对档案信息化建设的思考

度 和 开 放 范 围 。 要 建 立 档 案 信 息
管 理 系 统 查 询管 理 办 法 等 ． 不 断 完
善 相 关 的 规 章 制度 ， 从根 本 上 保 障
档 案 信 息 系 统 的 安 全 。 要建 立 行
传 统 的 档 案 利用 方 式 ， 通 过 信 息系
避免 数 据 库 的 闲置 ； 要 加 大对 档 案 人员 的 考 核 力 度 ， 确 保 数 据录 入 高
效准 确 。
些 档 案 管 理 员 对 档 案 管 理工 作
没 有 给 予 高度 的重 视 ， 缺 乏 高 度 的 工 作 责任 感和 良好 的 职 业道 德 ， 工 作 中 存 在 缺 位现 象 ， 工 作 责 任 心 不 强， 档案管理存 在边缘化的危险 。
利用 档 案 管 理 系统 ， 建 立 档案 管 理 和操 作 平 台 ， 在 一 定 范 围 和程 度 内
为此 ， 在 档案 的 信 息 化 建设 过 程 中
要进 一 步 加 强 组织 领 导 ， 设 立 专 职
和使命感 ， 采用全方位 、 多 层 次 的
档 案 培 训 方 式 对 档 案人 员 进 行 继 续教育 ， 不断提高业务技能 ， 使 其 具备 良好 的 档 案业 务 素 质 ； 三 要 确 立专 职 的 档 案 管理 人 员 ． 并 将 档 案
的应用 ， 提 供必要的发展经 费， 为 档 案 信 息 开 发 利用 工 作 配 备 相 应
工作纳 入到 年终考 核 ， 与 奖 金 挂 钩． 激发 其 工 作积 极性 和 主动 眭。
的设 备 ， 提 高 档 案 信 息 资源 开 发 利
用 水 平 。要 进 一 步 加 大 对 档 案 信 息 化 建设 的宣 传 力 度 ， 及 时 总结 信
三 忌 制 度 标 准 多 样 化 。 由于 信 息技 术 的发 展 ， 原 有 的 立 卷 制度
严 重 制约 档 案 信 息 化建 设 的 发 展 ，
案卷 级 管 理 ” 息 化 建设 过 程 中 的 经验 和 成 果 ， 确 需 要 将 立 卷 制 度 由 “ 保档 案 信 息 利用 的最 大 化 。 二忌 能力素质 薄弱化。从 目 变为“ 文件级管理 ” 。 由 于没 有 一 个 统 一 的标 准 ， 在 这 个 探 索 时 期各
计 算 机技 术 的 飞 速 发展 ， 档 案管 理 工作的重要性 进一步淡化 ， “ 档 案 无用论 ” 的思想 日益高涨。另外 ，
一
新 软 件 在 档 案 管 理 中的 推 广 和 应
用 。 因此 ， 加 强 人 才 队 伍建 设 尤 为 重要 。一要ｇ Ｉ 进 具 备 档 案 和计 算
专 业 人 员少 等 状 况 。有 些 人 甚 至 案的 收 集 、 管理 、 鉴定 、 保 管 和 使 用 等 各 个 环 节 都 要 按 照 统 一 的程 序 和 科 学 的 方 法 进 行 录 入 。 要定 期 对 档 案 进行 梳 理 ， 及 时剔 除系 统 中 的无 用 和重 复 信 息 ； 要整 合 和 完 善 软件管理 系统 ， 做 好数据的兼容 ，
进 一 步 加 大 对 计 算 机 和 网 络技 术
５ ｄ ２ ０ １ ４ 年 第１ 期
Ｂ ｌ 、 １
㈡
Ⅲ
、 Ｎ
【 业务 交流
刍议档案收集工作
■ 张 平 云
调配合 ， 实 现 电 子文 件 信 息 的 资源 客 观 规 律 ， 制 定 具体 的措 施 、 要求 ，
共享 ， 为 使 用 者提 供 全 方 位 的 信 息 服 务 。 要开 展 在 线 服 务 ， 逐 步 改变 并 且 分 步骤 、 分 阶段 对 各 类 档 案 进 行 数 字化 建 设 。 基 于 档 案 利 用 和 档 案 保 护方 面的 考 虑 ． 首 先 可 以 对
机 相 关 知 识 的 专 业 人 才 来 充 实 现 有 的 档 案 工作 人 员 队 伍 ， 提 高 档 案
二、 档 案 信 息化 建设 的“ 三要”
一
管 理 团队 的整 体 业 务 水 平 ； 二 要 培 养 档 案 管 理 工 作 者 的历 史 责 任 感
要 注 重 服 务 创 新 。 要 充 分
开展 网上 服 务 ， 实 现 档 案 信 息 的 网
上检 索 ， 为使 用 者 提 供 更 为高 效 便 捷 的 服 务 。要 建 立 电 子 文 件 档 案 数据 管 理 中心 ， 加 强 与 各 部 门 的协
的档案 管理人 员 ， 做 到 计 划 有 内 容， 管理有措 施 ， 工 作 有 要 求 。 要
、
档 案 信息 化 建设 的 “ 三忌”
没 有 参 加 过专 业 的 档 案 培训 学 习 ，
对 于 传 统 的 档 案 管 理 方 法 也 不 熟 悉． 更 谈 不 上 掌 握 现 代 化 管 理 手 段． 这 些 因素 直 接 影 响 着新 技 术 、
一
忌 档 案 管 理 边 缘 化 。随 着
业务交流
对档 案信 息化 建设 的思 考
■康 素 梅
伴 随 着 信 息 网 络 技 术 的 应 用 和普 及 ， 信 息技 术 以 其 节能 、 快捷 、 高效 、 便 利等 优 势 成 为 了重 要 的 管
理 手段 和 资 源 。 因 此 ， 档 wenku.baidu.com 的建 设 和 管 理 必 然 要 融 入 计 算 机 网络 大 应 用 的环 境 中 来 ． 使 档 案 基 础业 务
的 重 心 向 档 案 信 息 化 建 设 上 转
移 。要 实 现 档 案 管 理的 信 息 化 ， 必 须从实际出发 ， 找准定位 ， 凸显 特 色， 现 就 如 何 做好 档 案 信 息 化建 设 谈 几点 粗 浅 的认 识 。
一
前 档 案管 理 人 员 的 队 伍 来看 ， 存 在 单 位 各行 其 职 ， 发 展 混 乱 。因 此档 低 学 历 多 高学 历 少 ， 非 专 业 人 员 多