如何做个优秀的秘书人员论文

安徽医学高等专科学校毕业论文课题名称：在知识经济下如何做个优秀的秘书人员

学生姓名：方圆

学号：1072310013

专业：医学文秘

班级：医学文秘（1）班

指导教师：王劲松

二〇一〇年六月23日

摘要

当今社会秘书这一队伍不断扩大，对于秘书的要求大多强调“专业技巧”，而在很大程度上忽略了秘书综合素质的系统性。知识经济背景下的企业事业单位对秘书从业人员提出了更高的素质要求。

关键字：秘书，素质，知识经济

目录

一、什么是秘书 (4)

二、秘书的职责 (4)

三、秘书的参谋工作和助手身份 (4)

四、秘书工作的困境及对策 (5)

1.面临的困境 (5)

2.解决的对策 (5)

五、秘书怎样处理好人际关系 (5)

1.与领导的相处 (5)

2.与同级同事的相处 (5)

3.与下属的相处 (5)

六、怎样把秘书工作做好 (5)

1.团队合作共享共担平凡人做非凡事………………………………

(6)

2.坦诚诚实正直言行坦荡 (6)

3.敬业爱岗专业执着精益求精 (6)

4.拥抱变化迎接变化勇于创新………………………………………6)

5.激情乐观向上永不放弃……………………………………………

(6)

七、致谢 (7)

八、参考文献 (8)

引言

秘书对于每个企事业单位来说是必须有的，他既不是领导又不同于其他工作人员，在这个角色上，秘书人员要怎样把工作做得更好？本文就秘书在工作中的参谋、助手身份及遇到的困境给予解析，就如何做好秘书给予自己的见解。

在知识经济下如何做个优秀的秘书人员

一、什么秘书

秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调沟通信息，办文、办会、办事为主要职能，是领导者，主事者的参谋和助手。

二、秘书的职责

秘书是公司树立于客户面前的形象窗口，是一个枢纽，起着承上启下的作用，是领导的左右手，一个优秀的秘书还能为领导分担一半以上的事物及管理工作。其职责主要有：

1、搜集相关公司的最新动态，为了解合作公司及对手公司的行情做最直接的

判断。

2、学习相关领域的知识，只有不断地学习新知识才能适应社会的快速发展。

3、起草公司各类总结报告，这是秘书工作中最常见的，总结要调理清晰，能

客观反映一段时间的工作类容及成效。

4、公司重要会议的记录及会议纪要的整理，在会议举行前秘书要提前到达会

议现场，要准备好签到本及记录工具。会后将文件整理归档。

5、公司印章及总经理签章的核制和使用管理，印章作为公司的核心要妥善保

管不得随便借他人使用，以免造成不必要的麻烦。

6、来宾的接待工作，接待来宾要诚恳热情、讲究礼仪和细致周到，这样才能

给来宾留下好印象也能减少差错的发生。

7、完成总经理和办公室主任交代的其他工作，要有日常工作记录本，把领导

交代的任务记录在本子上，可避免工作琐碎有遗漏事项，而影响工作。

三、秘书的参谋工作和助手身份

秘书作的复杂性和多元性特点使得秘书的参谋工作变得十分广泛，涉及到秘书职责范围内于领导事物相关的一切领域。同任何工作都必须有中心和重心一样，秘书参谋工作在其内容上也不能漫无中心个主导方向，参谋工作的内容要满足领导决策的需要，围绕领导开展参谋工作。

1、学会分析形势分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要环节，对局势了解不清就很难设计定谋，因此要用发展的眼光认识形势。

2、学会谋略比较根据需要与可能、目标与信息，拟定方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较发放，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更可靠的参谋意见与依据，有经验的参谋员遇事应该考虑多种可能性，准备好方案。参谋方案应多而且要好，当然要多的适当，好的可行，当然不可能完美无缺，选择时要认真权衡。

3、以领导的决策为主，不能越权。

四、秘书工作的困境及对策

（一）面临的困境

1、招聘年龄年轻化许多招聘单位在找秘书的条件中会表示35岁或多少岁以下，导致普遍认为秘书这行是“吃青春饭”，公司在人才培养方面更侧重培养年轻的人员。

2、非权力支配性在管理层中秘书不是管理者和总决策者，没有支配的权力。但是，秘书作为领导身边最亲近的人，其行为时常代表着领导的意思，凭借领导的权威有较强的影响力，其他工作人员也会配合秘书的工作。

3、非确定地位性秘书对上级领导来说是下级，与同级职能部门人员之间是平级，这使秘书的沟通工作有很大的不确定性。

4、心理障碍心理障碍主要来自于秘书对不同公司的沟通人员文化、管理理念、年龄、学历等各方面的差异造成的。

（二）解决对策

1、提高业务能力，不断学习新知识，以提高市场竞争力。

2、增强自信心，注重内在气质的培养，积极沟通。

3、尽可能的了解对方情况。

4、结合不同场景运用不同的沟通方式。

五、秘书怎样处理好人际关系

秘书要想做好工作首先要处理好工作中的人际关系，办公室秘书不是某个领导的专职秘书，而是服务于领导集体的综合秘书，如何处理好于各领导之间的关系，是办公室文秘首先面临的问题，同时与同级的相处和与下属的相处也是非常重要的。

（一）与领导的相处秘书的工作是参与不是干预，是服从但不能被动，作为秘书在为领导者决定事项提出的意见时，一定要为方案的准确性和科学性负责，选定哪个方案是领导的怎人，秘书不能干预领导的决策，同时要抓住领导的思路，这样才能更好的配合领导，推动公司的发展。

（二）与同级同事相处与同级同事的相处要真诚，真诚是人际交往的最基本要求，所有的人叫交往不光是秘书都要真诚的对待别人，其实，每个人在交往过程中都希望对方可以接受自己，承认自己的价值，那么相对的就应该承认别人的价值，这是人际交往的相互关系。

（三）与下属的相处有部分秘书认为自己是领导身边最亲近的人，就从某种意义上认为自己有特权，比别人职位要高，其实秘书在与下属的相处中药平等交往才能赢得别人的认可，从而见效工作的阻力，还要匡蓉带人，关心互助，让团队更有凝聚力。

六、怎样把秘书工作做好

做秘书工作同做其他专业工作一样，需要一些基本功底。这些基本功底，就像盖楼的地基，越厚实越牢固，对做好工作越有利。从我实习到工作的一些经历体会来看，在秘书这个岗位上起码要打好六个方面功底，就是办事能力功底、逻辑思维功底、观察能力功底、专业技术和业务功底及公文写作功底。缺任何一样，秘书的工作都不能游刃有余。以下是我在工作中总结的秘书工作要点。

（一）团队合作共享共担，平凡人做非凡事