Excel数据中成绩统计数据筛选的功能

Excel数据中成绩统计数据筛选的功能

用Excel对学校期中和期终成绩分数统计运用中，人们一般采用排序或者是运用条件格式的方法。排序是重排数据清单，将符合条件的数据靠在一起；条件格式是将满足条件的记录以特殊格式显示。这两种查询方法的缺点是不想查询的数据也将显示出来，从而影响查询的效果。

有没有一种更为方便的查询方法呢?有，那就是筛选。筛选与以上两种方法不同，它只显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来。就会用到数据的筛选操作，Excel中提供了两种数据的筛选操作，即“自动筛选”和“高级筛选”。

但大家往往弄不明白，什么情况下要使用“自动筛选”和“高级筛选”？究竟可以实现数据的哪些筛选操作？怎样才能熟练地掌握数据的筛选呢？本人通过平常运用中，掌握一部分，化解了此部分运用中的难点。

一、自动筛选

“自动筛选”一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。在数据区域中单击任一单元格，然后单击“数据”菜单，选择“筛选”→“自动筛选”命令，则每一列数据顶端的项目名称右侧会出现一个下拉列表按钮。根据需要从中选择需要显示的数据要求后，符合条件的数据就被显示出来了。

自动筛选

如果列表框中缺少需要的条件，可以选择“自定义”项，弹出“自定义自动筛选方式”对话框，然后在该对话框中进行条件设置。

自动筛选

如果想取消筛选，可再次选择“数据”→筛选”→“自动筛选”命令，即可取消。

二、高级筛选

“高级筛选”一般用于条件较复杂的筛选操作，其筛选的结果可显示在原数据表格中，不符合条件的记录被隐藏起来。也可以在新的位置显示筛选结果，不符合条件的记录同时保留在数据表中而不会被隐藏起来，这样就更加便于进行数据的对比了。

高级筛选用于根据多个条件来查询数据。我们先把筛选的条件输入到表格中的一个空白区域中。然后选择“数据”→筛选”→“高级筛选”命令，在弹出的“高级筛选”对话框进行相应设置。区域的输入可以单击输入框右侧的“拾取”按钮，然后在工作表中拖动鼠标进行选择进行即可。

高级筛选

“确定”后工作表中则只显示语文、数学、英语三科均不低于70分的数据。要想再显示全部数据，则选择“数据”→筛选”→“全部显示”即可恢复。

高级筛选

总结

通过上面的实例，我们了解了两种筛选操作的异同了。总结如下：“自动筛选”一般用于条件简单的筛选操作，符合条件的记录显示在原来的数据表格中，操作起来比较简单，初学者对“自动筛选”也比较熟悉。若要筛选的多个条件间是“或”的关系，或需要将筛选的结果在新的位置显示出来，就只有用“高级筛选”来实现了。一般情况下，“自动筛选”能完成的操作用“高级筛选”完全可以实现，但有的操作则不宜用“高级筛选”，这样反而会使问题更加复杂化了，如筛选最大或最小的前几项记录。

总之，在实际操作中解决数据筛选问题时，只要我们把握了问题的关键，选用简便、正确的操作方法，问题都能迎刃而解。