提供了更好的方式使知识/信息的捕获、编辑、组织、查看、索引、搜索和分享变得更快捷、更容易。并且还提供有不少的插件软件和实用工具，便于进一步简化操作/管理所保存的资料。

Google笔记本（Google Notebook）是Google提供的一项服务与软件，让使用者方便地储存及整理从网络上收集的资料，并且利用其共享功能让使用者将自己的笔记公开给其他人浏览。

群体工作（Work Group）中，各工作者因为时间及所处地点的不一致，造成交流及协调的不便。群件就是针对群体工作而发展出来的技术产品，目的在于促进群体的交流合作及资源分享，充分提高群体的工作效率和质量。我们这样定义群件：以计算机网络技术为基础，以交流（Communaction）、协调（Coordination）、合作（Collaboration）及信息共享（Information Sharing）为目标，支持群体工作需要的应用软件。它允许个人和小组成员间进行有效的协同工作而不管他们的地理位置如何。群件的上述特征，我们称为3CIS。

按照前面的群件定义，广义上，电子邮件（E-mail）、电子布告栏（Computerized Bulletin Board）、电视会议（Video Conferencing）、工作流管理（Workflow Management）之类软件都可以视为群件。

奥斯本检核表法

所谓的检核表法：是根据需要研究的对象之特点列出有关问题，形成检核表。然后一个一个的来核对讨论。从而发掘出解决问题的大量设想。

它引导人们根据检核项目的一条条思路来求解问题，以利求比较周密的思考。

奥斯本的检核表法是针对某种特定要求制定的检核表，主要用于新产品的研制开发。奥斯本检核表法是指以该技法的发明者奥斯本命名、引导主体在创造过程中对照9个方面的问题进行思考，以便启迪思路、开拓思维想像的空间、促进人们产生新设想、新方案的方法。

9个大问题：有无其他用途、能否借用、能否改变、能否扩大、能否缩小、能否代用、能否重新调整、能否颠倒、能否组合。

奥斯本检核表法是一种产生创意的方法。

奥斯本检核表法的核心是改进，或者说，关键词是：改进！！！通过变化来改进。

其基本做法是：首先选定一个要改进的产品或方案；然后，面对一个需要改进的产品或方案，或者面对一个问题，从下列角度提出一系列的问题，并由此产生大量的思路；第三，根据第二步提出的思路，进行筛选和进一步思考、完善。

一．可以引入吗？（是否能够从其他领域、产品、方案中引入新的元素,新的材料、新的造型、新的原理、新的工艺、新的思路，以改进现有的方案或产品）

二．可以替换吗？（是否能够用其他东西或替代现有的产品、方案或其一部分）

三．可以添加、增加、扩大吗？（是否能够增加一些元素，或者使现有的元素的数值增加，比如新的材料、色彩、加大

四．可以减少、缩小吗？（是否能够通过缩小某一要素的数值，比如长度、体积、大小、容量，或者减少一部分成分，来实现改进）

五．可以引出吗？（可以将该产品或方案的原理、结构、材料、成分、思路等用于其他地方吗？）

六．可以改变吗？（可以改变该产品的名词、动词、形容词属性和特征，以实现改进吗？）

七．可以逆反吗？（能否在程序、结构、方向、方位、上下、左右等方面逆反，以实现更好的效果）

八．可以组合吗？（能否把现有的产品或方案，与其他产品或方案组合起来，以形成新的思路？）

九．可以用于其他领域吗？（本产品或方案，能否用于其他领域，扩大用途，或者稍作变化后用于其他领域或其他用途）

十．其他任何提问（可以扩展吗、可以改变功能吗？可以放弃或舍去吗？可以涂改吗？等等）

利用奥斯本检核表法，可以产生大量的原始思路和原始创意，它对人们的发散思维，有很大的启发作用。当然，运用此方法时，还要注意几个问题。它还要和具体的知识经验相结合。奥斯本只是提示了思考的一般角度和思路，思路的发展，还要依赖人们的具体思考。运用此方法，还要结合改进对象（方案或产品）来进行思考。运用此方法，还可以自行设计大量的问题来提问。提出的问题越新颖，得到的主意越有创意。

奥斯本检核表法的优点很突出，它使思考问题的角度具体化了。它也有缺点，就是它是改进型的创意产生方法，你必须先选定一个有待改进的对象，然后在此基础上设法加以改进。它不是原创型的，但有时候，也能够产生原创型的创意。比如，把一个产品的原理引入另一个领域，就可能产生原创型的创意。

应用奥斯本检核表是一种强制性思考过程，有利于突破不愿提问的心理障碍。很多时候，善于提问本身就是一种创造。

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