01两化融合文件控制程序文件
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1.围
本控制程序规定了xxxxxxxx集团(以下简称“公司”)两化融合管理体系文件工作中,各部门的职责以及主要工作流程。
2.规性引用文件
下列文件对于本控制程序的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件,仅注明日期的版本适用于本控制程序。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本控制程序。
3.术语和定义
下列术语和定义适用于本控制程序。
文件:指信息及其承载的媒体,如:过程记录、规、程序文件、图样、报告、标准。媒体可以是纸,计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体,图片或标准样品,或它们的组合等的展现方式。
4.职责
4.1.两化融合联合工作组
——统一指导和协调文件管理工作,对重要文件进行审查。
4.2.企管部
——负责文件控制的归口管理部门;
——负责建立并保持两化融合管理体系文件清单;
——负责管理体系文件的档案管理;
——负责建立公司规章制度体系并保持公司规章制度清单。
ff——负责外来标准的收集、发放,负责管理类体系文件的归口审核、抽查监督。
4.3.公司各部门
——负责本部门职能围文件的编制、送审、监督检查执行。
5.管理活动的容与方法
5.1.总体要求
5.1.1目的
文件控制是对两化融合管理体系文件制定、标识、修订、审批、发布、存储、查询、重用、归档、作废等整个生命周期的控制管理。通过建立文件控制程序,保证两化融合管理体系文件的可用性、有效性和安全性。
5.1.2相关要求
(1)文件在发布前均应经过批准,以确保文件的充分性和适宜性。(2)必要时对文件进行评审和更新,并重新批准。
(3)确保文件的名称、版本、编号、受控性质、和最新修改状态等得到有效的标识。
(4)确保在各工作场所,能从网查阅或获得纸质的适用文件的有关版本。
(5)确保文件保持完好、清晰,易于识别。
(6)确保两化融合管理体系的策划、运行所需的外来文件得到识别,并对其发放予以控制。
(7)作废文件均应撤出使用场所和现行有效文件数据库,如因其他目的而保留,应对其进行适当标识,防止误用。
5.2.业务描述
5.2.1文件的分类
5.2.1.1按文件容分类
(1)一层文件:管理手册(包括方针和目标);
(2)二层文件:程序文件;
(3)三层文件:作业文件(包括:外来文件、管理类文件);(4)记录。
5.2.1.2按文件形式分类
(1)书面形式文件;
(2)电子形式文件:电子文件管理包括电子文档的管理、电子形式传输文件的管理等。电子文件发布和管理的有效途径为公司“协同办公系统”。
5.2.2文档的编制
两化融合联合工作组牵头,建立完整的管理体系文件,对其及时更新和维护,支撑公司两化融合管理体系有效运转,并指导各项管理活动。
由企管部明确体系文件的层级结构,清晰说明各管理要求的逻辑关系,并与标准制度及其他管理体系保持一致。
企管部组织起草管理手册、管理目标等体系文件(见附录B),上报两化融合联合工作组批准。
程序文件、管理标准和工作标准的编制、审查和批准参考《技术标准管理办法》和《文件编号管理规定》等规定执行。
公司的两化融合管理规章制度的编制、审查和批准按《规章制度管理办法》相关规定执行。
5.2.3文档发布
各部门对本部门接收的和管理的文件“受控文件清单”,企管对适用的外来标准形成“外来文件清单”。
经批准的文件由主管部门进行发放,确定文件发放围、发放份数等容后发放,发放的受控文件需在文件上标识“受控”章。文件的发放应确保在文件的使用处可以获得适用文件的有关版本。
发放书面文件的形成“文件发放/回收记录”。
5.2.4文档更改
文件的更改形式包括换页、换版、补充规定等。较小的改动以换页的方式进行,同一文件需多换页或流程调整等容重大修订时,可予以换版或用补充规定的形式。
文件实施后如各部门发现文件容有需要完善的,反馈给文件编制部门。文件编制部门调研后确定更改容,填写“文件更改申请单”,说明更改原因、更改方式、更改容等,由规定审批人批准后进行更改。
文件的每次更改在更改页进行状态标识,使文件的更改和现行修订状态得到识别。
更改的文件经重新批准后发放,同时将作废文件从使用场所收回,或在适用时通知各部门自行废弃作废文件,确保在使用处的文件都是适用的最新有关版本,避免作废文件的误用。
企管每年或需要时组织对现行文件的适用性、科学性、合理性进行评审,对需要进行调整的按本文规定进行。
5.2.5文档的作废
新版文件实施后,旧版文件废止,回收的旧版文件如需销毁,形成“文件销毁审批单”,经部门负责人批准后可进行销毁。
对出于正当理由或有参考价值需保留的作废文件,加盖“作废保留”字样予以标识,防止文件的误用。
5.2.6外部文档控制
由企管收集适用于公司产品的外来标准文件,发放到信息中心等部门制定公司部标准。对已收集的外来文件要进行实时检索,掌握其变化情况。对过期或更新的,及时进行处置,确保在用外来文件的有效性。
公司各相关部门、各单位根据业务要求对外部供应商提供的供方文件进行识别。
5.2.7电子文件的管理
公司目前同时存在书面文件和电子文件的管理,书面文件按以上规定执行。
电子文件参照以上条款管理,其中电子文件通过OA“体系文件发布流程”发放;更改时采用重新发布的形式;存储状态下的电子文件不允许私自复制、打印、修改、删除、转发,必要时可给予设定使用权限,如设定密码、使用PDF格式、禁止下载等。其他具体管理通过系统实现。
5.3.检查与考核
对本控制程序规定的管理活动进行检查与考核,考核容如下表所示。
表考核容