浅析企业档案集中统一管理的重要性

浅析企业档案集中统一管理的重要性

实行档案集中统一管理是企业制度化、规范化的具体表现之一，本文主要以中移铁通有限公司四川分公司的档案集中统一管理为例，对企业档案集中统一管理的重要性，谈谈自己的一些看法。

标签：企业；档案管理；集中统一；重要性

公司形成的各类档案是反映公司经营发展历史的缩影，是最可靠的信息资源，可以为公司的科学决策创造条件。

随着公司不断改革，迅速发展壮大，各部门产生的各门类档案逐渐增多，分散管理一是违背了国家档案工作集中统一管理的原则。二是各部门保存档案的条件不够成熟。三是人员变动频繁，不能确保档案资料齐全、完整、可靠。

公司档案集中统一管理，就能使长期分散保管在各部门资料全部集中在一起，不仅仅是保管在一个库房里，而是统一了领导，统一了制度、统一了质量，提高了档案信息利用率。

一、传统的企业管理中的弊端

传统的企业档案管理采用的是各部门档案分别管理的方式。这种档案管理的方式格局使得各个部门的管理工作分别进行，使得企业内部关于管理工作的人力和物力投入成本非常不合理，而各部门的档案管理的实际水平也并不相同，使得档案丢失对各部门工作造成了更大的影响。另外，企业各项活动产生的实际记录档案由于缺乏统一的管理，使得需要查看先关文件的工作更加复杂繁琐，必须与多个部门进行实际沟通才能获得固定的档案，不能保证在第一时间获得相应的档案信息，甚至出现档案损坏、档案丢失甚至是加密档案信息泄露的事件发生，从而给企业的各项正常工作造成不同程度的影响。

二、企业档案统一管理的优势方面

企业档案统一管理能够提高企业生产工作的实际效率。随着我国经济的不断发展，使得企业档案统一管理在企业各个方面的应用也越来越重要，企业档案综合管理的应用使得企业的各项工作能够平稳的进行，解决了由于企业档案管理工作的效率低下制约企业不断发展的问题。

（一）对于企业生产工作的效率方面

在企业的生产工作方面，合理的企业档案管理模式直接影响到企业的正常生产工作进行。企业的生产工作需要企业相关的领导人员根据实际的企业档案信息进行总结分析，从而对相应的企业正产生产工作进行必要的工作总结和工作发展展望，对于企业的生产工作制定出科学有效的指导，对企业的生产内容统一指导，

有利于深刻贯彻落实具体的档案工作各个方面的工作方针和具体政策。

（二）对于档案的收集方面

企业的档案收集工作是企业工作开展的基本工作。只有保证企业的档案收集工作正常进行，才能对企业的档案进行后续的各项操作。这就要求企业的档案统一管理工作将对应的档案收集工作纳入档案的管理工作的一部分，保证企业的档案收集工作平稳的进行。在实际的工作当中，组织必要的工作人员对档案分别收集起来，要求工作人员的实际档案收集工作当中重视自己工作的重要性，从而认真的完成对档案的收集，保证收集档案的全面性和健全性。管理部门要健全相应的管理制度，明确档案收集人员的自身责任和工作的重要性，保证收集的档案能够代表相关方面的真实信息和全面信息，保证后续工作的正确进行。

（三）档案的管理方面

在对各类档案进行收集之后，需要对其进行妥善管理，只有做好对企业档案的合理管理，才能够保证与企业档案相关的各项工作平稳进行，避免由于档案管理的不合理降低实际的工作效率或找不到相关档案的事件发生。

在实际的工作当中，可以使用先进的计算机数据处理技术对档案进行必要的管理系统建设，设立专门的档案室对纸质档案进行管理，保证档案的安全性。另外，建立电子档案也是提高企业工作效率的一项重要措施，电子档案在企业档案管理工作方面的运用，使得档案的快速查找和科学管理成为可能，进而提高企业有关部门对于企业档案查找工作的效率提升，提高企业相关工作的实际效率。

三、企业档案的统一管理对管理人员的方面的要求

企业的档案统一管理使得档案管理的工作人员要对自己的工作有足够的认识，并且具备一定的档案管理的专业性知识，因此档案工作人员必须加强自身的综合素质，注重自己专业技能方面的提高。实际的工作当中可以对档案管理人员实行定期的培训教育，加强档案管理人员的专业性能力的加强，注重企业文化对档案管理人员潜移默化的影响。只有企业的档案管理人员的综合素质不断上升，才能保障企业的档案管理工作不断发展，在时代的不断发展中，将先进的管理技术与实际的企业档案管理工作相结合，促進企业的不断发展。

四、结束语

综上所述，企业档案的集中统一管理对于企业的各项工作快速开展具有不可忽视的作用，只有做好对企业的各项档案统一管理，才能够避免企业的各项工作需要查找相应的档案资料时由于管理不当引起的不必要的阻碍和时间的浪费，进而优化企业的各项工作进程，促进企业工作的效率不断提高，保证企业长久的发展。

【参考文献】

[1]王巍.企业档案集中统一管理[J].办公自动化，

2015，21（9）：39-42.

[2]秋玉珍，郭珺.浅谈企业档案集中统一管理[J].兰台内外，2008（1）：29-30.