秘书工作的作用毕业论文

秘书工作的作用毕业论文

摘要：办公自动化的不断改进和推行，极大地提高了办公效率，节约了办公成本。在办公手段大变革的背景下，高校秘书工作也应适时而变，推行办公自动化，以此来促进工作的高效开展。

关键词：高等学校;秘书工作;办公自动化

随着现代科技的迅猛发展，办公自动化引发了办公技术的变革，使得办公和管理变得简捷、规范、高效、节约，推行办公自动化已成为当今各领域工作办公运作一个不可阻挡的趋势。高校的工作，特别是秘书工作，也逐渐离不开办公自动化，传统的办公手段不再适应日趋复杂的办公要求，因此推行办公自动化势在必行。而高校经过这些年的信息化建设，校园网的建设以及针对高校的办公自动化系统开发逐渐成熟，高校工作人员对计算机的运用能力也显著提高，这为高校推行办公自动化提供了硬件和软件的条件。

高校秘书工作服务领导、服务师生、服务教学、科研和行政，服务对象具有复杂性和多变性的特点，事务性的工作很是繁杂，秘书人员往往有抓襟见肘之感，时间和精力应付不过各种常规的和突发的工作任务，而通过推行办公自动化，即能有效地缓解秘书工作的这个困局，提高办公效率，使秘书跳出事务性工作的束缚，多出时间精力参与管理，辅助领导决策，从而大大促进高校秘书的工作，提升秘书的作用和价值。本文由笔者结合的工作实际和理论研究，论述推行办公自动化对促进高校秘书工作的作用。

一、构建成熟的办公自动化系统，涵盖高校的各项工作

办公自动化是以现代科学技术为支撑，以提高综合业务管理水平和辅助决策为目的的综合性人机信息系统。一个成熟的高校办公自动化系统，应该能涵盖高校工作的方方面面，对各项业务均有辅助处理的功能，能在较大程度上满足教学、科研和行政的需要。

1.信息发布的功能。各职能部门能在系统中及时发布信息，使得信息传递能顺畅和快捷，这个功能主要由页面的各类信息发布栏提供。

2.信息交流的功能。各职能部门、教职员工能在系统中便捷地将本部门或个人的信息发给其他职能部门和校内人员，这个功能主要由内嵌式电子邮箱实现;另外，各职能部门、教职员工也可以通过系统论坛来公开交流信息。

3.信息处理的功能。教学、科研和行政的各种信息可以通过系统进行处理，最大程度地辅助工作。比如进行公文流转，通过系统将公文按流转程序进行无纸化高效流转，并能确保公文流转的行政效力;比如行政审批，各项行政审批能通过系统进行审批，同时也能确保审批的行政效力;另外还有自动统计的能力。

4.信息存档的功能。信息发布、交流和处理等的过程和结果能自动存档，以备工作查考。

5.信息查询的功能。可以通过查询功能，快速、准确地查找出系统备存的各类信息。

二、正确认识办公自动化系统对高校秘书工作的利弊

成熟办公自动化系统的应用，无疑对高校秘书工作有着极大的正面作用，当然也具有负面影响，我们在欣喜于其带给我们便利的同时，也应该认识到它对我们产生的不利因素，以扬长避短，从而真正发挥办公自动化系统的积极作用。

1.极大地提高工作效率是办公自动化系统对秘书工作最主要的积极影响。秘书工作是繁杂的，概括地讲就是办文、办会和办事。而办公自动化系统的强大功能，可对办文、办会和办事提供一系列的辅助。

一是辅助办文。拟办公文是秘书常规工作之一，几乎每天都要跟文件打交道，其中包括了拟文、发文、收文、流转、归档等各项工作。以收文和处理为例，高校办公室日常会收到上级或其他单位发来的文件，秘书在收件后，必须及时做好登记，再呈送领导批阅，并按领导批示向有关职能部门或人员传阅，传阅和处理结束后进行归档。按传统的文件流转程序，受时间和空间客观因素的影响，经常会出现文件流转速度迟缓的现象，甚至会造成文件办理不及时，阻碍了工作的顺利开展。运用办公自动化系统，秘书人员将文件的电子版通过公文流转功能，及时上传，并短信提醒领导批阅，领导可以在任何一个有计算机和网络的地方登陆办公自动化系统进行文件的查阅和批示，秘书再根据领导的批示对流程进行设置，系统自动将文件及领导批示流转到下一节点的阅文者的账户，以此类推，从而完成文件的流转。文件归档后，具有权限的领导和相关人员随时都可以自行调阅文件及有关批示和部门意见。这样一来就极大地提高了秘书的工作效率和工作质量，更好地做好拟办文工作。

二是辅助办会。办好会议也是秘书一项重要的工作，会议地点的安排，会议的通知，会议资料的收集和发放，这些工作都可以通过自动化办公系统协助开展。会议地点的安排涉及到会议室的申请管理，通过系统的审批流程，进行查询、申请、审批，从而确定会议地点;会议的通知可以通过系统的信息发布栏进行发布，并且可以通过系统内嵌的邮件系统便捷地发送邮件通知;而会议资料的收集和发放，则可以电子版的形式通过系统在相关部门和人员之间传送，另外在系统中通过查询功能可快速地查找到系统存有的相关资料。

三是辅助办事。秘书工作中事务性工作占了很大的比重，让秘书忙得焦头烂额的经常是事务性工作。通过办公自动化系统的信息处理能力，对各项工作进行规范，形成程序化处理，可以有效地提高秘书处理事务性工作的效率。比如校内的请示报告，通过填表式地上传并流传到有关节点，传阅、批示和处理非常方便;再比如行政事项的审批，也是通过规范化、程序化的操作快捷地完成相关环节的审批。

2.办公自动化系统也存在一定的不利影响。

一是容易让秘书养成拖沓的工作作风。秘书人员使用了办公自动化系统之后，利用计算机处理事务自然就成为一种工作常态，也逐渐成为一种习惯性依赖。目前各办公计算机均有上网功能，到互联网上去收集资料是必须的，但在上网收集的过程中可能会受其它与工作无关的网页所吸引，或者利用互联网做其它与工作不搭边的事，从而误了正事。久而久之，秘书人员若不严格要求自己，自然而然就养成了拖沓的工作作风。同时还存在一种现象，即是高度依赖计算机，如果离开计算机则无法正常工作。二是不利于秘书人员的身体健康。由于办公自动化系统需要秘书人员经常性地使用计算机进行工作，容易形成久坐电脑前的习惯。由于长时间抬头对着显示器，对秘书人员的眼睛和颈椎都是不利的，而长时间坐在办公椅上，缺乏走动，对身体也极为不利。所以办公自动化系统对秘书人员的身体健康也造成了威胁。

三是年长的领导对办公自动化系统的排斥。比较年长的领导，对计算机的操作不是特别熟悉，并且已经习惯了传统的办公模式，要接受完全采用办公自动化系统进行办公的模式还存在一定的排斥心理，这不利于办公自动化工作的推进。

四是容易泄密。办公自动化系统的信息发布、交流、处理和存档功能在很大程度上方便了办公工作，但这也给保密工作带来了难度。具有系统权限的人员可以看到系统内相关的信息，由于这类人员的数量较大，如果信息没设置好浏览权限时，很容易造成大范围的泄密，轻则引来不必要的麻烦，重则造成更为严重的后果。同时，办公自动化系统一般需要在互联网上运行，这样就给黑客有了可乘之机，从而威胁了系统的信息安全。

三、高效运用办公自动化系统，促进高校秘书工作的积极开展

1.提高认识，培训和普及技术，推动办公自动化的运用。要正确认识办公自动化系统对高校工作的作用，既要看到系统对工作的积极影响，也要看到其对工作