外购入库管理系统具体流程操作及讲解

一、外购入库管理

根据系统中的外购入库单下推生成采购发票再生成凭证传递到总账

（存货核算系统—凭证管理----生成凭证---勾选外购入库----重新设置---确定）

根据系统中的采购发票下推生成付款单再生成凭证（应付系统）传递到总账；

仓库保管员：外购入库单的录入、查询、修改、一级审核、作废、及时库存查询、相关报表查询等

i.财务签帐人员：外购入库单查询、及时库存查询、相关报表查询等

1、外购入库单制作

采购到货，保管员在收到检验合格单后，在K3系统中进入【供应链】→【采购管理】→【外购入库】，双击明细功能【外购入库单－录入】，进入外购入库单录入界面

录入入库日期、供应商，可以按F7进行查找

注：单据头必填项：采购方式（默认赊销）、供应商、日期

单据体必填项：物料代码、实收数量、单价（不含税）、金额（不含税）、收料仓库（自动携带默认仓库信息，不一致时需改正）

单据脚必填项：保管、采购部门、验收、业务员

选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【入库】子功能→【外购入库单—查询】处双击进入外购入库单查询条件设置界面，设置关键查询条件

注意：条件设置标签中的各种过滤条件的组合。（1）“名称”过滤字段设置处各种过滤条件的选择；（2）单据状态的搭配选择：“时间”，“审核标志”，“红蓝字”等选项。

设置完查询条件后，“确定”，进入外购入库单序时簿。在该界面选中需要审核的入库单，注意：按shift可连续选择需要审核的单据；按ctrl可分散选择需要审核的单据，按【审核】快捷键，即可审核入库单

二、采购发票

1、采购发票单操作的对应人员

i.采购发票审核：财务应付岗位

2、采购发票相关操作人员权限

i.采购发票的录入、查询、修改、作废、和采购发票相关的报表查询等

ii.财务应付岗位签帐人员：采购发票查询、审核、和采购发票相关的报表查询等

3、采购发票的制作：发票到达时，由外购入库单生成采购发票。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【外购入库】子功能→【外购入库单—维护】处双击进入外购入库单筛选条件设置界面，如图2中“查询”操作所示。在外购入库单序时簿中选中需要生成发票的入库单（如果该入库单有多条记录，需用SHIFT连续选中所有记录，如果只需要选择同一张外购入库单中的某几条记录，需要将外购入库单进行拆分，即一张入库单只能对应一张发票），执行【下推】菜单→【生成购货发票】，在弹出的窗口中，点【生成】选择菜单中下推，下推生成购货发票。

生成后，系统自动弹出增值税发票录入界面，且该界面中，入库单相关采购信息自动携带，补充相应项目后保存即可

注意：赊购方式的购货发票保存后自动传入应付系统挂帐，现购方式的购货发票，通过设置选项也可以在应付系统查询到。

三、财务核算

1、审核采购发票及费用发票，并钩稽采购发票、（费用发票）、入库单

选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【采购发票】子功能→【采购发票—维护】双击

注：已钩稽的发票、（费用发票）与入库单三张单据均不可修改，如果需要修改其中某一种单据时，需反向操作：反钩稽→反审核→修改。

反钩稽的具体操作如下：

选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【结算】子功能→【采购发票—查询】处双击，在发票序时选中需进行反钩稽操作的发票，执行【编辑】菜单→【反钩稽】子功能

执行后提示反钩稽成功，

2、外购入库凭证的生成

选择【供应链】页面→【存货核算】选项→【凭证管理】子功能→【生成凭证】处双击

在凭证制作界面，在左窗口业务类型—“外购入库“前打上选中标记，单击“重新设置”，弹出“外购入库单”过滤界面，设置过滤条件筛选出要生成凭证的外购入库单

在筛选出的“外购入库”序时簿中，实际价凭证模板处的下拉框中，选择所需要的模板，在当前记录条前的方框中打上选中标记，在生成凭证类型的下拉框中，选“按单”（可一单一证的生成凭证，或选“汇总方式”，可若干张单据生成一张凭证）。设置完毕后，单击“生成凭证”按键，即可生成凭证。

四、报表查询

1、报表及数据分析

i.采购汇总表：综合反映一定时间物料的汇总购进情况，是采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购

入库情况和购进成本的对应情况及差异。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子功能→

【采购汇总表】处双击进入采购汇总表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购汇总表

ii.采购明细表：详细反映一定时间每个物料的购进情况，是对采购发票和外购入库情况的结合查询，它反映采购入库情况和购进成本的对应情况及差异选择。选择【供应链】页面→【采购管理】选项→【报表分析】子

功能→【采购明细表】处双击进入采购明细表查询条件设置界面，设置好查询条件后点击确定进入采购明细

表

库存台帐：是统计查询各仓库，各物料，各月份的收发存情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【库存台帐】明细功能，双击进入到库存台帐界面，填入过滤条件，点击确定即可进入库存台帐

i.物料收发汇总表：统计各仓库各存货的收发存情况；提供按会计期间、存货类别、存货地点查询显示；按所有存

货数量汇总、相同单位存货数量汇总、不汇总存货数量选项的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发汇总表】明细功能，双击进入到物料收发汇总表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发汇总表

ii.物料收发明细表：统计各仓库各物料的明细收发存情况的报表。选择【供应链】页面→【仓存管理】选项→【报表分析】子功能，双击【物料收发明细表】明细功能，双击进入到物料收发明细表过滤界面，填入过滤条件，点击确定即可进入物料收发明细表