有效利用时间提高工作效率

有效利用时间提高工作效率

最近对于时间的有效利用,总是觉得有点力不从心,感觉每天都有做不完的事情,工作一件赶着一件,总有欠账。规定的时间内没有完成工作,只得通过增加时间,而长期靠增加时间必定又会导致疲惫,而这可能又带来了第二天的效率不高,从而进入恶性循环。长远来讲,这不是改善工作效率的正确方法。归根到底,其原因是不懂得有效地管理时间,而导致的效率下降。当所需要做的事情少的时候,可能时间管理的重要性还不凸显,但是随着需要做的事情越来越多,对于一个人时间管理能力的要求也就随之变得越来越高了。通过看书和学习,了解到一些时间管理的观点与方法,通过总结,跟大家分享如下,希望能够不仅帮助自己,也对大家今后的工作提升效率有所启示。

第一,制定工作计划。

时间对于任何人都是相同的,谁也无法获得比别人更多的时间,因此唯一的办法是如何充分的利用好属于你的时间。会不会利用时间,关键在于会不会制定完善合理的工作计划。而对于这一环节,实际工作中很多人是缺失的。或者有的虽然订立了工作计划,但是却只是把定计划也当成一个工作任务去完成,并不是为了让计划有效地指导工作,于是这样定出来的计划很有可能是没有经过仔细思考而缺乏实际指导意义的。因此,虽然做了这个环节,但没有好好去做,或者说没有足够重视它。

所谓工作计划,就是填写自己和企业的工作时间表,某年某月某日某时要做什么事,哪些事先做,哪些事后做,哪个时间段内以哪些事为重点,每件事大约花费的时间有多久,规定目标要何时达到等。但是,所有计划地利用工作时并不是要求管理人员把末来的工作时间全部地填满工作内容。有计划地利用工作时间,主要是合理地安排最主要的工作和最关键的问题。这些工作和问题,只要安排得适时和得当,就会像机器的主轴带动整个机器运转那样,促使其他的事情按时完成。因此,真正会利用时间的管理者,不是把大量时间花于忙乱的工作中,而是用在拟订计划中。

聪明的管理者,用很多时间去周密地考虑工作计划,确定工作目标的手段和方法,预定出目标的进程及步骤。不但在年初制定计划时这样做,在动手做每件事以前也这样做。就是说,在这些能干的管理者看来,大的目标有大的计划,中等程度的工作有中等程度的计划,小的工作则有小的计划。总之,大事小事,都要事先周密考虑。一旦考虑出完整的计划,执行起来就很顺利。表面看来,作计划和考虑问题的时间占用得多了,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多宝贵的时间,反而是充分利用了每个单位的时间,避免了其中不合理流程的反复。

第二,分清事情的轻重缓急。

有许多人都从文件堆最上面的一件开始做,结果很可能使堆在下面的旧文件“越陈越香”了。很多事,如果及时处理就能够很快完成,而被搁置的越久,就会被堆积,再次解决的时候可能需要更久的时间去做,成为难以解决甚至无法解决的问题。而要避免这种错误,可以

利用每天晚上或早晨一点时间,先看看那些堆在案上东西,花点时间浏览和归类,按照轻重缓急依次排好再去分情况处理,而不是同等级别不做区分就埋首去做。

第三,有效分派工作。

对于管理者,一定要避免事必躬亲。如果凡事都要亲自处理,一定会被累死,还不利于下属的成长,但是对于管理者一定要学会分派任务的本领,就是学会把任务合理分派给合适的人去做的本领。这里,就要充分了解自己下属能力的实际情况,利用能辅分开的原则,让能力强的做难度大的事情,能力弱的做一般能力要求的事情,而对于实在分派不下去的,就只得自己去做了。

第四,尽量避免干扰。

美国两家著名的管理顾问机构:管理工程师联合顾问所与史玫特顾问公司曾经就“管理者为什么都觉得时间不够用”这个问题做了一个调查,经调查发现,企业经

营者之所以感觉到时间不够,主要就是浪费太多时间在下列三方面:(1)打电话(2)开会(3)处理信件。

(1)电话问题

一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话,而这些电话通常都不能像其他公务一样,能够集中处理,究竟什么时候会来电根本无从得知,因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。而当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候最好能够一气呵成,不要中途中断,因为受到中断的干扰之后,通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中。据调查,电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。

对于解决这个问题的建议是,选择一位能干的秘书,授予更大的权力,在某些范围之内的电话,直接交给他去处理,不必转接。如果非由经营者自行处理不可时,应简短扼要,不要在电话中扯此与主题无关的事情,养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。

(2)开会问题

每一个企业每周总要开几次会议,规模越大者,开会的次越频繁,每次开会时间20分钟,多者持续3-4小时,这些会议有些是计划公司政事,有些是检讨业务成效,有些是协调工作。但调查发现,大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病,讲话者无的放矢,参会者则是昏昏入睡,等到该说的都说完了以后,主席宣布散会,于是大家带着一脸的空白,打个哈欠。

对于解决这个问题的建议是:没有思考不开会,没有总结不结会,没关的人不参会。规定员工养成开会前事先准备思考,发言必须简短,内容必须充实,会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间,一方面使会议不流于形式。除此之外经营管理者应该视会议的性质与内容,尽量减少参加会议的人员和规模,有些会议没有必要参加,只要在会后批阅一下会议记录,了解全盘大要即可。

(3)信件问题

处理公私信件是一件挺浪费时间的事情,因为“写信”不比“说话”,总是相对要慢,再加上字句的斟酌,一封普通信件写下来,总要耗费一些时间,而越是工作繁忙的人需要处

理的信件越多,在办公室的时间能有几个小时?能处理掉多少封信件呢?

对于解决这个问题的建议是:能交由下级单位或秘书处理的信件,可直接交给他们去处理;必须自己回复,或口授给秘书,经记录整理后,再签字发出,这样就可以节省许多时间。写信时应尽可能简短扼要,不要拖泥带水。邱吉尔曾说过,不能在一张纸的范围内把想表达的意思完全表达出来的,就不能算精简扼要,可以把这个标准作为处理信件时的参考。

第五,赢取时间的十点建议。

1. 每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作,这样,你非但立下好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下,把该做的事依重要性排列。

2. 购买各种书籍、手册,尽可能吸收及准备知识,这样可增进你处事能力减少时间浪费。

3. 把最困难的事搁在工作效率最高的时候做,例行公事应在精神较差的时候处理。

4. 养成将构想、概念、凭据及资料,立即记录下来的习惯。

5. 训练速读:想想看,如果你的阅读速度增快2-3倍,那么行事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。